新员工表格:小企业终极指南
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Charlette在会计和财务方面拥有超过10年的经验，并在自由项目上与人力资源领导者合作了2年。她会用这些丰富的经验来回答你关于工资的问题。
本文是一个更大的关于招聘。
新员工表格是记录新员工信息的电子或纸质文件，如地址、预扣税和工作资格。新的雇佣表格——像w -4, i -9和工作申请——确保你的业务符合劳动法，使你更容易管理日程安排，沟通和工资处理。
下面，我们来仔细看看最常见的合规，雇佣政策，公司特定的，以及你的小企业需要新员工的员工经验表格。
合规
合规表格是您在审计时可能需要发送或出示给政府机构的文件。它们主要分为三类:国税局要求的，美国公民及移民服务局(USCIS)要求的，以及支持的劳动法。例子包括:
- 美国国税局的州和联邦预扣税表格(如W-4和W-9)
- 就业资格表格(I-9)
- 特定于状态的披露和状态新员工报告
合规表格可以在IRS.gov等政府网站上找到。此外，许多州提供雇主网站，其中包含在该州雇用工人所需的所有合规表格。然而，如果你在多个州有不同要求的工人，情况就会变得复杂起来。例如，一些州有自己的法律预扣税表与W-4不同
在大多数情况下，您的工资单提供者可以为您提供在这些州所需的表单。如果你使用人力资源软件或与专业雇主组织(PEO)，这很可能通过软件自动完成。如果你没有工资单供应商，你可以找到以下的新员工表格，并使用下面的链接自己编辑它们。
就业政策
就业政策表格是在招聘期间收集的额外的新员工文件新员工培训流程。它们在发生雇佣纠纷时保护你的企业，并明确你的政策和期望。
的已签署的录取通知书是一份由员工签名的文件，表明他们同意工作角色、头衔、开始日期、工资和福利。在你向员工提供任何新工作文件之前，你应该先收到签署好的录用信。
签名雇佣合同(或协议)确认管理层、执行人员和承包商的工作协议，包括对不履约的处罚。这与签署的录取通知书类似，但更详细。
一个NCA在员工终止雇佣期间或之后，通过防止员工与公司竞争来保护您的业务。这份文件将确保你的员工不会利用他们所获得的知识为另一家与你的业务直接竞争的公司工作。
福利登记文件允许员工签署医疗或保险福利。此外，它还收集有关雇员及其家属的信息，用于登记的直接目的。
通过不歧视政策那是由所有员工签名的，公司可以清楚地阐明其反歧视政策。它提供了反对工作场所内任何形式歧视的文件。
一个性骚扰政策教育员工公司关于性骚扰的政策。该政策可以是独立的，并由每个员工签署，也可以是公司手册的一部分。
公司具体
根据公司的规模、行业或公司的具体需求，你可能需要在招聘文件中添加一些新员工表格。你可以在之前或期间收集这些取向或者包括在你的新员工清单。
让新员工走上成功之路，对他们来说很重要留住员工。它也是必不可少的雇主品牌的角度来看。
员工的经验
这些是可选的员工表格，可以改善员工对工作表现和工作文化的体验。这些新招聘表格并不是法律规定的，而是用来给新员工留下一个好印象，提高你的整体招聘品牌。
一个定位检查表让员工了解他们工作的第一天。给员工提供一份副本可以帮助他们了解公司的期望。
这是关于员工的“很高兴知道”的数据;可能包括他们的生日、最喜欢的食物和梦想的工作。您可以使用简单的MS Word或MS Excel电子表格收集这些信息。
新员工表格的成本
使用我们上面的表格，政府提供的PDF表格，或者在网上找到的样本，你可以免费收集和准备你的大多数新员工表格。然后，您可以修改和打印它们，以支付纸张和墨水的成本。然而，一些企业更喜欢人力资源外包给第三方，以确保他们所有的新雇佣表格是有序的，定制的，合法的。
需要考虑的成本包括:
- 人力资源管理软件通常，标准表单是内置的人力资源管理软件。每个员工每月支付1到15美元，你就可以获得表格和带有电子签名和在线存储的自动化工作流程。
- 人力资源管理专业:雇佣一个人力资源专业招聘表格和文件的启动包每小时可能要花费50美元到5000美元不等;这通常包括员工手册。
- 法律:你可以雇佣一个小企业律师来检查你下载的表格。这种服务通常按项目或按小时收费。例如，LegalZoom对审查商业表格和政策的每份文件收费39 - 99美元。然而，如果你有一个律师起草并提供表格，你可以花更多的钱。
- 自己动手:这是最简单、成本最低的选择，但可能会耗费大量时间。根据您的人力资源经验水平，您或您的行政助理可以下载我们提供的表格并对其进行定制，除了花费时间外，费用很少或不需要。
- 文档管理:管理这些文件最便宜的方法是将它们放入员工的个人档案中，并保存在一个安全的文件夹中。然而，一个更好的(更容易搜索的)选择是在线存储它们，比如在你的安全网络上，或者在Google Workspace帐户中。当然，如果你使用人力资源或工资软件，如ripple，文件将存储在网上。
这些表格本身的成本几乎为零。如果您创建自己的文档并雇人跟踪和管理它们，那么确保它们符合法律要求可能会花费更多。
新聘表格及指引
如果您正在从头创建表单或自定义您在网上找到的表单，请考虑确保您的表单遵循以下指导方针。这提供了专业性，确保您拥有最新版本的表格，并使它们更容易找到。
- 命名每个表单。这通常是由政府机构提供的，比如I-9或W-4表格。但是，如果创建自己的表单，例如捕获员工的紧急联系信息，最好在顶部添加表单名称，并可能提供显示表单名称和修订日期的页脚，以备需要修改时使用。
- 正确填写表格。根据相关政府机构提供的指示，在新员工合规表上最常见的错误是填写不正确。此外，在其他表格上的一个常见错误是包括不符合法律规定的信息，例如在工作申请表上列出一个人的性别或以前的工资。这些可能会在诉讼中被发现，并成为歧视或薪酬平等问题的证据。
- 帮助员工理解为什么要使用表单。每份表格都应附有简短的说明。例如，如果你要求员工提供银行账户和路由信息，最好解释一下你这样做的原因，这样你就可以为他们设置直接存款。
- 正确存储表单。有些文档可以存储在员工的文件中个人文件夹经理可以访问的地方。其他表格，如I-9就业资格表格，应该分开保存，以防止机密的员工信息被看到。
- 保留已填妥的表格。文档保留因政府机构而异，通常也因州而异。例如，401(k)注册文件需要在员工离职后保存6年，但新员工的录用通知书或其他薪资数据只需要保存3年。
- 定期更新你的新员工表格。在州和联邦层面，有时甚至在地方层面，税收和其他劳动法都会定期变化。例如，加州要求广泛支付病假在美国，许多州规定向求职者询问有关职业的问题是违法的之前支付或者刑事定罪。因此，最好每年都检查一下你的表格和员工手册，确保它们符合规定。
底线
新员工表格是必要的一部分招聘的过程。有一些表格是法律要求的(遵从性表格)，确保您的业务在收集联邦、州和地方政府要求的数据方面符合要求。其他必要的表单包括用于收集工资单、医疗福利登记、背景调查和保险福利登记所需信息的表单。
采取预防措施，确保您已完成所有要求的合规表格，并正确地向正确的机构报告。此外，为每个员工保留已签名的策略和数据信息是明智的。这可以确保你有正确的信息来处理福利、工资和其他对你的小企业很重要的项目。
