商务电话系统:小型企业指南
本文是一个更大的关于网络电话。
最好的商务电话系统通过以合理的价格提供强大的基于云的功能来超越传统电话。它包括各种呼叫功能、第三方集成、灵活配置以及视频会议和团队聊天等协作工具。此外,它可以让你从任何移动设备访问你的电话线。在本指南中,我们将详细介绍您需要了解的有关小型企业电话系统的所有内容。
顶级商务电话系统一览
统一通信平台 |
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每月起价(每用户) |
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电话管理 |
30美元 |
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14天 |
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协作 |
30.95美元 |
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7天 |
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国际电话 |
28美元 |
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✕ |
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家庭办公室 |
9.99美元* |
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✕ |
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自动化 |
23美元 |
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14天 |
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固定费率定价 |
$31(非每个用户) |
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7天 |
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点菜服务 |
19.99美元 |
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14天 |
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视频会议 |
32美元 |
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14天 |
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,尤其 |
10美元* |
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14天
(通过谷歌工作空间) |
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商务电话系统的类型
商业电话系统有不同的类型:座机,互联网协议语音(VoIP)和虚拟电话系统。每一个都根据电话基础设施的位置、连接的建立方式、定价结构和功能集而有所不同。下面我们将解释它们是如何工作的,以及它们之间的区别:
固定电话
固定电话是使用电话公司铜线的传统电话系统。对于没有高速互联网接入的企业来说,它们是一个很好的选择。虽然它们非常可靠,但它们需要昂贵的专用分支交换(PBX)设备,需要由内部IT人员定期维护。然而,固定电话系统已经过时了,因为许多电话公司不再支持这种模式。
网络电话
VoIP电话系统是座机最受欢迎的替代方案,因为它们依赖于互联网连接而不是模拟线路。它们包括高级呼叫功能,并可轻松与商业软件集成。有两种类型建立一个VoIP系统:云托管和本地部署。
- 云端的VoIP:这种类型的VoIP系统是固定电话的流行替代品,因为它可扩展,易于安装,并且前期成本更低。服务提供商负责设备升级和维护,因此您只需要付费并激活服务即可开始拨打电话。
- 本地网络电话:与固定电话类似,本地VoIP系统在业务场所内安装了PBX设备。这使您可以完全控制系统,根据您的规格对其进行配置。缺点是你必须支付硬件成本和维护费用。对于不想将手机数据委托给基于云的电话提供商的企业来说,这个选项是理想的。
虚拟电话系统
这种类型的商业电话系统作为一个呼叫转移该服务允许您直接从您的主要业务号码呼叫到您团队的移动电话。虽然它的通话功能较少,但虚拟电话系统使小型企业能够在不支付全面VoIP服务费用的情况下展示专业形象。
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商务电话系统的主要特点
小型商务电话系统提供了丰富的有价值的功能,以满足您公司的特定需求。在开始搜索办公电话系统之前,了解可用功能的类型并确定应该利用哪些功能是很重要的。
电话管理
企业电话系统提供的不仅仅是一种拨打和接听电话的方式。它们允许您定制您的电话服务并增强客户的通话体验。这里有一些流行的商务电话功能有效管理电话流程:
- Auto-attendant:一种自动菜单系统,可以回答一般的商业信息,并使用语音提示将呼叫者引导到正确的代理或部门。
- 呼叫转移:将来电者重定向到其他号码、设备或语音信箱。
- 来电显示:管理公司的呼入和呼出来电显示,以便在呼叫潜在客户或客户时显示您想要显示的特定信息。
- 电话录音:捕捉电话对话,然后将其存储在云端或你的电脑中。
- 环组:将入局呼叫路由到多个员工,这样就不会有无人接听的呼叫。
- 可视语音邮件:在类似电子邮件的界面中访问语音邮件,具有转录和重播语音邮件信息的选项。
- 通话记录:记录通话的所有关键信息,包括来电显示、日期、时间、时长等。
- 分析和报告:实时跟踪呼叫数据,深入了解所提供服务的质量、客户需求和团队绩效的趋势。
- 排队:将呼叫者放置在队列中,并通知他们到达活动代理之前的预计等待时间。
- 等待中的音乐:上传自定义音乐或选择预先录制的曲目,以便在呼叫保持后播放给来电者。
当你注册服务计划时,商务电话号码是VoIP提供商提供的一个关键通话功能。我们的指南选择商务电话号码为您的公司选择专用线路时提供不同的选项。
统一通信
许多商务电话解决方案都是统一通信(UC)系统。除了商务电话,这些提供商还将电话、视频、聊天、短信和在线传真捆绑在一个平台上。然而,UC套餐通常包括额外费用或在更高级别解锁。以下是需要注意的UC基本功能:
- 电话会议:一个电话会议是一个只有音频的会议室,您可以使用一条电话线邀请多个团队成员。
- 视频会议:与团队成员举行在线会议,通过网络摄像头在类似会议的环境中面对面会面。
- 即时通讯:通过互联网与个人或团队成员聊天,并在聊天室或工作空间中使用和组织对话。
- 业务发短信:使用专用的业务号码与您的客户和合作伙伴发送和接收短信。
- 协作工具:一个虚拟的工作空间,用户可以在这里发送文件、监控团队项目和加入视频通话。
Nextiva是一种流行的统一通信解决方案,在单一平台中提供语音、视频、消息和工作流自动化。它的旗舰特性,线程对话,在一个视图中结合了所有的交互,而不管所使用的通道是什么。所有通信工具都在同一个应用程序中,因此您可以立即与个人或团体通话,视频或聊天。
集成
应用程序集成使用户能够访问和同步信息与第三方软件,如帮助台和客户关系管理(CRM)系统。它有助于减少工作流中的手动流程,并支持更精简的操作。
将公司的电话系统与当前的应用程序集成,有助于妥善管理客户数据和通信。当客户打电话时,很容易快速调出他们的帐户,回答他们的问题,并解决他们的疑问,而无需将他们搁置。
RingCentral因其全面的云服务和行业特定集成而被公认为领先的商业通信提供商。与300多个热门商业平台紧密集成,实现客户关系管理(CRM)、自动化、生产力和客户支持。这使您可以将通信工作流程整合到您每天使用的工具中,从而结束应用程序切换。
桌面和移动应用程序
现代电话系统具有软电话功能,可以安装在台式机或智能手机上。软电话可以让你通过笔记本电脑或移动设备访问你的电话系统,而不是被束缚在桌面电话上。此外,它还扩展了您可以访问的服务范围,包括团队消息和视频会议。
Dialpad是一个利用人工智能(AI)驱动自动化和个性化体验的商业通信平台。桌面和移动应用程序用户可以访问其人工智能客户智能平台,该平台可以记录通话、分析客户数据并跟踪视频会议中的行动项目。
寻求更好的电话系统定制功能的公司应该考虑一下communications-platform-as-a-service(CPaaS)。与即用型电话系统不同,CPaaS允许您将实时通信功能集成到业务应用程序中。这使您可以更好地控制所需的功能,为您的团队和客户创建量身定制的通信平台。
商务电话系统的好处
商务电话系统不仅仅是处理语音呼叫。它们有助于降低成本、简化工作流程并提高客户满意度。为了更多地了解这种不断发展的云技术,我们列出了您需要投资商务电话系统的原因:
现代商务电话系统基于云的特性使其成为任何规模的企业的经济有效的解决方案。与传统的固定电话不同,一切都由服务提供商处理,因此不需要在安装和维护上花费。的最便宜的VoIP服务提供免费计划和可负担的付费套餐,价格从每用户10美元到75美元不等。年度订阅和批量购买均可享受折扣。
一些供应商采用单点定价模式,允许用户混合和匹配计划,以确保他们只为自己需要的功能付费。云电话系统以其可伸缩性而闻名,这意味着您可以根据需要添加和删除用户。这使您能够更好地控制在业务资源上花费的成本。
电话系统已经完全自动化,可以提供个性化和高效的客户服务。例如,auto-attendant系统提供自助服务选项,减少漫长的等待时间。其他提供商提供基于技能的路由,将呼叫者分配给最有能力处理其问题的代理。
具有统一通信功能的商务电话解决方案允许您根据客户首选的通信渠道与客户取得联系。如果您需要帮助来分析呼叫体验,呼叫分析可以从日常呼叫活动中生成见解。CRM集成通过提供对客户数据的快速访问来加快响应时间。
VoIP提供商通过提供免费或免费电话服务,帮助您的企业树立专业形象虚荣的电话号码。这会给人留下这样的印象:你在进行合法的操作,同时把你的私人电话和工作电话分开。
个人创业者和初创公司可以利用手机功能,比如等待音乐,呼叫路由,并扩展到在电话中表现专业并提供无缝的客户服务。大多数提供商提供附加功能,如现场回答以及专业录制的问候语,为您的业务增加可信度。
云电话系统的灵活性允许用户进行无缝通信和协作,无论是远程工作还是在家工作。你所需要的只是一个连接互联网的设备,可以在任何地方访问你的电话系统的功能。将入站呼叫在营业时间以外发送到特定设备,并为分布式团队设置环组,以确保呼叫被正确路由和接收。
小型企业的电话系统旨在简化内部和外部通信的流程。它把所有的通讯工具都集中在一个地方,所以你不再需要在一天中切换多个应用程序和设备。通过智能手机上的云电话系统,您可以管理电话、主持视频会议、发送传真、转发语音邮件,并从任何地方向您的团队发送公告。
呼叫管理功能(如呼叫路由、来电显示和自动菜单)可以从一个管理门户进行管理。将您的商务电话与现有的技术工具集成,通过整合和优化工作流程来提高工作效率。所有这些功能都有助于减少手工和重复的任务,使员工能够专注于更重要的项目。
选择商务电话系统的注意事项
小型企业的VoIP服务成本、包含的特性、兼容性和可伸缩性各不相同。在寻找服务提供商时,请检查满足您独特业务需求的功能,并考虑可能遇到的限制。以下是一些可以让购买过程更容易的问题:
1.电话系统类型
您需要的电话系统类型将取决于您是否希望您的VoIP系统托管在您的企业或第三方服务提供商。请注意,内部部署实现将需要巨大的间接成本和专门的IT人员。这是理想的公司,想要定制他们的安全。对于那些想要利用云技术的成本优势的人来说,基于云的电话系统是一个更好的选择。
2.付款模式
托管电话系统采用分层定价模式,根据用户数量收费。其他公司则对特定数量的分机和电话线每月收取固定费用。另一个选择是即付即用的VoIP计划在美国,你只需要为你使用的分钟数付费。通过评估您的业务需求、呼叫量和预算,找到最佳的支付模式。
3.调用功能
评估您的呼叫需求,以确定哪个提供商具有最适合您业务的整体功能。例如,处理高呼叫量的公司应该选择具有健壮的呼叫管理功能的提供商,以有效地管理入站和出站呼叫流。如果您正在为您的远程团队寻找一体化解决方案,请寻找具有UC功能的VoIP服务,如视频会议和协作工具。
运营呼叫中心的公司应该考虑投资一个呼叫中心contact-center-as-a-service(CCaaS)。这种类型的商务电话系统集成了语音和数字渠道,如实时聊天、消息传递和社交媒体。它还具有更强大的呼叫管理和分析功能集。在我们的指南中发现顶级供应商最好的呼叫中心电话系统。
4.安全
每个企业在安全方面都有不同的需求,但都应该采取必要的措施来避免数据泄露和不合规。如果调用涉及敏感数据,则需要企业级安全特性,如多因素身份验证、基于角色的权限和数据保护。
企业与不同的遵从性需求应该寻找有全球认证的供应商。顶级认证包括健康保险流通与责任法案(HIPAA)和服务组织控制(SOC)。
5.可靠性
VoIP提供商维护一个服务水平协议(SLA),以保证客户的服务在预定义的百分比内保持可靠。一个可靠的基础是99%的正常运行时间,但大多数供应商通过提供高达100%的保证来超越这一点。向您的提供商询问他们的正常运行时间SLA,以确保您从他们那里获得最优质的服务。
常见问题(FAQs)
投资一个好的商务电话系统的最佳时机是什么时候?
投资办公室电话系统的时机再好不过了。你越早这样做,你就能越早获得VoIP的好处。那些搬到新地方或管理远程团队的人是升级到云电话系统的最佳人选。此外,如果您认为您笨拙的电话系统已经无法满足您的需求,那么现在可能是考虑迁移到云通信的好时机。
小型企业和大型企业的电话系统有什么区别?
在服务计划方面,供应商为具有简单通信需求的小型企业提供入门级计划。这包括基本的呼叫功能,如呼叫转移、自动座席和语音邮件。大型企业倾向于购买更昂贵的软件包,以支持更大的团队、多站点办公室、更高的呼叫量和更大的云存储需求。
哪种类型的企业从电话系统中获益最多?
拥有分布式团队或多个分支机构的企业更有可能体验到基于云的商务电话系统的最大优势。VoIP解决方案以其出色的移动性而闻名,允许远程员工访问他们的业务线,而无需投资昂贵的硬件设备。
底线
商务电话系统是企业最重要的采购之一。您选择的解决方案类型直接影响您的预算、客户服务、团队生产力和底线。一条建议是利用免费试用和演示来更好地评估商务电话提供商。这将允许您探索其功能并检查整体用户体验。