三个小型企业传真封面模板(+免费下载)
Corey McCraw是一名覆盖VoIP和统一通信的特约撰稿人。科里在市场营销、科技写作和企业传播方面有十多年的经验，甚至为前第一夫人米歇尔·奥巴雷竞技app马的“让我们行动起来”倡议写过内容。
玛丽安是Fit Small Business的特约撰稿人，主要报道商务电话服务、VoIP和视频会议工具。
本文是一个更大的关于网络电话。
传真封面保护所附文件的内容或指定有关预期收件人的更多详细信息。它们有各种主题和文件类型，但最流行的模板包括加速通信的标准模板，符合健康保险可携带性和责任法案(HIPAA)的模板，用于保护患者的隐私，以及用于其他高度机密文件的敏感信息模板。
免费下载传真封面模板
对于使用共享传真机的企业，或者当收件人不希望收到传真文件时，传真封面页特别有用。下载下面的模板或根据您的需要定制它们。我们还编制了一份提供个性化封面设计的平台列表，以帮助您入门。
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1.标准传真封面模板
标准的传真封面模板是完美的，当你需要快速发送传真，没有任何绒毛。它使主题和信息成为封面的亮点，帮助你优先考虑传真的内容，并确保它到达正确的目的地。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 快速和容易编辑 | 在发送机密信息时可能不足够，特别是受HIPAA保护的信息 |
| 容易在接收端识别预期的收件人 | |
| 包括传真主题和简短的信息澄清 | |
下载标准传真封面样本。用电子方式或手工填写表格。打印封面页并将其作为手动传真文件的第一页，或者将其保存为电子文件的第一页，然后虚拟传真文件。
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2.符合hipaa的传真封面模板
为了保护患者的电子保护健康信息(ePHI)，传真还需要遵守《健康保险流通与责任法案》(HIPAA)。我们的符合HIPAA的传真封面示例旨在防止信息意外泄露给未授权的个人，这将违反HIPAA。
如果传真被错误地发送给未经授权的第三方，封面页可以帮助保护信息，防止意外泄露传真文件。由于包含在符合hipaa的传真封面上的信息，未经授权的收件人将让发件人知道他们错误地接收了文档，而无需阅读传真文档中的其余内容。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 通过在传真中说明有ePHI来保护你的公司免于承担责任 | 关键信息必须提供，包括收信人的名字，发送者的名字，组织，病人的名字和参考号码，这使得更多的时间封面页准备 |
| 符合hipaa的传真封面上有收件人在意外收到的情况下的指示 | 尽管有明确的迹象表明这些材料是机密的，但如果传真发给了错误的收件人，就没有铁定的保护措施 |
| 本页上的几点信息提供了路由和保护患者信息的快速详细信息 | |
符合hipaa的传真封面必须包含免责声明，说明传真内容具有ePHI。他们还必须向收件人解释，如果传真被错误地收到，他们应该采取什么措施来确保病人的信息保密。我们在符合hipaa的示例传真封面模板的基础上包含了免责声明的示例。
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3.敏感资料传真封面模板
在某些方面，敏感信息传真封面模板类似于符合hipaa的变体。两份传真封面:
- 清楚地标明传真内的信息是机密的
- 包括一份免责声明，说明如果传真发送给了意外的收件人，该如何处理
这两个传真封面示例之间的主要区别在于，敏感信息封面很可能不会用作包含ePHI的文档的可打印传真封面，而是包含您希望保密的业务信息。这些包括未公开的合作关系，未公布的新产品线，关于员工或求职者的机密信息，或其他你不想落入坏人之手的信息。
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 提供明确的信息，说明传真的内容是机密的 | 传真并不是100%安全的，所以尽管有警告，任何人都可以从传真托盘里拿走文件 |
| 敏感标签还表明，其中的信息可能有时间限制，这可能会增加接收端的紧迫性 | 没有这种类型的加密保护;因此，信息可以被截获 |
| 包含的免责声明是防止意外接收的一层保护 | |
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如何自定义和使用传真封面模板
传真封面适合不同的商业需要和场合。你可以通过为主题行和信息添加一个空间来保持简单，或者通过下载一个免费的模板来定制它，添加你的公司名称和标志。您可以下载并调整这些可打印的传真封面模板，以便在最合适的时候使用。
下载后，你可以选择在Word、Google Docs和其他文字处理软件中定制MS Word模板。从模板中插入详细信息，例如您的公司徽标和业务联系信息。添加徽标可以帮助收件人快速识别您的业务。
以下是关于如何进行定制的详细说明:
下载我们的模板并在Google Docs中打开它。由于您使用的是可定制的模板，因此您可以使用右键单击“替换图像”命令替换我们的Fit Small Business徽标。从这里，选择任何你需要的PNG、JPG或GIF格式的logo文件。通过单击选项卡顶部的文件名来更改模板的名称，以保存它以供将来使用。
下载我们的模板，然后从Word中选择图像中您希望显示徽标或信息的区域。选择屏幕顶部的“Insert”选项卡。在子菜单中，寻找“图片”，并选择所需的PNG、JPG或GIF格式的徽标文件。完成后，请确保从下拉菜单中单击“另存为”，并将文档保存到设备中以备将来使用。
你需要传真封面的原因
您的企业不需要使用传真封面，但这额外的一页保护敏感信息并确保保密性。例如，如果您通过传真发送受保护的健康信息，您不希望发送文档的人员在试图找出文档的发送位置时意外地读取私人详细信息。
你的封面上有一个“收件人”字段，可以帮助你把传真送到正确的人那里，即使多个员工或部门共用一台传真机。“发件人”字段帮助收件人识别发件人，避免混淆。如果他们需要回复，他们需要的联系方式就在你的传真封面上。
四页封面模板设计服务
如果这些可打印的、免费的传真封面范例不能满足你的业务需求，试试模板设计服务或软件。你可以找到很多负担得起的解决方案，可以很容易地创建一个独特的传真封面样本，满足你的所有要求。以下是我们的一些推荐:
小型企业寻找设计服务的传真封面应该考虑VistaPrint。VistaPrint是一个在线设计和打印服务，以其实惠的价格和快速周转而闻名。虽然它主要以印刷名片而闻名，但它也提供传真封面的设计服务。它提供了广泛的模板选择，并使用各种独特的材料选择。
如果你有特定的设计和格式要求，需要专业人士的专业知识，设计师将是你的最佳选择。五个专业人士的价格各不相同，你可以找到一个低至5美元，高至200美元的。通常情况下，一分钱一分货，所以一定要看看每个设计师的作品集和作品，找到最适合你的。
RingCentral是一个提供在线传真功能的商务电话系统。当你订阅它的二级计划时，就可以享受无限的互联网传真，每个用户每月28.49美元。大多数在线传真服务，如RingCentral，允许用户为他们的传真选择封面页。用户可以选择不同的主题，如古代、生日、经典、机密和紧急。
和RingCentral一样，Nextiva也是一家商业通信提供商，它提供虚拟传真服务，允许用户通过电脑或移动设备发送和接收在线传真。它提供了不同的可定制选项来优化和个性化用户的传真体验，并允许您管理封面细节。其入门级计划提供无限制的互联网传真服务，每位用户每月收费30.95美元。
选择虚拟传真提供商
其他通信渠道，如电子邮件和短信(SMS)，近年来越来越受欢迎，但传真仍然是商业通信的重要组成部分，特别是在医疗保健和法律服务等行业。然而，传真机的购买和维护都很昂贵。
考虑使用虚拟传真提供商，而不是投资于物理传真机。RingCentral的网络协议语音(VoIP)功能允许您从桌面、移动设备或web浏览器发送传真。以下是你还可以用RingCentral的虚拟传真服务做的事情:
- 添加封面
- 安排传真留言
- 检查你的传真收件箱
- 直接传真到电子邮件地址
- 接收传真提醒
- 用移动设备扫描文档
常见问题(FAQs)
传真封面可以手写吗?
是的，这些免费的传真封面模板是可以打印的。下载后，您可以打印出上面的模板，并根据您的喜好手动编写详细信息。
哪些商务电话系统提供传真服务?
的最佳商务电话系统包括传真在内VoIP电话功能。除了RingCentral和Nextiva, Grasshopper、Ooma和8×8等供应商都有在线传真功能。
传真封面算一页吗?
是的。发送传真时，一定要数清楚所有页数，包括封面，并在页数处注明页数。这确保了接收者在传输过程中不会丢失任何页面。
底线
虽然传真不是最流行的现代通信形式，但它在物理文档世界中仍然占有重要地位。传真封面不是必需的，但它们可以提高你的传真到达正确的人的机会，也可以防止潜在的违反HIPAA。
使用我们的免费可定制的传真封面示例，为您的传真通信增加一层额外的保护和专业性。只需几分钟即可下载并自定义您的业务模板。
