如何在5步中创建项目时间轴(+自由范围模板)

作为项目管理策略的一部分，项目时间表是帮助公司沟通里程碑、所需资源和依赖关系的可视化表示。这个时间表应该作为更大的项目范围计划过程的一部分创建，该过程还包括开发工作声明、团队分解结构和可交付成果的正式列表。

一旦你的时间线被定义，你希望能够用一个易于设置和高度可视化的工具来管理你的项目，让团队和涉众都能一目了然地看到状态。周一提供了直观的项目模板，以及各种商业项目的定制选项。报名参加一个今天免费试用30天．

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免费的项目范围文件模板

根据复杂性、资源和时间框架，项目时间表可能会有很大的变化。然而，大多数项目范围文档可以按照这里列出的主要步骤创建，从第一步开始:创建项目范围声明。这份文件将构成项目时间表的主干。我们已经创建了一个免费的、可下载的项目范围模板，以帮助您为您的时间表建立一个基础，然后您可以根据您的业务需求进行定制。

以下是创建项目时间表的五个步骤:

1.创建项目范围说明书

创建一个有效的项目时间表首先要用一个强有力的项目范围声明来定义边界。该文档将有助于向涉众推销项目，防止范围蔓延，并确保团队一起工作。陈述的元素可能因项目或业务而异，但通常包括目标、描述、论证、可交付成果、验收标准、约束和假设。

要创建此项目声明，您需要执行以下操作:

参与项目团队

团队应该开会讨论整个项目，确定并同意其主要可交付成果。然后，团队应该在层次结构中使用白板或便利贴对子交付物、活动和任务进行头脑风暴。最后，每个团队成员都应该考虑他们自己在项目中的工作，如果有的话，可能会遗漏什么。

定义业务和项目目标

业务和项目目标是与目标相关的简短的、高层次的陈述。业务目标应该与更大的公司目标联系在一起，作为整体业务战略的一部分。例如，业务目标可能是:在2019年减少5%的客户流失率，并增加15%的新业务。

项目目标是项目想要达到的目标。它应该通过帮助公司实现这些目标而与业务目标联系起来。例如，您已经确定需要一个CRM来有效地销售和服务客户，帮助减少客户流失，并增加新业务。你的项目目标可能是:“在2019年第三季度之前，对所有员工进行培训，实现客户关系管理。”

在考虑目标时，使用SMART方法是个好主意。这代表了具体的、可测量的、可实现的、相关的和基于时间的。要获得指导和灵感，请查看我们的文章20个最聪明的目标例子。

写一个简短的描述

描述提供了已交付项目的轮廓，并定义了边界。换句话说，什么是“范围内”，什么是“范围外”。这确保了所有内部项目团队成员理解边界，并且所有外部(例如，涉众)知道他们的请求是否超出了范围(因此需要被批准)。使用CRM的实施例子:

在范围:

• 实施CRM来管理服务和销售联系人
• 创建基本的产品和服务管道
• 培训团队成员

超出范围的:

• 这将不包括电子邮件活动内容和设置
• 它不包括内部通信自动化(例如，引线路由)

定义验收标准

这些是在项目被接受之前必须满足的要求和条件。它是一个特定标准的列表，向客户(业务所有者、涉众等)证明工作已经完成。对于内部CRM实现，这些条件可能是这样的:

• 沙箱和“实时”CRM环境中的质量保证测试已经完成，并由项目经理签署通过。
• 所有员工都通过了供应商CRM认证。

确定约束条件

约束是可能影响项目的限制或风险。主要的限制因素是时间、范围和成本。这些都是相互关联的，所以一个领域的紧张会影响到其他领域，并导致更糟糕的结果。如果您只在CRM项目中使用内部资源，那么您的约束条件可能是您的团队资源:“销售团队非常忙于销售，因此必须将CRM的测试安排到他们的时间表中。”

2.创建一个工作分解结构

工作分解结构(WBS)是所有需要完成的事情的分层图，它将一个大项目分解成更小的、可管理的部分。它通常在组织结构图结构中表示。它显示了完成项目所需的工作、技能和资源的客观视图。创建WBS可以最大限度地减少您忘记项目中的某个步骤或添加超出范围的内容的可能性。

创建WBS的目标是确保达到项目目标所需的所有工作都得到了准确的计划。要做到这一点，您可以从用于创建项目范围声明的头脑风暴会议中获取可交付成果和子可交付成果的列表，并将工作分解为主要可交付成果，然后将主要组件和子可交付成果作为下一级工作，并分配工作百分比。

WBS的一个例子如下:

为了确保您正确地考虑了子交付物，您将需要做以下工作:

定义工作包

根据projectmanagement.com的说法，工作包“是在项目中产生可交付成果所需要的努力。”它是WBS中最小的工作单元。工作包通常由一个人拥有，包括工作的定义、开始和结束日期、所需资源和估计成本。然后，每个工作包将根据其对项目范围的预算和时间的影响分配一个百分比，总数加起来为100%。

例如，项目的一个主要组成部分可能是完成管道工作。然而，此任务依赖于几个子交付物。因此，工作包将是诸如管道粗加工，设置固定装置和装饰以及测试系统之类的事情。

一旦项目开始进行，工作包所有者将负责向项目经理报告进度，并且它应该具有特定的结果或可交付成果。工作包进一步分解为任务或活动。这些是实际的“待办事项”(例如，将用户添加到CRM)，它们组合起来完成工作包。

工作包由以下步骤定义:

步骤1:创建一个必要任务列表

任务是项目中要完成的单个动作或工作单元。它们是工作包中的“待办事项”，帮助项目朝着完成的终点线前进。每个工作包至少有一个任务，也可能有多个任务。每个任务都应该有明确的开始和结束日期、预算和资源。

步骤2:确定资源

资源是指人、钱、设备、设施或完成一个项目所需的任何东西。每个活动都有分配给它的资源。对于人，确定每个任务所需的技能。一旦你确定了你的团队，检查他们的可用性。很可能他们的项目职责将不得不在他们的正常工作职能之上完成。如果你雇佣外部人员，这些资源必须提前安排好。

第三步:估算任务时间

当你列出你的任务时，你需要知道每个任务需要多长时间。考虑您分配给它的资源，然后与您的团队一起提出估算。如果您和您的团队对时间估计不确定，请从做过这类工作的外部人员那里寻求帮助。

为项目管理软件公司周一例如，管理资源(如团队工作负载)与跟踪任务同样重要。他们的软件由于其高度可视化，直观的界面，拖放项目管理等功能以及大量自定义选项而易于管理。

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按可交付成果分配项目百分比

每个WBS任务应该根据其对整个项目在时间或资源方面的影响给出一个百分比，加起来为100%。这就是所谓的100%规则，它让项目经理知道所有的工作都是估算和计算的。从主要的可交付成果开始。例如，如果项目是建造房屋，WBS项目百分比细分可能如下所示:

内部= 45.60% +粉底= 24% +外部= 30.40% = 100%

然后使用相同的方法对每个主要可交付成果的主要组件和子可交付成果重复此过程。例如，在基础项下，您分配主要组件，挖掘，18.2%，指定子交付物为7.9%和10.3%。这些子交付物加在一起等于Excavate的18.2%。这将继续向下，直到所有主要组件和子交付物都被考虑在内。

3.确定依赖关系

依赖项是在另一个任务完成之前无法启动的任务。今天早上，当你煮咖啡的时候，你可能依赖于简单但至关重要的任务依赖——你需要一个研磨机来把咖啡豆磨成可煮的形状，一个过滤器来把磨碎的咖啡豆倒进去。咖啡豆依赖于研磨机。过滤器依赖于磨碎的咖啡豆。最终产物取决于你加入的水。

最常见的依赖关系是完成到开始，其中第一个任务必须在开始第二个任务之前完成。然而，总共有四个任务依赖项。它们如下:

• finish开始:第一个任务必须在开始第二个任务之前完成
• 提供:第一个任务必须在第二个任务完成之前启动
• Finish-to-finish:在第一个任务完成之前，第二个任务不能完成
• 结束—:直到第一个任务开始，第二个任务才开始

4.确定里程碑和关键路径

里程碑是时间点，象征着项目朝着目标前进的关键事件，是项目时间表的关键组成部分。它们是项目中最重要的事件，但它们没有持续时间。把它们想象成一盏闪烁的灯，告诉你“你已经到达了项目旅程的一个主要点。”

一些里程碑的例子可能包括在你的时间表中:

• 内部或客户的关键交付
• 来自利益相关者或客户的批准
• 达到关键绩效指标(KPI)
• 重要的会议
• 阶段的开始和结束日期

关键路径是任务的顺序，如果延迟，将影响您实现里程碑的能力，或者根据已定义的项目时间表提供可交付成果。确定项目时间表上的关键路径是很重要的，这样所有涉众都知道哪些任务允许的空闲时间最少，谁负责完成这些任务，这样工作才有优先级。

以下是确定关键路径以及如何使用里程碑的基本步骤。

• 列出完成项目所需的所有任务
• 估计完成每项任务所需的时间
• 列出所有依赖项:哪些任务需要在其他任务开始之前完成
• 列出项目的里程碑

寻找完成项目所需的最长路径。这与里程碑相结合，也将帮助您更好地了解您在项目时间表中包含了多少空闲时间，或允许错过的截止日期。太多的懈怠，你的项目可能会被团队成员剥夺优先级。太少的话，你可能会因为错过关键的可交付成果而惹恼客户或其他利益相关者。

5.以图形方式显示项目时间轴

在确定了项目范围、可交付成果和工作分解结构之后，是时候将它们以图形形式组合在一起了。这确保了诸如里程碑和关键路径之类的信息可以很容易地传达给项目涉众。项目时间轴的可视化表示通常与项目范围文档分开，因此在项目进行中很容易更新和共享。

显示项目时间表最流行的方式是使用甘特图，它使用彩色条形图来显示项目的时间表。任务显示在纵轴上，时间表示在横轴上。最常用于创建项目时间轴模板的两个应用程序是Microsoft Excel和谷歌表．也有其他第三方软件公司提供模板。

创建Excel项目时间轴

Microsoft Excel长期以来一直是业务应用程序的标准，虽然它是一个强大的工具，但使用起来可能很复杂。此外，因为它不是在线的，所以它不太适合合作。除了这些免责声明之外，您可以创建的甘特式项目时间表几乎是无限的。无论您是想从头开始创建一个还是下载任何数量的免费，可定制的模板，在线都有数十种选择。

使用谷歌表格的项目时间表

Fit Small Business使用谷歌的工作空间(前身为G suite)的在线生产力应用程序，因为它们具有高度的协作性，并且在技术上不那么令人生畏微软的产品。甘特风格的项目时间轴也可以在免费的Google工作表中创建。

下面是使用Google Sheets制作项目时间表的一些额外优势:

• 团队成员可以实时更新时间轴
• 每个人都可以使用最新的版本
• 更改将自动保存并显示修订历史记录
• 更改立即在网络和所有设备上更新

利用项目时间轴模板

虽然每个项目在完成所需的任务，可用资源和总体时间表方面都是不同的，但可以下载模板用于Excel等工具，这将帮助您开始。然而，项目管理工具Monday在你注册时也提供了一个项目时间表模板，因为它是基于云的，所以参与项目的每个人都可以很容易地实时看到状态，而不需要不断地通过电子邮件更新。

底线:如何创建一个项目时间表

创建项目时间表对于管理项目的团队来说是至关重要的，特别是对于那些分散在几周或几个月的项目。时间表包括全面的项目范围声明和详细的工作分解结构，以确保所有所需的工作都得到定义和说明。在确定依赖关系和里程碑之后，您将准备好选择项目时间轴模板。

为创建项目时间表选择正确的工具与决定哪个团队成员执行哪些任务同样重要。周一的项目管理软件是高度可视化和直观的。他们为各种业务应用程序提供了数十个预制项目模板，您可以自定义自己的模板。今天注册免费试用30天。

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