关注细节和准确可靠的模板，在Excel中处理工资单对于刚起步的小企业来说是非常好的。了解如何与我们的指南和免费模板。
如何在Excel中做工资:7个简单的步骤(加上一步一步的视频和免费模板)
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希瑟是一名专职作家和工资专家，拥有多年与小企业主直接合作的经验。她的专业知识使她能够给你关于工资的问题提供最好的答案。
本文是一个更大的关于如何编制工资单。
对于需要支付10名或更少员工的企业，以及在没有复杂劳动法和税法的州运营的企业，在Excel中制作工资单是最好的。由于这是一种完全手动的工资单处理方法，与其他方法相比，它确实需要时间，但对于成长型企业来说，它绝对是具有成本效益的。使用模板可以节省时间和效率，因为它包含预先填写的信息，如税率和加班公式。在输入员工信息之后，您只需要输入实际工作时间，然后模板将自动填充适用的工资单数据。
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快速提示:
如果工资单仍然花费太多时间，或者如果你已经不再使用电子表格，可以考虑使用小型企业工资单软件，比如由衷的高兴。
它可以自动归档新员工的文件，计算和归档工资税，生成年终w -2和1099表格，通过直接存款支付，甚至帮助员工选择和管理他们的福利，所有这些都在一个仪表板上完成。
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按照下面的步骤使用我们的免费Excel工资模板运行工资。如果你想看到实际的过程，你也可以观看我们的视频教程，学习如何在Excel中做工资。
1.审查工资Excel模板和编辑为您的业务
弄清楚如何编制工资表使用Excel模板可能需要一些时间。首先，您需要查看模板并评估您的业务需求。一个标准化的模板应该有每个月的选项卡，并链接到计算员工税收、扣除和工资的公式。您还需要一个“设置”选项卡，您的工资计算可以从中提取标准信息，如工资率和登记的福利。
保持“设置”标签是最新的，这样你可以很容易地链接到它，每个月你运行工资。这有助于实现自动化，防止重复工作。
这里有一些问题可以帮助您确定完成模板所需的信息。
- 你们有多少员工?
- 你需要从他们的工资中扣除哪些福利付款和扣除?
- 模板中是否缺少需要添加的内容?
添加或删除列
您可能需要添加或删除列以满足小型企业的需求。例如，如果您的企业位于收取当地所得税的地方(如纽约市)，则需要在工资Excel模板中反映这一点。您可以通过在“setup Employee Data”选项卡中添加所需的信息来实现这一点。在进行更改时，您应该总是从这里开始，因为所有其余的工资单选项卡都从这里提取它们的源数据。
要添加一列，请选择您希望新列出现在前面的列字母(例如，G, H或I)。右键单击鼠标，然后选择“插入”。为新列(例如，“Local NYC Tax”)输入标题(在第3行)，并输入适用员工的税率。转到所有月份选项卡(从“January Payroll”到“December Payroll”)，包括“Year-to-Date Payroll”选项卡，并在列N和Q之间输入一个新列(税务列)。贴上“纽约市地方税”的标签。
在向月份选项卡添加新列时，必须保持一致。如果您在“January Payroll”选项卡的O列中添加了“Local NYC Tax”列，则必须在其他月份选项卡的相同位置添加该列。对于包含12个月摘要的“Year-to-Date Payroll”选项卡，您还需要添加任何新列，以便它正确地反映月度工资单选项卡中的详细信息。
要删除列，突出显示要删除的列，右键单击鼠标，然后选择“删除”。如果您从“设置员工数据”选项卡中删除一列，规则是相同的。如果从一个工资单选项卡(包括“Year-to-Date payroll”和“Set”选项卡)中删除一列，则必须从其他选项卡中删除该列。
例如，如果删除“设置员工数据”选项卡中G列的“社保税率”，则需要删除所有13个工资选项卡中的“社保税”列(N列)。否则，您将收到错误消息—您的公式将无法工作。
更改列名
在添加和删除列时，请考虑是否可以简单地更改payroll Excel模板中的一些现有列标签。除了减少错误之外，这将节省您更改多个选项卡的时间。
为了提供帮助，我们在“设置员工”选项卡中添加了两列(N列和O列)，并将其标记为“其他扣除”。只需双击描述，并用更合适地反映您的需求的标签覆盖它。
注意，我们创建“Other Deduction”列是为了方便个性化，因此您不必更改任何其他选项卡来匹配。在13个工资单选项卡中只有一个“其他扣除”列，这里反映的数据是“设置员工数据”选项卡中N列和O列的总和。如果您需要在“设置”选项卡中添加更多列用于扣除，请按照上面的说明添加列。
2.为每个员工设置工资信息
一旦对模板布局感到满意，就可以开始设置员工数据了。要完成“设置”选项卡，您需要以下信息。
在“设置员工”选项卡的A栏下输入员工的全名。请注意，您需要在每月工资单上重新输入他们的姓名。当您这样做时，确保它与您在“设置”选项卡中输入的名称匹配。如果在拼写和格式方面存在差异，则月度和年度工资单选项卡将无法进行自动计算。
当你有新员工时，在“设置”选项卡中输入他们的详细信息后现有员工;当您输入他们的名字时，信息将自动转移到其他选项卡。
**对于辞职或被解雇的员工，只需停止在月度工资单中为他们添加工资单数据。不要从“设置员工”选项卡中删除他们，否则他们的工资单上反映的任何前几个月都会更新为0美元，而您的年初至今的工资单费用金额也会发生变化。当您重新创建下一个日历年的工资Excel模板时，您可以从“设置”选项卡中删除所有不活跃的员工。
在“设置员工数据”选项卡的B列中，输入每个小时工的直接小时工资(不包括加班)。对于受薪员工，将此单元格留空。
在同一选项卡的C列，输入每个受薪员工的年薪。例如，如果您的员工年薪为$50,000，则输入“$50,000”。
在列D中，标记为“年度工资周期#”，根据您支付员工的频率输入适用的工资周期。
- 如果是双周，则输入“26”(52周/每个工资周期的两周= 26)
- 如果是每周，输入“52”(一年中的52周)
- 如果是半月，则输入“24”(12个月/每月两个发薪期= 24)
- 按月输入“12”(一年中的12个月)
分别在E列和F列中输入每个雇员的联邦和州所得税税率。要查找适用的费率，请使用圆满填写完减免证明形式从员工入职时收集。税率取决于雇员的免税额(通常基于受抚养人的数量)和他们的申报状态，如已婚、单身或一家之主。一般来说，雇员申请的津贴越多，他们的税率就越低。
“设置雇员数据”选项卡中的列A到F在单元格中没有任何公式。使用你的工资记录，以确保你输入准确的信息。
这是“年初至今工资单”选项卡。所有数据都会自动填充到这个选项卡中，因此您不需要更改单元格中的任何信息。
该模板包含几个列，显示您可能为员工提供的福利，如健康、牙科、视力和401(k)计划。对于适用于贵公司的每项福利，请在“设置雇员数据”选项卡的第I至L列中输入每个工资期的雇员保费。
您还可以使用M、N和O列显示装饰物和其他雇员扣除额。在“设置”选项卡上输入福利和扣除详细信息后，当您在每月工资单选项卡的B列输入员工姓名时，模板将自动填充相应的字段。
依靠你的员工来跟踪他们的专利申请并不是一个好策略。为了帮助您监控这一点，我们提供了一个可选的PTO计算工具。
如果您决定使用PTO计算工具，请检查“设置”选项卡中与PTO相关的最后三列。在P栏(“输入年度PTO小时数”)中，输入员工在一年中有权获得的总PTO小时数。
您不需要填写Q列(“自动计算-PTO小时数”)，因为模板将自动从“年初至今工单”选项卡中提取每个员工使用的总PTO小时数。列R(“自动计算剩余PTO小时数”)也是如此，因为它包含一个公式，可以从员工的年度权利中扣除实际的PTO。
请注意，您必须单独跟踪每个员工在每次工资运行的适用工资周期内的实际PTO小时数。在每月工资单页的F栏(“PTO Hours Taken”)中输入数据，“年初至今工资单”页将汇总每位员工的所有PTO Hours。
有列供你扣除一般保险权益的保费。
有一个PTO跟踪的部分。它将在您输入每个时期的薪水详细信息时更新。
在如何使用专利商标权计算工具方面需要帮助?本视频教程使用Excel计算PTO小时数能帮上忙。
3.设置雇主工资税信息
除了跟踪从员工工资支票中扣除的款项，你还要负责支付工资税。“雇主工资税”选项卡的单元格可以用来输入联邦和州的失业税率。请注意，6%的联邦失业税只对每个雇员收入的前7000美元征收(大多数州的失业税也遵循同样的逻辑)。确保每个月查看工资表上的信息，以帮助你计算每个员工和公司的应纳税额。
你还可能负责工人的补偿保险支付。根据员工的工作、您的索赔历史和其他因素，费率和金额可能会有所不同。但是，您应该从创建您的保单的保险基金中收到每月到期的保费金额。只需在G栏(“输入应付工伤补偿”)输入每月保费金额。
使用“雇主工资税”选项卡来帮助跟踪您的企业所欠的税款。
下载我们的免费Excel工资单模板
4.输入工作时间和其他收入细节
在将所有雇员和雇主数据输入到payroll Excel模板中之后，就可以计算雇员支付了。转到相应的月度工资单选项卡——如果是一月，转到“一月工资单”选项卡。在A栏中输入支付日期，在b栏中输入支付期间的每个雇员的全名。然后，在适用的栏中输入实际的正常工作时间、加班时间、PTO时间和其他收入细节。
请记住，名称必须与您在“setup Employee Data”选项卡的A列中输入的名称相同。如果不匹配，则工资率、税率和扣除额将不会填充到每月工资单选项卡中。如果你担心你没有正确输入它们，复制并粘贴名字。
正常工作和加班时间
要获得准确的员工工资，请在每月工资单选项卡的E列中输入正确的正常工作时数，在G列中输入正确的加班时数。对于正常工作时间来说，通常是40小时或更少——除非你的公司位于加州。对于加班，该模板使用您指定的工时数，以常规工资率的1.5倍计算工资。然而，这可能会根据你所在州的劳动法而改变。
我们建议您查看一下本州关于加班费的法律。联邦法律一般要求你支付员工在连续7天内工作超过40小时的加班费。然而，加州认为任何超过8小时的工作时间都属于加班——无论你是否在一个工作周内工作超过40小时。
有关与您的业务最相关的州特定指南，请查看我们的国家工资指南。
正常工作时间vs加班时薪
每月工资单的C栏(“正常工作时薪”)和D栏(“加班时薪”)中列出的正常工作时薪和加班时薪是使用一个公式自动计算的。在每小时费率列的上方还有一个注释，说明不要更改单元格的内容，因为它们会自动更新。因此，每当您在每月工资单选项卡的B列下输入员工的姓名时，“设置员工数据”选项卡将自动转到直接时薪。
同时，D栏的加班时薪按C栏正常时薪的1.5倍计算。
如果你的企业在加州经营，你可能需要做出调整，因为该州规定，在一个工作日工作超过12小时的员工有权获得双倍的工资。因此，在8至12小时之间的工作时间，必须按1.5倍的工资支付，超过12小时的工作时间，必须按正常工作时间的两倍支付。在这种情况下，你必须改变D列的公式来反映你实际欠的钱。
例如，如果您需要为一天工作16小时的员工支付双倍的工资，则可以使用此公式覆盖现有的计算。请注意，这个公式被分成两部分:四个小时按1.5倍的费率支付，而另外四个小时被认为是双倍的:
= (4 * (C4 * 1.5)) + (4 * (C4 * 2))
应税收入和非应税收入
如果你决定支付员工奖金，你必须预扣工资税，就像你支付正常工资一样。在这个工资Excel模板中，只要在H栏中输入奖金金额，就会计入应纳税总收入。
对于报销员工在商务旅行期间发生的费用，请注意，这些交易通常不应纳税。这是因为你只是在偿还员工用于支付业务费用的钱;因此，员工实际上并没有获得任何新的收入。
在这种情况下，你不需要预扣工资税。相反，在适用的每月工资单选项卡的第1列中输入需要报销给员工的金额。我们有适当的公式，在计算预扣和支付税款时将忽略这个数额。
如果学习如何在Excel中做工资单看起来太复杂，试试Gusto。你可以自动支付员工工资，并在线批准他们的工作时间，而无需更新电子表格。
5.查看自动工资计算
完成初始设置并输入员工工作时间后，所有工资的计算应该可见。在给员工发工资之前先检查一下是一个好主意，这样你就不必在以后取消和重新发放工资了。工资税计算的准确性还取决于雇员工资信息的准确性。如果你不小心，你可能会受到处罚。以下是您应该查看的项目，包括工资Excel模板如何计算每个项目。
每期工资
每月工资单选项卡的J列中的工资是自动从“设置员工数据”选项卡中提取的。一旦模板中有了员工的年薪和一年中工资期的总数，该列将自动反映该期间员工的工资。在计算每个期间的工资数额时，请注意，列J中的单元格有一些公式，这些公式简单地将年薪除以您在“setup Employee Data”选项卡上输入的年薪周期数。
正式工作时间支付
与J列类似，每月工资单选项卡的“准时支付”列(K)也包含自动公式。它由两部分组成:正常工作时数乘以正常工作时薪，以及PTO工作时数乘以正常工作时薪。这有助于确保你支付员工应得的所有钱，特别是PTO时间。
加班工资
加班费很简单，它是根据你在每月工资单的G栏中输入的加班时数和D栏中的每小时加班费来计算的。如果你的加班时间列在G栏，那么在L栏应该有相应的金额。
工资总额
工资总额(M栏)是雇员在扣除和纳税之前的总收入。在这个payroll Excel模板中，通过添加每月工资单选项卡的列J到L以及列H和列I来计算。这些列包含员工的每期工资、直接工资、加班费、奖金和佣金、非应税收入和报销。
联邦保险捐税法税收
联邦保险捐税法税收被标记为每月工资单上的“社会保障税”(N列)和“医疗保险税”(O列)。这些列链接到“设置雇员数据”选项卡，自动从中提取适用的税率。然后，计算单元格将税率乘以雇员的总工资减去任何非应税收入(如报销)。
扣缴所得税
作为雇主，你有责任代扣代缴联邦税款所得税从你员工的薪水中。根据州的不同，你可能还需要预扣额外的金额。在每月工资单选项卡中，P列和Q列(分别标记为“联邦所得税”和“州所得税”)根据您在“设置”选项卡中提供的税率信息计算税款。
福利及其他扣除
福利反映在每个月工资单选项卡上的R栏中，它将“设置员工数据”选项卡上的I到L栏中显示的所有保费加起来。金额应该固定从一个支付周期到下一个，但你可以更新金额在“设置”选项卡，如果他们曾经改变。如果您确实更改了特定员工的福利扣除，您需要首先覆盖前几个月的福利扣除公式，然后用实际金额覆盖它。
例如，如果您需要从6月份开始将员工的健康保险扣除额从100美元更改为200美元，请转到每个月的工资标签页(1月至5月)并删除该特定工人的健康保险列中的公式。覆盖100美元，然后转到“设置”选项卡，将员工的健康保险扣除额更新为200美元。
其他扣除额的处理方式应与福利相同。请注意，每月工资单选项卡中的“其他扣款”栏(S栏)由“设置”选项卡中详细说明的装饰物和其他扣款组成。另一方面，“总扣除额”(列(T列))是扣缴的所有税款、为福利收取的保费和其他扣除额的总和。
网上支付
“净工资”栏(U栏)包含您需要通过支票、直接存款或工资卡支付给员工的金额。这个数额是通过从他们的总工资(M列)中减去雇员的总扣除额(T列)自动计算出来的。
想了解更多关于这个工资Excel模板如何计算工资和扣除?观看我们制作的视频教程计算员工工资。
6.支付员工工资
在你审查了工资期的工资税、扣除额和工资计算之后，你就可以给员工发工资了。为此，您可以选择在线打印支票，将钱存入员工工资卡，或者与您的银行合作处理直接存款。
7.回顾年度至今的工资信息
最后一个标签，标题为“年初至今的工资单”，在我们的工资Excel模板中列出了今年所有员工的工资单细节。它与每月工资单相关联，因此所有员工的工资单费用都应该反映出来。如果你决定提供工资存根(有些州要求你这样做)，这个选项卡将提供你需要填写的年初至今的信息。
为了帮助您组织和跟踪工资相关数据，请查看我们的其他一些免费工资单模板开始吧。
底线
如果你只有10个或更少的员工，并且你所在的州没有严格的劳动法和工资法，那么学习如何在Excel中做工资单可能对你的业务有好处。除了支付员工工资，你还可以跟踪你所欠的工资税，并以电子方式保存工资记录。
然而，如果你已经不再使用电子表格，想要一个可以轻松个性化的工资系统来满足你的业务需求，考虑一下由衷的高兴。它提供全方位的服务，包括自动纳税和表格，起价45美元，此外，你还可以将它设置为自动发放工资。了解更多关于它在我们的专用由衷的审查。
不要分别改变G列和H列的社会保障和医疗保险税率。这些联邦保险缴款法案(FICA)的费率是由美国国税局预先确定的。请记住，如果员工在年底前(2023年)的工资达到160,200美元，社会保障就会达到最大值。如果你的员工收入超过这个数字，一旦他们的年初至今收入超过这个数字，你就需要停止预扣6.2%的税。
例如，如果您的员工在4月份达到了160200美元的社会保障税收入门槛，则删除5月至12月工资标签中“社会保障税”(N列)下的所有公式。请注意，由于社会保障税率是工资的6.2%，因此任何员工在2023年每年将支付的最高金额为9,932.40美元(最高160,200美元x 6.2%)。
为了帮助检查员工的总收入，请查看“年初至今工资单”选项卡中的M列(标记为“年初至今总工资”)。这一栏显示的是员工今年至今的工资总额。简单地从这个数额中扣除所有年初至今的非应税收入(第一栏)，得到应税总收入。
对于美国联邦医疗保险(Medicare)来说，雇员的首笔20万美元工资的税率为1.45%，如果在一个日历年内挣得的工资超过20万美元，则额外征收0.9%的税率。这将使这些人的医疗保险税总额增加到2.35%。如果您的员工达到了这个阈值，那么您需要在员工工资总额达到200,000美元的月份之后，更改所有月度工资单上的“医疗保险税”列(O列)中的公式。
为了进一步澄清，请看下面的截图，特别是公式字段。删除公式中(灰色)突出显示的部分，将其替换为“2.35%”。这样做将覆盖“设置员工数据”选项卡上与员工医疗保险税率(1.45%)的链接。
如果你的雇员达到了20万美元的医疗保险工资门槛，检查并修改适用的每月工资单上的“医疗保险税”一栏的公式。
请注意，社会保障的门槛在过去八年中有所提高，而医疗保险的税率在过去六年中一直保持不变。为了确保您保持合规，请在每年年初检查任何税率变化，并相应地更新工资Excel模板。