如何为小企业发放工资(+视频指南和模板)
本文是一个更大的关于如何编制工资单。
处理小企业工资单包括必须考虑从作为雇主建立你的企业到支付雇员、税务机构和其他适用实体的所有事情。在学习如何编制工资单时,有几个步骤是你必须遵循的,以确保你完全符合联邦和州法律。
虽然小企业主往往精通他们提供的产品或服务,但并不是每个人都有知识或时间来处理所有的工资操作。对于那些小企业主,我们建议尝试Gusto。它是一个一体化的工资服务,可以计算工资,归档税收和表格,甚至提供人力资源工具。点击下面开始30天的免费试用。
如果你想学习如何自己做工资单,遵循我们下面的八个步骤。我们还准备了一个教学视频和一个免费下载的清单来帮助你。
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像Gusto这样的工资单软件可以为你的员工建立直接存款。此外,它还提供了一个自助服务选项,这样他们就可以在网上或通过手机查看工资单,一旦工资单被处理完毕。这样你就不用给他们工资单或年终纳税表的复印件了。您的员工可以使用移动优化的自助服务选项自己下载文档。
第一步:作为雇主建立你的企业
假设你已经建立了自己的企业,并申请了所需的许可证,那么编制工资单的第一步就是确保你的企业符合作为雇主经营的所有法律要求。考虑你可能要遵守的任何行业特定的工资规则。
- 申请联邦雇主识别号码(EIN)。
- 确认您的州税号与联邦税号相同;如果没有,确定你是需要申请还是自动分配。
- 注册一个账户电子联邦纳税系统。
- 开设一个专门用于工资交易的银行账户(与你的主要业务账户分开)。
- 注册任何适用的国家电子纳税账户。
- 购买工人工伤保险;大多数州都有这样的要求。
第二步:建立你的工资发放流程
现在,你需要做出一些决定,这些决定将影响你每个时期如何管理工资。你需要确定什么对你的业务有效,这样你才能确保你的团队是有效的训练有素的在这个过程中。
想让你的工资流程管理更有效率吗?查看我们的有效管理工资单的重要技巧。
探索每个领域背后的“为什么”。除了法律要求外,一定要考虑到员工和企业的需求。
- 支付进度你是周付、两周付还是半月付?
- 雇员类别(非承办商):全职还是兼职?豁免vs非豁免?
- 跟踪工作时间你需要记录工作时间吗?如果有,你会怎么做,什么时候需要向你报告?
- 好处你们会提供福利吗?谁来买单?如果员工支付部分或全部费用,你将如何管理工资扣除?
- 税:您多久需要交税一次?您需要缴纳哪些税?你需要缴纳州税吗?地方吗?提前弄清楚费率,这样你就知道要扣留多少。
- 工资单处理和计算你负责计算和处理工资单吗用Excel用手,用计算器,还是用工资单?
- 薪水您是开支票还是直接存款?卡支付吗?现金?
你还应该考虑是否要使用薪资解决方案来帮助简化流程;选择合适的供应商可以决定你是花3天时间编制工资表,还是花1小时编制工资表。要了解使用我们推荐的一些软件进行工资单管理是多么容易,请查看以下特定于供应商的工资单指南:
第三步:当你的员工被雇佣时,收集他们的工资单
你需要员工的一些重要的工资单文件来正确地管理工资单,这些文件最好在他们入职时收集。这些表格包括税务和工作授权表格,员工需要签署这些表格。
您将使用下面描述的表格中的数据将员工添加到您的人力资源或工资系统(如果您有的话)。将这些信息存储为纸质文档或电子人事档案是一个好主意。
此外,你需要在你所在的州注册你的员工新员工报告计划(一般在20天内)。确保你向你所在的州报告所有的新员工或重新雇佣的员工。像Gustol这样的工资单软件通常会自动归档这些报告。
有关表格和员工入职的更多州具体细节,请查看我们的州工资指南:
国家工资名录
第四步:收集时间表,审核并批准
现在,您已经准备好开始收集员工工作时间的数据,以帮助确定您需要支付他们多少工资。如果你是按小时计酬的雇员,你需要找到这段时间的总工作时间。一般来说,受薪员工每个时期的工资都是一样的,但你仍然可以跟踪他们的工作时间能见度,如果需要的话。计算工作时间很简单,只需让员工写下每天的开始和结束时间,然后计算时间——午休时间不计算在总数中。
大多数企业都是从一张简单的时间表开始的。随着公司的发展,他们通常会采用考勤系统或考勤表来管理员工的日程安排、休息时间和工作时间。这是一个电子时间表的例子,来自我们的最推荐的免费计时供应商,相隔千山万水。
第五步:工资计算
一旦你知道了员工在支付期间的工作量,你就可以开始计算重要的工资计算了。这包括工资总额、应付税款、保险费和其他福利的扣除,以及最终的净工资。
计算总薪酬
计算工资总额这个问题很简单,只要把工作时间(一周内不超过40小时)加起来,再乘以员工的小时工资。然后,将支付期内的加班时间加起来,并将员工的加班工资率应用于这些时间。正常工作时间按员工的正常工资标准支付,而加班费一般按正常工资标准的1.5倍计算。
计算工资扣除和税收
做工资单需要你提前知道你要扣除多少工资单。扣除额包括联邦和州的工资税,你可能提供的福利,以及失业保险或社会保障等。
这里有一个潜在扣除的列表,链接到更多信息,如确定每个员工扣除什么。如果你使用像Gusto这样的工资单软件,扣款是自动处理的。
例子有:
- 社会保障和医疗保险(FICA)
- 联邦失业税
- 扣除,基于:
- 你为员工提供的福利,比如健康保险
- 基于员工小费的税收减免
- 杂项扣除,如制服费用
要处理这些扣除额,将每个员工的所有扣除额加起来,得到一个总数;然后从员工的总工资中减去这个总数。或者,你也可以将每一项扣减列成一行项目,然后从员工的总工资中逐一减去,直到你得出一个净工资金额。
如果你主要是在工资单的数字方面挣扎,我们关于工资单计算的文章可能更适合你。只是要确保你也很好地掌握了运行工资表应该采取的一般步骤。
免费工资计算器
在下面的文章中使用我们的计算器,让你自己做工资单更容易。
想要获得更多帮助,请查看我们的工资计算指南。
第六步:支付员工,税务机构和福利提供者
一旦你从总工资中减去扣除额,你就会知道你需要支付给每个员工的净额,包括总额雇佣税还有你需要支付的福利。一定要遵循支付进度你一开始就设定好了,这样员工就知道会发生什么(如果你承诺每周五发工资,给自己足够的时间来处理)。
税收和福利提供者有自己的到期日期。许多雇主都被要求每月支付这些费用,但具体情况各不相同。除了雇主工资税和企业欠下的保险费外,你还需要支付从雇员工资中扣除的金额。
做之前一定要检查一下任何付款以确定您的工资银行帐户中是否有足够的资金。花更多的钱可能会导致不必要的费用和诉讼。
第七步:做年终工资税报告
随着年底的临近,你需要准备分发年终工资税报告。雇员必须在次年的1月31日之前收到他们的W-2表格,表格必须显示他们的总收入和缴纳的税款。如果你支付给独立承包商,你需要准备1099-NEC表格;这将显示收入,但没有税收。
您可以通过点击图片下载这些表格。
第八步:记录和保存你的工资记录
为了遵守联邦劳动法,你需要记录每个工资期的具体数据。保留工资单文件比如考勤卡、工资单,以及任何有关加薪的信息。
如果你用的是Gusto这样的软件,这些文件已经在网上了,或者可以上传并附加到员工记录中。如果您手动维护文档,则需要确保它们的存储安全。
如果您仍然不确定工资单是什么,请查看我们的工资单指南了解更多信息。
底线
学习如何编制工资单是件痛苦的事。你必须确保你的企业在所有合适的机构注册。你还需要为每个员工填写表格,购买工人的赔偿保险,所有这些都是在很短的期限内完成的(根据法律,大多数州不到20天)。即使是经验丰富的企业主也会被复杂的工资合规。这就是为什么简单的软件解决方案对企业主来说是最简单和最节省时间的选择。