I-9表格:定义和法律要求

I-9表格是美国国土安全部(DHS)的一份文件，用于验证一个人在美国工作的资格。工人提供身份证明，如社会保障卡和驾驶执照或护照。然后雇主亲自验证这些文件，以确认雇员的工作资格。雇主和雇员填写表格并签署。

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I-9表格如何运作

I-9表格支持国土安全程序，确保美国雇主雇佣只有那些有适当的工作资格和身份证件的人。这和a不同圆满填写完减免证明形式，为税务目的提供类似的信息。

当雇主了解I-9表格是什么以及它是如何工作的时候，重要的是要指出他们有责任在申请后的三天内完成表格新员工的开始日期。

以下是正确填写I-9表格的基本要求:

• 请求ID:新员工必须在入职后三天内提供身份证件填写I-9表格。
• 验证ID:您实际确认员工的ID作为资格证明，并将其记录在表单上。
• 提交I-9:您将填妥并签署的I-9表格副本保存在一个安全文件夹中。

签署的I-9表格应存放在公司的营业办公室，以防你的业务被审计或劳工部(痛单位)，国土安全部,或移民服务要求查看副本。它不应该保存在员工的房间里人事档案因为上面有机密信息。你不需要把它寄给任何政府机构。

美国公民及移民服务局(USCIS)要求您保留I-9文件一年。一些州的时间可能更长工资单保存要求。因为I-9表格中包含机密的员工信息，所以保留这些文件的时间比需要的时间长是有风险的。如果这些信息被不当使用，你的企业可能要承担责任。

可下载及列印I-9表格

最更新的I-9表格可以在国土安全部和移民局网站上找到。I-9表格本身是三页，说明是额外的15页。表格和说明都有英语和西班牙语版本(但是，只有波多黎各的员工才能填写西班牙语版本的表格)。

许多工资单供应商,就像荡漾，将I-9表格以电子邮件形式发送给新员工。纸质I-9表格是另一种选择，可以从USCIS下载，然后交给或邮寄给员工完成。

什么是I-9表格验证文件

为了简化I-9的验证，USCIS提供了一个可接受的验证文件清单直接写在I-9表格的第三页。大多数美国公民的新员工提供驾照和社会保障卡或美国护照作为他们的I-9表格验证文件。

美国护照既是身份验证，也是美国劳动力资格，因此它在一份文件中同时满足两种目的。当新员工出示有效(未过期)的美国护照作为他们的I-9文件时，这就是你所需要的。不需要其他文档。

没有有效美国护照的员工必须提供两种形式的工作授权:一种来自左边的一栏(下图)，另一种来自右边的一栏。驾照和社保卡是最常见的。此外，政府颁发的证件、学校、军队或部落身份证件以及出生证明或社会保障卡通常就足够了。

非美国公民可能需要提供就业许可或居民身份证，因为他们不太可能有有效的社会保障卡或美国出生证明。

I-9表格法律要求

美国雇主要求每位新员工填写一份I-9表格。已填妥并经核实及签署的表格，如属在职雇员，应保存最多三年，如属已离职雇员，则应保存最多一年。您可能需要向移民官员或其他政府雇员出示这些文件，他们可能会检查您的企业是否只雇用有资格在美国工作的有证件的工人。

有四种类型的工人可以通过适当的I-9文件在美国合法工作:

• 美国公民:包括本土出生的和入籍的公民
• 合法永久居民:在美国长期居住的移民
• 有工作授权的个人:持有工作许可的外籍工人
• 非公民公民:在美国工作但仍然是另一个国家公民的个人

花时间学习I-9表格是什么以及如何正确填写它在几个方面对你的业务有好处，特别是如果你曾经被移民和归化局(INS)审计或突击检查。然而，不正确地完成它可能会对您的业务造成严重破坏。

I-9违规处罚可以花费近5000美元。这包括文件错误，比如没有为新员工填写I-9表格，也包括故意的错误，比如故意雇佣非法工人或伪造记录。罚款可以适用于每份I-9表格，并且每次违规都会增加罚款。例如，如果在75份员工表格上犯了同样的错误，罚款就会累加起来。

如果你按照美国移民局的指示，为所有新员工填写I-9表格，你的状态可能会很好。然而，处理I-9表格的人应该避免以下常见错误:

• 允许员工提供复印件而不是原件
• 没有完整填写I-9表格——在必填项上留下空白
• 未在录用后三天内填写I-9表格
• 没有亲自验证文件，只是“相信员工的话”。
• 未能将签署的I-9表格副本保存在现场办公地点
• 未将文件存放在安全的地方以保护员工的机密资料

I-9资格文件验证

雇主有责任亲自核实文档由员工提供。然而，政府并不要求你成为法医专家。相反，它希望你在审查文件时运用常识和尽职调查。例如，如果一份文件似乎是影印或修改过的，要求查看原始文件。

雇主也可以使用政府的工具e - verify系统在网上核实工作资格，降低雇佣不合格员工的风险。e - verify系统是在一些州是必须的以及任何从事联邦合同工作的企业所必需的。在某些地方，使用E-Verify可能是获得营业执照的一个条件。如果你想防止无证工人在你的企业申请工作，考虑使用E-Verify标志，提醒求职者你正在使用E-Verify系统。

如何识别和报告I-9验证文件中的欺诈行为

你可能会遇到伪造的身份证明。USCIS提供了完整的说明如何检查文件。如果你觉得在移民文件方面发生了欺诈或骗局，你可以在网站上举报美国入籍与移民服务局网站。然而，移民是有权利的，其中一项权利就是不受歧视。如果你对歧视感到担忧，请参阅司法部的网页移民和雇员权利。

一些可能的欺诈例子:

• 员工提交的文件不在可接受的文件列表中。
• Employee以不同的名称呈现文档。
• 员工提交的文档名称中有不同的拼写。
• 员工提交的文件似乎被篡改过。

I-9远程办公要求

当涉及到远程工作者和填写I-9表格时，雇主或授权代表必须亲自检查员工所提交的每一份文件。这意味着员工必须站在审阅他们文件的人面前——通过网络摄像头审阅或检查文件是不允许的。

如果贵公司的人员无法亲自查看远程员工的文件(例如，如果他们位于另一个州)，则授权代表必须亲自查看文件。

授权代表可以是任何人——朋友、亲戚等——只要他们亲自审阅文件并在I-9表格上签字即可。如果使用公证员，他们是授权代表，而不是公证员。因此，I-9上的公章将不被接受。

当不需要I-9表格时

虽然所有法定雇员(其姓名和信息作为州新雇员报告的一部分发送给州的雇员)都需要证明劳动力资格，但您不需要申请或填写合同工、通过中介雇用的临时工、间歇性工作的家政工人或在美国境外生活和工作的远程雇员(通常通过虚拟助理公司外包)的I-9文件。

合同工

自由职业者和合同工按项目或任务支付报酬，不需要填写I-9表格。相反，当他们完成任务时收集数据W-9预扣税表。如果你把应该被视为雇员的人错误地归类为合同工，那么这种选择就会带来很大的风险。有关信息，请查看我们的文章W2 vs 1099名工人。

临时工作人员

一些雇主用临时工中介提供的员工来创业(至少一开始是这样)。他们不支付工资和薪水，而是从雇佣和支付工人的人力资源机构租用工人。人事机构(而不是你)管理新员工的文书工作和I-9验证。相反，你支付发票给人力资源公司-通常是25%或更多的加价。

间断性家庭佣工

家政工人，如房屋清洁工，儿童保管员或草坪维护工人，间歇性工作(不定期工作)不需要提供I-9文件。此外，如果您通过中介(即女佣服务公司)雇佣家庭佣工，您不需要填写和验证I-9文件。

美国以外的远程员工

虚拟助理(VA)公司雇佣工人(通常是海外工人)来提供任务型工作。作为记录雇主，VA公司管理所有员工的合规性。您只需注册您需要的工作类型(从办公室管理到IT编程)，并根据小时数、任务或每月包价格支付费用。

底线

所有企业，无论大小，都需要收集可接受的文件并填写I-9文书。一旦你学会了这个过程，它就应该成为你对待每一位新员工的第二天性。如果在规定的时间内正确填写I-9表格，可以通过避免罚款来节省您的钱。在下一份工作之前，花点时间熟悉I-9表格的内容和要求。然后，考虑审计当前的I-9文件，以确保正确执行了现有的表单。