终止信:包括什么和何时使用(+免费模板)
解雇信是一份正式的文件，通知员工公司决定终止他们的雇佣关系。它也被用作正式的业务记录，包含终止的细节，通常包括终止的日期和原因，以及关于最终工资和福利的信息，继续，遣散(如果适用)，以及公司财产的返还。
最好的方式是亲自递交解约信，但如果这是不可能的，那就用挂号邮件发送，这样你就有证据证明那个人收到了这封信。我们提供了四个解约信模板供您根据需要使用;每个都可以根据您的特定需求和终止情况进行定制。
解约信应该包括什么内容
除了通知员工他们在公司的工作已经结束之外，终止雇佣关系的信还为情况画上了句号，让你有机会列出额外的信息，其中一些可能是法律要求的。这是一个专业的举动，可以帮助你的公司保持良好的声誉，并保持合规。
一定要和你的雇佣律师核实一下，确保你遵守了所有当地的劳动法，不要说任何可能给公司带来麻烦的话。重要的是要避免对员工被解雇的原因谈得太详细——解雇讨论和解雇信都要简短。
在你的解雇信中包括以下信息:
终止日期
终止日期很重要，因为员工的最后一天不应该含糊不清，这可能是你与员工交谈并给他们解雇信的同一天。它还指定了员工将获得报酬的最后一天。
例子措辞此信通知您，您在[公司名称]的雇佣关系已于[日期]终止。
终止原因
如果你要提供理由，一定要简洁明了。例如，如果你因工作场所暴力而解雇一名员工，你可以引用员工的不当行为作为立即解雇的理由。
例子措辞此信通知您，您在[公司名称](公司)的雇佣关系已于[日期]终止。终止合同的原因是:【提供导致终止合同的事件或渐进纪律的相关信息】
法律信息
让员工知道他们的最终工资日期，并向他们提供有关福利延续和综合协调法案(COBRA)保险的详细信息。包括他们目前的福利何时结束的信息，并提供任何退休福利的联系方式。如果你要提供遣散费，这是提供细节的好地方。
例子措辞公司将于[日期]支付你的最后一笔工资，其中[将或不]包括累计但未使用的假期/病假的工资。您的健康保险福利(如果适用)将持续到[日期]。您将从我们的计划管理员那里收到有关您的COBRA保险权利的信息。如果您在公司有退休账户，您可以通过电子邮件[Email]讨论您的选择。
归还公司财产
如果你的公司提供财产以帮助雇员完成办公室以外的工作，你需要在终止雇佣关系的信中清楚地说明，这些财产应在合理的时间内归还。
无论员工拥有什么公司财产，列出每一项，并详细说明员工应该如何归还这些物品。这可能包括以下内容:
- 工作笔记本电脑
- 移动电话
- 办公室的钥匙
- 公司信用卡
例子措辞公司记录显示你拥有以下公司财产:
- (列表)
这些物品必须在不迟于[日期]归还给公司。请与[人力资源代表]协调，尽快将这些物品退回。
何时使用解约函
无论你的公司是否有提供解聘信的政策，或者你所在的州是否要求这样做，解聘信必须根据情况仔细撰写，包括某些细节。企业不需要向雇员提供解雇信公平劳动标准法，但这是很好的练习。
部分人事经理的技能包括沟通、反馈和开放——在讨论员工即将被解雇时，所有这些都会派上用场。除非情况决定谈话是不可能的，与员工进行简短的交谈可以减轻打击，并允许员工提出问题。
有理由终止
有些事件和行为需要立即终止。严重违反公司政策，工作场所暴力和非法行为都符合条件。由于这些原因，立即解雇这个人，然后写一封解约信。在这种情况下，你可以亲自进行解雇，然后在当天晚些时候给员工发一封信。如前所述，如未能亲自递交，建议以挂号信方式寄出终止聘用通知书，以确认已收到。
员工也可能因表现不佳而被解雇。虽然这可能发生在单一事件之后，但它通常是进步的学科员工没有改进的地方。当你跟随你的员工管理流程，你可以确信你的文件是有序的，给你一个合法的商业理由，并支持你的解雇信。
无理由终止
如果一名员工表现不佳或有不当的工作行为，你可以选择有理由地解雇他们——但你也可以选择毫无理由地解雇他们。大多数公司都是权的雇主，这意味着雇主可以在任何时候有理由或没有理由地解雇雇员。
在无理由解雇的情况下，保持你的信件简单和专业。让员工知道他们的雇佣关系已经结束，并提供终止的日期以及有关最终工资的任何信息。您还需要包含要求员工返回任何公司属性的语言。
终止合同并遣散费
如果你决定解雇一名员工，无论是否有原因，你都可以决定提供遣散费。这意味着给员工提供额外的工资，可以一次性支付，也可以长期支付。
一定要在你的雇佣终止信中包含关于遣散费的措辞。虽然你应该保持简短，但要概述离职协议的重点，并让员工知道他们必须将签署的离职协议文件交还给人力资源部门的日期。
裁员
裁员发生在公司缩减规模、重组或遇到财务困难的时候。而一个非自愿终止不是直接因为员工无法完成工作，大多数员工会把裁员当成是针对自己的，认为自己做错了什么。
在解雇信中表达同情——而不是悔恨——是至关重要的。不要道歉，也不要说你希望这件事发生在别人身上。保持专业，并对他们对公司的贡献表示感谢。
解约信常见问题(FAQs)
以下是一些关于解雇信的常见问题，以及这对员工和雇主意味着什么。
公司通常会选择放弃以书面形式提出解雇理由，以避免诉讼。然而，这种模棱两可往往会造成混淆，并可能使诉讼更有可能。如果你有一个合法的商业理由来解雇员工，并有文件来支持它，建议在解雇信中包括它。
在离职信中，你只需要传达一定的信息，仅此而已。你不必冷酷无情，但你不想包含太多细节。最好的建议是保持解雇信的简洁和直接，因为你不太可能陈述一些可能使你的公司陷入法律麻烦的事情。
这取决于雇员被解雇的类型。被解雇了意味着你与公司的雇佣关系立即终止，没有任何额外的补偿(法律要求的除外)。带着遣散费被解雇就是带着补偿被终止。这是员工被解雇后工资的延长。
虽然这两个词都意味着你不再受雇于公司，但被解雇比带薪终止更有分量。
有些州要求你在解雇员工时向他们提供一份解雇信。目前，大约有20个州的法律要求雇主提供这种具体的通知。点击这里了解更多．
不要暗指、讨论或写员工因歧视原因被解雇。而雇佣赋予您在任何时间以任何理由解雇员工的权利，只有在真正的解雇理由是非歧视性的情况下才允许。如果发生不当解雇诉讼，解雇信提供了解雇的证据，日期和原因。
底线
解雇一名员工并不容易，但每个企业都不得不时不时地这么做。保持专业和专注于你的业务可以使解雇信看起来毫无意义，但这是为了你的公司好。这样做的结果是，你向即将离职的员工表明你没有怨恨，并维护了公司的声誉。
