为你的小企业跟踪员工工作时间的4种方法
跟踪员工的工作时间不仅是管理者衡量员工时间花在哪里的安全方法,而且还有助于企业了解劳动力成本,准备工资单,提高员工的工作效率。
无论是时间表软件,电子表格,物理时钟,还是手动跟踪,通过权衡技术需求,成本,法律遵从性和员工易用性来确定哪种方法最适合您的小型企业。
1.时间跟踪软件
时间跟踪软件减轻了记录员工工作时间的负担,确保您的员工得到准确的补偿,并协助完成工作维护员工日程安排.
使用时间跟踪软件还可以使工资单处理更高效:- 员工以数字方式记录时间,减少错误
- 主管和经理可以通过点击一个按钮来批准在线输入的时间
- 人力资源专家可以运行报告,让管理层看到可以改进的地方
下面是推荐的时间跟踪软件列表,包括每个软件可能最适合的业务,以及相关的成本。
推荐的时间跟踪软件 |
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它是什么
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最适合
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成本
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一体化的员工调度、时间跟踪和人力资源解决方案 |
发展中企业只有一个实体地点,雇佣小时工 |
基本计划:免费
All-in-One Plan:每个地点每月80美元 |
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基于云的时钟解决方案,提供在线时间输入,超时跟踪,GPS跟踪,以及可选的网络摄像头和设备锁定功能 |
需要帮助跟踪可计费项目时间的小型企业 |
标准计划:每个用户每月2.99美元,外加每月19美元的基本费用
职业规划:
每个用户每月3.99美元,外加每月19美元的基本费用
企业计划:订价 |
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员工调度软件与时钟和考勤功能 |
在多个地点招聘的初创公司和雇主 |
基本计划:每个用户每月4美元
完整的计划:
每个用户每月8美元 |
GPS跟踪软件
使用GPS跟踪软件监控员工的工作时间,可以记录他们从一个工作地点到另一个工作地点的时间和出勤情况。
当你的员工在办公室外工作时,GPS跟踪方法可能是你业务的正确选择。这对快递服务、物流、建筑和公共交通公司最有效。GPS时间跟踪对员工来说很简单,当他们在现场工作时,他们可以从任何设备(比如手机)记录他们的时间。此外,对于在办公室维护时间表的企业主和经理来说,这很容易,因为他们可以通过应用程序直接向HR报告。
价格可以低至每个用户每月3美元(外加每月10美元的基本费用),基本服务如ClockShark.这种类型的大多数软件还收取每月基本费用,并为任何业务规模提供定制包。
查看我们的ClockShark审查了解更多。
2.手动员工时间跟踪
人工时间跟踪的历史和企业本身一样悠久。也被称为纸笔跟踪,员工将自己的时间记录在手写的纸上。这种方法可能导致问题(例如次盗窃(会计错误、工资问题和违反劳动法),不建议小企业使用。
手动时间跟踪不能提供软件时间和出勤解决方案的准确性和安全性。尽管这是一种免费的方法,但以下是重新考虑手动时间跟踪的原因:
- 低效率:员工可能会花费数小时手动记录自己的时间。
- 错误:把小时数加起来可能会犯数学错误。
- 不便:在这个电脑和手机的数字世界里,员工在纸上记录工作时间可能会有问题。
- 不可靠:在纸上记录工作时间是一个安全问题。如果你弄丢了报告,可能会导致错过几个小时。
3.电子表格时间跟踪
电子表格时间跟踪利用模板的工具,如谷歌表或Microsoft Excel.这类似于手动时间跟踪,员工将他们的时间输入到电子表格中,但提供了数学功能以提供更好的准确性。电子表格可以在网上与经理和主管共享,以进行时间检查和批准。
Google表格和Microsoft Excel都提供了自动计算总工时、正常工时和加班工时的时间表模板。它们还可以帮助跟踪组织内团队的效率和生产力。
一旦你购买了Google Workspace(低至每个用户每月6美元)或Microsoft 365(每年70 - 100美元),电子表格和时间跟踪模板就可以免费使用。
我们提供了一个简单的方法来做到这一点,通过免费模板在我们的文章考勤卡和考勤表.
4.物理时钟
需要现场员工“打卡”的企业转变或者工作日可以从使用物理时钟中受益。您可以使用壁挂式或生物识别时钟,这取决于您的具体业务需求。
我们评估了最佳员工考勤表帮助企业找到符合他们要求的选择。
跟踪员工工作时间的原因
小型企业需要跟踪员工的工作时间:
- 准确处理工资表:准确地计算工资,你必须知道每个员工的工资或每个工资期的工作时间。时间表也有助于跟踪带薪休假和收益。自动时间跟踪可以通过减少考勤表错误来简化你的工资发放流程。它还可以消除对大型工资部门的需求。
- 监督员工出勤情况:记录下来的时间可以作为一种工具attendance-keeping方法为你的员工。根据记录的工作时间,您将能够确定员工是否完成了每周的全部计划工作,带薪休假,或者工作时间不足。时间跟踪还可以清楚地了解员工完成任务所需的时间。管理者可以更好地管理员工通过计算未来的任务和团队范围。
- 遵守劳动法:的公平劳动标准法(FLSA)要求所有雇主跟踪他们的小时工的时间。虽然FLSA不要求特定的表格来保存记录,但必须保存所有非豁免雇员的数据(无论是否计时工或小时工),显示他们每天和每周的总工作时间、支付的工资和加班费。不合规的常见形式是由于不准确的记录保存。使用软件跟踪时间和出勤可以减少错误并防止可能出现的代价高昂的法律问题。
- 执行具体的会计和人力资源职责:员工时间跟踪可以用来确定跟踪的时间是可计费的还是不可计费的,从而提高公司的生产力。因此,会计专家可以监控项目预算,并在需要时重新确定任务的优先级。此外,跟踪员工的时间可以让公司在哪些领域需要额外的资源。
除了工资单、遵从性和其他直接好处之外,时间跟踪还为员工和企业提供了更多无形的好处。
对小企业的好处 |
雇员福利 |
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问责制:雇员被限制在他们的工作时间内。 |
安全:确保他们的工资是基于他们的实际工作时间。 |
清晰:时间跟踪提供了每个工作人员执行任务的透明性。 |
管理:通过跟踪他们的时间,员工可以看到他们在哪里取得了进步,在哪里可以改进他们的时间管理。 |
士气:跟踪员工时间可以减少微观管理,提高员工满意度。 |
洞见:时间跟踪帮助员工记录他们正在进行的项目,洞察工作行为和模式,以及他们的整体表现。 |
准确性:时间跟踪为简化的薪资流程提供准确的信息。 |
独立性:时间跟踪允许员工自我管理并了解他们的整体能力和工作量。 |
底线
跟踪员工的工作时间对雇主和员工都有好处。准确的时间跟踪可以确保你只支付员工实际工作时间的费用,从而为你的企业节省数千美元。此外,选择适当的时间和出勤方法可能意味着在法律遵从、有效预算、减少工资错误和提高员工绩效方面的差异。