什么是电话筛选?它如何使小企业受益
本文是一个更大的关于网络电话.
电话筛选帮助企业过滤不需要的电话,并优先考虑已知的客户。虽然每个互联网语音协议(VoIP)提供商都有所不同,但呼叫显示通常包括来电识别(ID)、请勿打扰(DND)和呼叫阻止功能。具有呼叫筛选工具的商务电话系统将来电显示数据与来电姓名(CNAM)数据库交叉引用。了解什么是电话筛选以及它如何改善业务沟通。
来电显示如何运作
自动呼叫筛选识别入站呼叫者,并根据与日程安排、黑名单或接收方状态相关的预配置规则采取行动。例如,它会把电话直接转到语音信箱,或者要求来电者说出自己的名字。
呼叫筛选适用于所有设备,如台式电话、电脑和移动电话。该技术还可以与呼叫管理功能一起使用,包括电话筛选自动呼叫分配器(ACD)和自动座席。总之,这些工具基于呼叫筛选和处理首选项来路由传入呼叫。
免打扰是一种常见的呼叫显示功能小型企业VoIP服务,比如RingCentral。您可以使用免打扰来阻止所有来电,或只接受您的直拨电话或来自您的允许列表中的来电。
同样,呼叫公告是一个流行的筛选呼叫的工具。RingCentral和Google Voice用户启用了这一功能,可以在所有设备上屏蔽来电。它会显示已知来电者(你联系人名单上的人)和谷歌地图上列出的企业的名字。对于未知来电者,筛选工具会要求来电者说出自己的名字,并将录音的名字播放给您。选择接听电话或将其发送到语音信箱。
以下是其他几种屏蔽电话的方法:
- 根据来电显示或联系人的国家或邮政编码,将呼叫转接到设备或代理
- 将未知来电者或黑名单上的来电者自动发送到语音信箱
- 听或读语音邮件,然后决定是否接电话
- 对拒绝的电话发送自动短信或语音回复
- 在结束通话前,播放预先录制好的消息给被阻塞的来电者
小企业呼叫筛选的好处
根据奥玛大学的一项调查,84%许多小企业每天都会接到自动电话,员工在每个电话上浪费24分钟。此外,客户受挫的一个主要原因是无法快速联系到代理。事实上,根据Squaretalk的研究,27%把缺乏效率作为糟糕的客户服务体验的主要症结。电话筛选让你的团队专注于客户,而不是垃圾邮件或诈骗电话。
筛选打到你的线路或全公司电话系统的电话的好处包括:
回收你的时间
企业家、员工和主管可以设置参数,以保护他们在工作时间之外的时间。筛选工具与呼叫处理路由或转发规则允许您控制是否或何时接听呼叫,而不会损害呼叫者的体验。
降低运营成本
根据Ooma的报告,平均垃圾电话使公司损失惨重9.46美元在生产力损失方面,筛选电话每年为您的组织节省高达118,000美元。它还提高了员工的体验,从而减少了人员流动。
改善呼叫者体验
奥玛发现44%许多企业主和经理认为“自动电话分散了真正的电话”。呼叫筛选工具将非常重要的人(vip)移动到队列的前面或释放您的座席的时间,因此他们更快地接听电话。
更低的呼叫放弃率
前台、客户服务和销售的电话排队很长,导致来电者挂断电话。使用呼叫筛选方法来优先处理重要客户或重复来电者,同时减少等待电话的数量。
提高效率和生产力
不请自来的电话会让人分心,奥玛说需要23分钟恢复并“变得完全有生产力”。筛选电话减少了这些浪费时间的活动。
来电显示功能
在基本层面上,呼叫筛选依赖于你的设置和电话号码或联系人数据库。然而,许多VoIP业务特点确保你的电话筛选工具有效地工作。无论你现有的电话系统是否具有来电显示功能,还是想要寻找一个新的电话系统,以下是你需要寻找和使用的功能:
来电通知
如果你在移动中,电话提示可以帮助你决定是否接听电话。您可以将其配置为口头说出联系人列表中来电者的姓名,并播放未知来电者说出其姓名的录音。在口头通知之后,接受或拒绝电话。被拒绝的电话转到语音信箱,一些电话系统允许你将来电者送回主自动助理菜单。
即时语音或文本响应
呼叫筛选服务可能支持自动应答,即对筛选后的呼叫作出响应。如果你错过电话或选择不接电话,Grasshopper的即时回复功能会向新来电者或电话号码发送短信。您可以为每行创建不同的消息,并且收件人可以在方便时回复您的文本。
Dialpad还有即时回复功能。它会在工作时间后或当您启用免打扰时发送文本消息给未接来电。另外,RingCentral会给你60秒的时间,让你用文本转语音的方式回复来电者。创建自定义语音留言或使用模板。录音播放后,打电话的人会听到一系列可能的行动,包括回答“是”、“不是”或“紧急,请立即打电话”。
语音信箱的筛选
如果你正在等待一个重要的电话,语音信箱筛选可以帮助你有效地利用时间。RingCentral用户在来电时点击“显示语音邮件”。此功能可让您实时收听消息。然后你决定接电话还是不听。如果你不听,来电者就会完成他们的语音邮件,你可以稍后再听。
调用的阻塞
如果您的企业不断收到来自特定电话号码的不必要的电话,您可以使用呼叫拦截应用程序.这个特性在大多数商务电话系统上都是可用的,包括Google Voice、Grasshopper和RingCentral。谷歌语音提供了一个“电话不在服务中”的信息。然而,RingCentral提供高级定制功能来处理被屏蔽的号码。
一旦你把一个号码放到屏蔽号码列表中,RingCentral就会屏蔽所有传入的传真、电话和短信。然后,您可以选择发送错误消息、问候或什么也不说。
呼叫路由技术
商务电话系统提供虚拟接待员、交互式语音应答(IVR)和自动呼叫分配器(ACD)技术。这些工具对已知联系人、区号或地理位置使用呼叫筛选配置,自动将呼叫转接到正确的人、语音信箱或菜单。
例如,RingCentral允许您将国际呼叫者转发到他们所在地区的远程代理。您还可以为联系人列表中的人设置特定规则,例如将他们发送给他们喜欢的代理。另一种选择是在允许特定客户、家人或朋友的同时,对来自特定邮政编码的呼叫使用基于日程安排的路由。
电话应答服务接待员会帮你筛选电话。然而,这些解决方案的成本可能比在VoIP电话系统上启用呼叫筛选和路由功能要高。
DND和基于时间表的筛选
免打扰(DND)可以让个人自动屏蔽来电。您可以将免打扰设置为在会议中应用于所有呼叫,也可以只接受某些人的呼叫。例如,您甚至不需要听到免打扰铃声,除非是VIP或您一直在等待的电话。
呼叫显示提供商
许多Android和iOS手机都有电话筛选工具,可以处理个人电话或从你的VoIP账户转来的电话。然而,你可能想屏蔽来自办公室电话和电脑的电话。的最佳商务电话系统提供来电显示功能和无限通话的商务电话号码。
VoIP服务通过向呼叫者打招呼,同时向接收者提供呼叫者信息,使筛选过程无缝衔接。它提供了各种配置方法,包括公司范围或个人用户设置。
使用RingCentral找出是谁打来的电话,然后决定如何回应。RingCentral为桌面应用程序、办公电话和移动设备提供呼叫筛选工具。在桌面电话上,选择宣布内部分机或部门来电,或让不知名的来电者说出他们的名字。
RingCentral还有免打扰和呼叫阻止功能,可以屏蔽特定电话号码、没有来电显示的来电者或整个区号。你可以通过实时收听语音邮件来筛选语音邮件。此外,RingCentral还有一个独特的文本转语音功能,可以让你将自定义或预设的信息传递给通话中的来电者,而无需接听。
订阅包括单级或多级自动服务,具有基于时间表或位置的路由。每位用户的起价为19.99美元,1至20人按年计费,每月收费。了解更多功能RingCentral审查.
如果你有一个远程团队,想要共享电话线而不支付每用户费用,蚱蜢是一个很好的解决方案。这是一个虚拟电话系统,具有基本的呼叫筛选、阻止和转发功能。根据我们的蚱蜢审查在美国,用户很欣赏它的易用性和可负担性。
即时响应功能可以让您自动响应新的或未知的来电与预先写好的文本消息。收件人可以回复您的消息,为您提供更有效的回调的关键信息。和RingCentral一样,Grasshopper也有一个黑名单,你可以把1000个数字加起来。如果一个数字出现在列表上,这个函数不会给你的行打电话。要求被屏蔽的来电者说出他们的名字并决定是否接听。
Grasshopper的起价为28美元,可按年支付一条线路和三个扩展。与其他互联网协议语音(VoIP)服务不同,所有Grasshopper订阅都具有相同的功能。更高级别的计划提供更多的线路和扩展。
谷歌语音提供免费版本,供个人使用和想要商业电话号码的个人创业者使用。它把你的手机变成一个工作设备,允许你筛选来电,并创建自定义呼叫转移规则。来电显示功能要求未知来电者说出他们的名字,你可以选择接听来电或将其发送到语音信箱。
通过自定义呼叫前转,选择一个或多个联系人或列表应用某些规则。例如,您可以将规则应用于星号联系人、匿名来电者或家庭成员。如果你是谷歌工作空间的用户,并且需要一条或多条业务线,那么谷歌语音附加功能的起价是每人每月10美元。查看我们的谷歌语音评论看看它是否适合贵公司。
来电显示最佳做法
许多消费者和小型企业使用呼叫拦截程序呼叫筛选工具。因此,让客户在线上是很有挑战性的。此外,确保你的软件不会阻止潜在的销售线索与你的员工联系是至关重要的。
使用这些技巧来提高你的电话筛选和外展技巧:
设置本地号码和来电显示
请与您的电话服务提供商联系,看看它是否支持CNAM注册。该功能将您的企业名称,或者在某些情况下,将部门分机(如客户服务或账单)放在来电显示上。客户可以看到是谁打来的电话,并且更有可能接听经过验证的号码,而不是未知的号码。
同样,本地电话号码也会增加你通过消费者电话筛选程序的几率。考虑购买一个熟悉区号的虚拟号码。像RingCentral这样的商业系统提供本地和国际号码,所以你可以使用特定的号码进行有针对性的活动。
将您的CRM连接到您的电话系统
选择一个与客户关系管理(CRM)集成的电话系统是必不可少的,它可以让你在确保已知联系人总是接通的同时,筛选不需要的电话。此外,CRM集成为座席在通话前和通话期间提供了来电者的详细信息,使他们能够个性化他们的方法。如果您筛选呼叫并使用呼叫公告功能,这将非常有用。
例如,如果你知道有来电者拨打了你的客户服务热线,用适当的问候语回答,并称呼他们的名字。
定期查看筛选电话和语音邮件
电话筛选软件并不完美。在许多情况下,它会筛选来电者,直到您将他们添加到联系人列表中。如果你的客户经常更换电话号码或潜在客户给你的组织打电话,你可能会错过重要的电话和信息。
经常查看筛选过的通话记录和语音邮件。这样,你就可以发现任何问题,并调整你的呼叫筛选规则,以防止问题再次发生。
常见问题(FAQs)
手机上的呼叫筛选是如何工作的?
Android和iPhone设备有一些内置的呼叫显示和阻止功能。大多数显示来电的来电显示,并允许您从语音邮件、最近或收藏夹呼叫记录中屏蔽号码。您还可以将未知来电者静音,并将其直接发送到语音信箱。或者,从你的VoIP提供商那里添加一个移动软电话应用程序来筛选商务电话。
你能屏蔽同事打来的电话吗?
许多商务电话系统允许您根据日程安排或拨打的号码或分机自定义您的偏好。使用免打扰功能,避免所有来电者(包括同事)振铃。如果你在开会或度假,这个方法很有效。打电话的人仍然可以留下语音邮件,并确保查看通知以查看未接来电。
呼叫筛选对国际电话号码有效吗?
一些VoIP和移动电话服务可以让你屏蔽来自国际号码的电话。例如,您可以设置按位置呼叫通知,要求来自您所在地区以外的来电者陈述其姓名。你还可以使用国家代码屏蔽一组号码,并将这些电话发送到语音信箱。
底线
不必要的电话会给你的团队带来负担,还会占用电话线。筛选电话可以减少垃圾电话或诈骗电话,让你的公司集中精力与客户沟通。您还可以为个人定制呼叫筛选和处理功能,或者制定全公司范围的规则。此外,呼叫筛选对于内部和远程团队都是有效的,因此它适用于广泛的用例。
然而,来电显示只是您的商务电话系统的一个重要功能。像RingCentral、Google Voice和Grasshopper这样的公司提供了许多工具来提高体验和生产力。查看我们的免费电子书,了解如何选择您的商务电话系统。