如何在电子邮件中要求付款[+3个专业电子邮件模板]

当向客户发送付款提醒时，您应该包括所欠金额，付款截止日期以及可接受的付款方式，如支票或信用卡。发送付款提醒是成功的重要组成部分向客户提供信用和一个管理应收账款的最佳实践。我们建议您在完成工作后的一到两天内通过电子邮件发送初始付款请求以及发票。最重要的是，在与客户的所有沟通中保持专业而友好的语气。

为了您的方便，我们包含了三个模板，您可以下载，自定义，剪切和粘贴到电子邮件中:

1. 在开始工作前索要报酬:下载模板。
2. 工作完成后要求付款的:下载模板。
3. 拖欠的:要求逾期付款的:下载模板。

通常，当你需要向客户要钱时，你会陷入上述三种不同的情况之一——所有这些情况都需要不同的请求方式。我们将在下面进一步探讨每种场景。

1.在开始工作前用电子邮件索要报酬

如果你是服务提供商，最好的做法是要求预付协议总金额的20%到50%。

在发送发票和付款请求之前，请确保您已与客户沟通，您需要预付定金。这样，他们就不会被邮件打个措手不及。这段对话应该发生在他们同意让你提供商品或服务的时候。通常，如果您向客户发送报价或建议，则应该在这些文件中概述预付定金。

此邮件应在您的客户批准估算或报价并确定项目开始日期后立即发送。

此邮件应包括以下信息:

• 工作的总成本
• 要求存款金额
• 押金到期日期
• 预计工作的开始和结束日期
• 余额到期的日期
• 具体的语言是，“一旦收到定金或收到全额付款，工作将开始”，这取决于你的情况
• 可接受的付款方式，如支票或信用卡
• 关于如何提交付款的说明
• 如果有任何问题，请联系我们
• 附上发票复印件一份

下载如何在开始工作前通过电子邮件索要报酬模板并定制它。

2.工作完成后要求付款

一旦你完成了一项工作，你应该在一到两天内发送付款提醒。你等的时间越长，拿到钱的时间就越长。如果你不把它放在首位，那么你的客户也不会。

此邮件应包括以下信息:

• 到期金额
• 到期日期
• 可接受的付款方式，如支票或信用卡
• 关于如何提交付款的说明
• 如果有任何问题，请联系我们
• 具体的语言表达，“感谢您的业务，我期待着在未来与您合作。”
• 附上发票复印件一份

下载当工作完成时如何在电子邮件中要求付款模板并定制它。

3.礼貌地索要逾期付款

在我们讨论过的三种类型的邮件中，这可能是最难发送的一种。然而，请记住，你的客户和你一样忙，大多数时候，只是忽略了发送付款。虽然发火很容易，但如果你想要得到报酬，首要原则是保持头脑清醒。

此邮件应包括以下信息:

• 到期金额
• 到期日期
• 可接受的付款方式，如支票或信用卡
• 关于如何提交付款的说明
• 如果有任何问题，请联系我们
• 引用之前尝试收取付款的具体语言;例如，“我们在20xx年5月24日发的邮件没有收到回复。”
• 以前发送的电子邮件的副本
• 附上发票复印件一份

下载如何跟进逾期付款模板并定制它。

如果你在发送了几封电子邮件后没有收到客户的回复，那么是时候给他们打个电话了。总是给你的客户怀疑的好处，并保持礼貌。有可能你的电子邮件地址是错误的，或者你的电子邮件被放在垃圾邮件文件夹中。保持沟通渠道畅通是很重要的。

如果你能够接触到你的客户，而他们却无法支付你的费用，那就给他们一个付款计划的选择。将商定的计划记录下来，让你的客户通过电子邮件或签名确认。密切关注付款计划的截止日期，以确保你的客户遵守协议。

不按时付款的客户可能很难处理，尤其是如果他们不愿意回复的话。如果你想避免这些情况，你应该收紧你的信用授予政策，过滤掉那些有很高违约可能性的客户。在我们关于的文章中了解更多向客户提供信用。

收款流程

如果你所有通过电子邮件收款的尝试都失败了，你最后的手段就是实施一个更正式的收款流程。这将要求您通过邮件发送书面托收信。如果你在第四封催收信之后还没有收到付款，我们建议你联系催收公司。一定要查看我们的免费指南怎样写托收信与免费模板和提示如何避免付款收集问题在未来。

使用QuickBooks在线发送付款提醒

QuickBooks Online可以根据您设置的标准发送自动付款提醒。要在QuickBooks Online上执行此操作，请遵循以下步骤:

一旦满足条件，QuickBooks Online将自动通过电子邮件发送这些提醒，例如在截止日期前一天。我们建议最大限度地使用这三个提醒，这样您就可以减少应收账款人员的行政工作。

底线

我们分享了几个最佳实践，并为您提供了模板，以解决在电子邮件中要求付款的三个主要阶段。现在，是时候将我们与您共享的信息应用到您的客户计费流程中了。