小型企业如何评估会计软件：案例研究

对于企业来说，丢失账单非常容易，因此您的新会计软件应帮助您跟踪您要欠供应商和供应商的钱。最佳的会计系统使您可以通过单击按钮记录新的账单并在线支付钱，以帮助您减少处理支票和进行银行存款所花费的时间。一些计划通过允许您设置经常性付款来进一步迈出一步，这对于定期向供应商支付的企业来说是一个有用的功能。我们还评估了软件如何处理购买，从创建简单的采购订单到处理报价到购买和付款。

我们评估A/P的标准关注以下功能：

• 记录一笔费用而无需付款：良好的会计软件应允许您在收到发票时记录费用，而不必等到付款。
• 记录供应商的信用：在某些情况下，供应商欠您的钱，无论是退款还是返回商品。您的会计计划应允许您输入供应商信贷以记录退款或退货。
• 能够向发票发票的能力：如果您不想出于任何原因支付全部款项，例如供应商尚未完全交付的项目，则需要能够部分支付发票。

以下是我们对A/P评估中涉及的功能的完整列表：

除了跟踪您的欠款外，您的会计软件还应跟踪谁欠您的钱，欠您多少钱以及何时付款。我们根据发票功能（从创建和自定义发票到添加可计费人工，库存和费用）评估了该类别跨该类别的软件。强大的会计软件程序还应该能够设置和发送重复发票。我们还研究了该软件生产A/R报告的能力，例如客户出色的余额。

我们还审查了以下基本特征：

• 创建一个新客户：您应该能够在会计软件中设置客户，以便可以简化和跟踪与他们的交易。一项重要功能是第一次向客户收费时创建新客户帐户的“快速创建”选项。
• 将未填写的劳动力和费用添加到发票中：此功能可用于确保您向客户收取所有已支付和分配给其帐户的劳动和费用的费用。
• 接受客户的短付款：有时候，客户选择不支付全部发票。您的会计软件应具有简化的程序来管理短薪发票，以使您的会计记录准确。

我们在评估A/R时探讨了以下所有功能：

至少，您的会计系统应提供连接银行帐户的选项，使您可以从银行将实时数据导入系统并进行直接付款。一些软件还将接受QuickBooks在线文件，这使您可以下载文件而无需将软件连接到银行。如果您想通过支票支付账单，则您的系统需要能够打印和处理检查，并提供用于排空和删除重复支票的选项。

我们评估的其他主要功能包括：

• 银行和信用卡对帐：和解是良好会计的支柱之一。一个很好的会计解决方案应该具有自动化功能，以核对书籍和银行对帐单之间的交易，以避免手动对帐带来的问题。
• 查看杰出交易：您应该有能力在银行帐户中查看未完成的支票和未清理交易。

我们对银行和现金管理的评估涵盖了以下所有功能：

固定资产管理通常以包容性模块或单独的附加组件提供是监视设备和车辆的重要功能。尽管大多数会计系统没有全面的固定资产管理功能，但他们至少应该能够记录固定资产的购买。此外，他们应提供用于管理和跟踪固定资产，折旧计算，成本记录，审计历史记录和资源分配的基本功能。

以下是此类别中评估的所有功能的完整列表：

大多数会计计划没有适合项目合同业务的完整功能，但是有些计划具有估算和跟踪与项目相关的成本（包括人工，材料和设备）的基本功能。创建项目后，您还应该能够分配成本和实际人工，并添加新的交易，例如库存，费用和发票。项目经理应该能够按期限将实际项目成本与预算进行比较。

我们根据以下功能评估了项目会计：

会计系统不必替换您的税收软件，但是您的会计计划应能够跟踪按税收管辖区收取和提交的营业税。我们认为该软件可以根据您所在地区的税收规则设置具有正确要求的营业税项目的能力。全包会计计划还生成了有关税收负债的报告，并跟踪了不同时间段的税款。支付营业税责任和文件纳税申报表的能力是我们在此类别中考虑的最强功能。最重要的与所得税相关的功能是能够跟踪1099表格给分包商的付款。

这是此类别中评估的功能的完整列表：

库存会计因供应商而异。虽然大多数程序允许您在资产帐户中记录库存，但自动计算齿轮的能力是稀有的，但对于零售商和批发商来说是必不可少的功能。总体而言，最佳的会计软件必须包括手头跟踪库存，创建库存项目的功能，并进行调整以增加或减少股票的数量和成本。它还应该能够轻松地将库存添加到发票和账单上，同时调整出售或自动购买的库存水平。

我们对库存会计的评估包括以下功能：

至少，最佳的会计软件会生成基本报告，包括利润和损失（P＆L）声明，现金流报表和资产负债表。除了可用的功能数量外，我们还研究了该软件在创建报告类别方面的灵活性。一些程序提供基本报告，而更高级的解决方案可以按类别（例如课程和位置）运行报告。

我们试图生成以下类型的报告：

大多数会计软件声称具有响应支持，但我们不知道如果没有实际测试它们的效率。我们测试了每个软件的支持选项，并在电话和实时聊天支持上放置了最高分数。最可靠的客户支持使您可以启动呼叫，并可以快速拿起电话。如果没有电话支持，那么您应该至少能够通过电子邮件或聊天机器人寻求帮助。包括免费软件在内的会计计划还应提供自助资源，用户可以以自己的节奏浏览这些资源。

我们测试了软件提供商是否提供以下类型的客户服务：

每个移动应用程序都根据供应商提供不同级别的功能。我们根据每个应用程序执行重要的会计功能的能力进行了评估，例如发送发票和录制账单。功能强大的移动应用程序不需要具有桌面接口的所有功能，但是您本质上应该能够输入和接收付款，捕获费用收据并查看财务报告。

最好的移动应用程序应该能够执行以下功能：