什么是W-8BEN-E表?小企业指南
本文是一个更大的关于招聘.
表格W-8BEN-E是由美国公司付款的外国公司使用的美国国税局(IRS)表格。例如,如果您雇用的承包商不在美国,并且通过外国实体签订合同,则合同公司需要向您的业务提交文件。该表格称为美国税收预扣和报告(实体)的受益所有人身份证书,是一份冗长而复杂的税务表格,任何外国公司在从美国来源收到付款之前都必须填写。
向外国实体和承包商付款可能会令人困惑,错误可能会导致罚款和处罚。使用Remote等全球工资单软件来帮助您的小企业管理使用外籍员工时所需的IRS表格,从而保持合规。在每个纳税年度结束时,Remote将生成相应的纳税表格,并直接与您正在合作的承包商或承包公司共享。今天就试试吧。
当需要填写W-8BEN-E表格时
任何接受美国企业付款的非美国公司都必须填写W-8BEN-E表格,即使该外国公司是像许多国内自由职业者一样经营自己的企业。如果你的公司与外国招聘公司签订了合同,那么在你支付承包商的费用之前,它需要向你提供一份完整的W-8BEN-E表格。外国实体不必向美国国税局提交或存档表格;他们只需要提供一份副本给你存档。
几乎每个在美国纳税的人和公司都要缴纳某种程度的税——这也适用于外国企业。大多数支付给外国实体的款项都要缴纳30%的预扣税。如果一些国家的公司与美国签订了税收协定,它们可以获得减税或抵免。所有这些信息将通过审查外国实体提供的W-8BEN-E表格提供给您。然后,在向国际公司付款之前,由你以正确的税率适当地预扣这些税款。
如果您的小企业向外国实体支付以下任何类型的款项,这些款项都要缴纳预扣税:
- 服务报酬
- 感兴趣
- 股息
- 租金
- 年金
- 版税
- 任何其他固定或可确定的付款,不论付款频率
W-8BEN-E表格的用途类似于为您的小企业提供服务的美国承包商填写的W-9表格。你的公司必须在第一次付款前收集每一张表格,这是必要的,这样你就知道要收取的预扣税金额,以及外国实体是否允许任何豁免或抵免。
填写表格W-8BEN-E
你的小企业必须收集一份W-8BEN-E表格的副本,但并不需要实际填写表格——这是外国公司的工作。但是,您仍然应该知道如何填写表格,以便您可以在向外国实体进行第一次付款之前检查它的准确性。
必需的信息
表格W-8BEN-E是一个很长的表格,它有30个部分。我们不需要把所有这些部分都看一遍,而是回顾一下你需要注意的最重要的信息,并在外国实体发送给你这张表格时进行审查。
- 机构名称:必须提供企业的法定全称,以确保你支付的是正确的公司
- 公司所在国:这是必要的,这样你就可以知道美国是否与该国签订了税收协定,使外国实体有权减少或取消美国的预扣税
- 被忽视的实体名称(如适用):一个单独的企业所有者(如单一成员有限责任公司)在税收上不与公司分开,与个人工人是公司雇员的公司区别对待
- 组织类型:必须选择公司、合伙、信托、免税组织、遗产、被忽视的实体或外国政府,以便您了解组织结构的类型
- 外国账户税收遵从法案(FATCA)现状:从这个广泛的列表中只能选择一个框
- 永久地址:核实外国实体的国家位置
- 税号(TIN)或雇主识别号码(EIN)(如适用):并非所有外国实体都需要有TIN或EIN,但如果有,则必须在此处列出
- 全球中介识别号码(GIIN):这是国外的税号
表格的其他部分只会在有需要时,根据上述要求中的某些选择填写。这就是为什么理解表单很重要,这样您就知道外部实体应该或不应该完成哪些部分。
形式过期
表格W-8BEN-E在表格签署的年份结束后的三个日历年内有效。例如,如果一个外国实体给你一份签署于2022年7月1日的表格,那么该外国实体的W-8BEN-E表格将在2025年12月31日之前有效。确保你在这个日期之前寄给外国公司一份新的表格,这样他们就可以完成并返回给你,而不会遗漏任何付款。
但是,如果在此期间有关外国实体的任何信息发生变化,则表单将失效。例如,如果外国实体更改其名称,则需要填写新表格并将其提交给您,然后才能收到任何进一步的付款。提交新表单也会重置截止日期的时钟。
你的责任
检查表格的准确性和完整性,以确保您的小企业符合美国税法。确保你使用的支付处理程序有能力处理国际支付,并且知道要预扣的税额。这里有两个关键的技巧来帮助你保持顺从。
W-8BEN-E最佳实践和潜在缺陷
随着工作变得更加分散,甚至跨越国际边界,这给您的财务和薪资团队带来了额外的负担。他们必须确保适当的文件,以确保准确的国际支付。
不像支付给国内的独立承包商你不需要扣缴任何税款,你五月向国外实体付款时需要预扣税款。以下是一些简化文档收集和保存的技巧:
- 以电子方式收取表格W-8BEN-E(如上所述)
- 以电子方式领取身份证
- 是否至少有两名内部员工审核表格的准确性
- 在计算预扣税时,至少有两名雇员审查计算,特别是如果外国实体要求减税或免税
- 尽可能使用数据自动化工具
- 使用跟踪国际税法变化的软件
- 将文件保存在安全的电子存储中
- 设置日历提醒或使用自动工具在W-8BEN-E表格截止日期前至少90天提醒您向外国实体发送新表格
尽职调查对合规至关重要。外国实体未向您提交W-8BEN-E表的结果是,外国实体支付全额30%的税率,无论他们是否有资格获得减税或免税。
表格W-8BEN- e和表格W-8BEN
- W-8BEN- e表和W-8BEN表的关键区别在于你是与实体还是个人合作。如果你与外国公司签订合同,请使用W-8BEN-E表。如果您与外国个人(独立承包商或自由职业者)合作,请使用W-8BEN表。在这两种情况下,您的国际合作伙伴(无论是公司还是个人)都负责填写表格。
- 一共有五张W-8表格,当从一家美国公司向国外付款时,每张表格都有不同的用途。W-8BEN- e和W-8BEN是最常用的。
W-8BEN-E
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W-8BEN
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---|---|
用于与外国实体签订合同 |
用于与外国个人签订合同 |
扣缴30%的税款 |
美国企业可能不需要预扣税(外国个人可能仍需缴纳高达30%的美国税) |
长而复杂的形式 |
W-9的缩写形式 |
员工误分类合规风险低 |
员工误分类合规风险高 |
底线
当今劳动力的全球化特性增加了你可用的人才库,但也使你的工作变得复杂员工类型雇用和如何雇佣他们.如果你与跨国公司合作,这变得越来越容易和普遍,你需要克服一些合规障碍,包括知道你应该从你的国际合作伙伴那里收到哪些税表。如果您了解何时以及如何使用国税局W-8BEN-E表,您就可以避免合规问题并专注于发展您的业务。