如何在7个简单步骤中使用Zoho CRM
本文是一个更大的关于CRM.
Zoho CRM是一款流行的客户关系管理(CRM)软件,用于在协作环境中管理销售、营销活动和客户支持。雷竞技app通过根据您的组织喜好设置和定制系统,并结合您需要的数据和工作流程,您可以确保您充分利用Zoho CRM提供的所有高级功能。以下是如何使用Zoho CRM的七个简单步骤:
1.创建您的Zoho CRM帐户
学习Zoho CRM功能的旅程从创建Zoho CRM帐户开始。从Zoho网站上的“开始”页面,创建凭证信息,如您的姓名,电子邮件地址和密码。您也可以通过以下方式创建帐户谷歌或者领英账号。
在您的帐户创建并通过确认电子邮件验证后,您将被引导到欢迎屏幕。您可以从企业计划的15天免费试用开始,或者立即选择一个计划。当升级到常规付费计划或永久免费版本时,您将选择用户数量,结帐并付款(如果您选择的计划有必要)。
Zoho CRM提供了五种订阅计划,这些计划在功能、数据存储、自定义选项和用户数量方面各不相同。每个Zoho CRM计划的价格如下:
- 免费的:最多三个用户
- 标准:每个用户每月14美元,按年计费,或者每个用户每月20美元,按月计费
- 专业:每个用户每月23美元,按年计费,或者每个用户每月35美元,按月计费
- 企业:每个用户每月40美元,按年计费,或者每个用户每月50美元,按月计费
- 最终:每个用户每月52美元,按年计费,或者每个用户每月65美元,按月计费
要了解更多关于定价计划和平台的完整功能集,请访问我们的Zoho CRM审核页面.
管理员个人设置
作为CRM的初始创建者和用户,您被视为系统管理员或Admin。此角色使您成为所有其他用户的设置管理员和管理员,具有添加和删除其他用户以及设置其权限状态的能力。作为管理员,您负责设计适合您需求的设置。
从设置菜单:
- 选择一般
- 单击“个人设置”
- 为您的团队选择合适的语言和时区
组织设置
个人设置就绪后,创建实际的公司简介。转到“设置”菜单,在“常规”列下查找“公司详细信息”。从那里开始输入有关您的组织、财政年度、营业时间和标准货币的信息。
2.定制CRM系统
定制CRM系统指的是创建将在Zoho中使用的所有模块、字段、模板、管道和视图,这可以说是学习如何使用Zoho CRM的最重要的一步。作为管理员,创建这些模块并根据您独特的业务操作和首选项自定义其组件。以下是在选择Setup→customization时需要使用的主要自定义类别。
模块和字段
所有Zoho CRM功能和相关数据都被分类为“模块”。在模块中,用户可以进行协作,并让彼此了解有关销售机会、营销活动或客户支持计划的活动和状态。雷竞技app
默认情况下,Zoho提供了可以简单编辑的预制模块,例如Leads, Accounts和Contacts。你也可以从头开始创建新的。您可以通过选择要编辑的模块或在模块和字段定制页面上选择“+ New module”按钮来开始模块定制。
此过程包括为要收集的信息添加数据字段,例如电子邮件地址、电话号码、货币和日期。它还包括根据收集信息的方式编辑数据字段属性,例如使用单行格式、复选框或多选择数据字段的选项。此外,您可以在每个模块中编辑哪些用户有权访问数据的权限。
模块完成后,根据哪些模块是可见的以及它们将在顶部水平菜单选项卡上显示的顺序来组织它们。此外,从模块和字段定制页面,您可以定制模块的其他元素,例如:
- 记录详情页面:模块记录中的相关信息,如报价、附件或与交易、账户或潜在客户相关的项目
- 模块视图:模块中记录的布局和组织方式,如列表视图、看板视图或画布视图
- 页面布局:如何显示单个记录页以及根据输入系统的信息显示某些数据字段的条件设置
- 验证规则:在保存记录之前,为添加到数据字段中的信息设置审批规则,例如,在捕获记录之前,您可能需要在Deals模块的记录中设置最小交易规模($)
- 按钮和链接:将您的CRM字段连接到外部web链接或第三方应用程序,例如,一个潜在客户记录可能有一个人的LinkedIn个人资料链接到它
管道
使用any的必要部分CRM系统是管理你的销售或运营管道。这些是完成工作流程或完成交易所需的步骤,将用于与您的交易模块相关的状态跟踪和报告。
从设置→自定义→管道页面,单击“新建管道”。
从那里,添加管道的名称,您想要的布局,以及您的销售过程.你可以调整步骤的顺序,甚至可以设置运行时阶段转换的概率销售预测稍后。一旦一切都设置好了,选择Done,那么任何有权限使用您的交易模块的人都可以访问该管道。
模板
Zoho CRM允许您在CRM中创建和保存电子邮件、采购订单、发票、报价和邮件合并的模板。这个想法是,用户可以在可重复使用的东西上插入与该机会相关的信息,而不是每次有机会出现时都要经历重新创建文档或消息的繁琐过程,同时仍然保持个人风格。
您可以自定义所有类型的模板从设置→自定义→模板页面,在这里您选择电子邮件,库存,或邮件合并。每种类型都允许您从头开始创建或使用Zoho图库中预先设计的模板。
自定义主页
当您访问Zoho CRM帐户时,您的首页将是您看到的第一件事,它可以“快速浏览”CRM和销售活动。与此CRM的其他方面一样,它可以从设置→自定义→自定义主页设计。您可以切换多个主页,可以是以下三种类型之一:经典视图、用户主页和管理器视图,具体取决于特定的用户。
如果您有某些偏好,还可以选择创建自定义主页。在“自定义主页”界面:
- 选择“新主页”
- 添加您想要查看的组件(仪表板、任务等)和模块(交易、活动、潜在客户等)
- 在纸上按你喜欢的大小排列
- 保存并命名主页
3.集成外部应用程序
除了Zoho的内置功能和定制模块之外,用户还可以选择将Zoho CRM与他们喜欢的第三方应用程序以及其他本地软件集成在一起。这样做为您的CRM提供了额外的功能,并允许您在应用程序之间同步数据,因此您不必两次输入相同的信息。
集成Zoho应用程序
无论您想要将哪些Zoho创建的应用程序添加到CRM中,您都可以从设置→市场→Zoho进行操作。从那里,选择您想要添加的特定软件,单击Get Started,并按照屏幕上提示的说明进行操作。Zoho为其CRM客户提供了无数的应用程序。一些最受欢迎的包括:
- Zoho的项目
- Zoho的桌子
- Zoho活动
- Zoho的调查
- Zoho的邮件
- Zoho金融套件
集成第三方应用
与第三方软件的集成为您提供了与非Zoho创建的应用程序的功能和数据同步。Zoho允许用户集成谷歌以及微软的生产力产品、网站、社交媒体平台,甚至是HubSpot和Salesforce等其他crm。每个应用程序在集成过程方面各不相同。
许多外部集成(如Microsoft Outlook插件)可以通过Setup→Marketplace页面完成。浏览你想要的Zoho应用程序,然后按照它们独特的步骤进行操作。
4.导入和添加数据
一旦CRM系统设计得很好,并且与所有想要添加的附加组件、扩展和应用程序完全集成,就可以开始使CRM发挥作用了。这需要导入或添加已经收集并可能存储在单独数据系统中的数据。
要从电子表格文件或单独的CRM系统(如Salesforce、HubSpot或Insightly)迁移数据,请转到设置→数据管理→导入。从那里,选择您希望从中迁移的文件或其他CRM,并按照屏幕上给出的过程进行操作。一旦完成,你所有的线索,接触,交易和活动从其他系统将被添加到Zoho。
Zoho CRM可能是您的第一个CRM,您将手动添加信息。无论是潜在客户、联系人、交易还是其他模块,首先单击主页上的标签,将您导航到该模块。例如,如果是新联系人,则单击Contacts模块中的new contact按钮,输入数据并保存。
一旦创建了记录,您就可以启动更高级的功能,例如将其与其他记录(如案例、产品、订单或交易)关联。随着潜在客户或客户的产生,以及合作关系的建立,您将不断创造新的记录。
5.配置自动化工作流
工作流自动化允许您在事件发生时接收通知、创建任务和更新数据字段,而无需手动操作。例如,如果一个新的潜在客户表示有兴趣接收报价,则可以设置一个自动化规则,如果该潜在客户移动到交易管道的某个阶段,则可以为“创建并发送发票”的用户创建一个新任务。
当选择“创建规则”时,可以从“设置→自动化→工作流规则”中配置所有工作流规则。从那里,从下拉菜单中选择工作流将应用的模块,并输入名称和描述。
接下来,设置自动化触发器。屏幕将提示您配置各种步骤,直到您完成并可以保存工作流。Zoho CRM允许三种类型的规则触发器,它们将导致自动化操作的发生。它们如下:
- 记录动作:当添加、编辑、删除记录或更新某个数据字段时
- 日期字段值:当记录的每个数据字段发生日期时
- 得分值:当一个记录的分数增加、减少或更新时——通常用于领导评分限定线索
在自动化中,您可以设置工作流条件来处理您将激活或不激活自动化的场景。例如,您可以设置一个规则,在该规则中为销售经理创建一个任务,以便在交易记录移动到某个管道阶段时,在提案发出之前对其进行审查。
但是,为了避免在小额交易上浪费经理的时间,您可以设置一个条件,只有在交易金额达到10万美元或以上时才触发自动操作。完成触发规则后,系统将允许您在每个规则中添加一个或多个条件。
在设定规则和条件时,决定你是想要即时行动还是计划行动。“即时”仅仅意味着自动操作将在触发后立即发生,而“计划”在操作发生之前给出一定的时间。
6.邀请你的用户
一旦你根据你的需求设计、集成和配置了你的CRM平台,开始邀请你的用户。进入“设置→用户与控制→用户”页面。输入提示的可识别信息,例如他们的姓名和电子邮件地址。然后,选择他们在组织中的角色以及他们将拥有的配置文件。
概要文件确定他们的访问权限。它们可以具有管理员级或标准级配置文件。管理员权限允许用户访问所有数据和模块,而标准权限是有限的,并且基于管理员设置的角色和安全参数。
添加用户后,他们将收到一封电子邮件,以完成他们的注册并获得对CRM的访问权限。与系统管理员一样,他们可以根据布局和主页视图定制部分系统体验。此外,他们可以开始使用这些功能并在任务和交易上进行协作。
7.使用Zoho CRM功能
学习如何使用Zoho CRM的最后一步是积极利用可用的功能。我们建议在尝试先进的自动化和人工智能(AI)工具之前,慢慢熟悉潜在客户管理和联系组织等基本功能。此外,你应该玩弄布局,直到你对你的界面感到舒适,然后阅读Zoho的深入教程和如何掌握你的CRM指南。
客户关系管理的价值取决于您使用功能的程度,以及您的系统适应您不断发展的小型业务运营的程度。在开始Zoho CRM之旅的这一阶段时,需要考虑的一些活动包括:
- 不断更新记录:当你经历你的销售过程,部署营销活动,并雷竞技app支持您的客户,保持交易和联系记录与当前信息,任务和围绕该记录的活动的更新。
- 标准化功能使用:让使用一些内置和集成的特性成为企业标准流程的一部分。任何时候添加新功能或新用户时,都要强制执行CRM培训保持高采用率。
- 集成新的应用程序:每次将第三方应用程序添加到您的技术资源库时CRM集成功能与Zoho CRM,确保它集成为您的用户充分利用。
- 重新配置自动化:玩你的工作流程自动化,直到你觉得它是完美的。您将能够使用触发器和附加条件编辑当前的工作流程,直到它得到优化。
- 进度报告:使用Zoho的报告和分析功能,随时了解销售操作和平台内发生的一切。
- 尝试新功能:慢慢学习并尝试Zoho提供的新功能。开发人员不断创造新的CRM功能功能,并改进现有的功能,这些功能可能对您的销售团队有益。
底线
Zoho CRM是一个强大的工具,企业使用它来管理销售、营销和客户支持操作。雷竞技app使用该系统需要您了解Zoho CRM在特性、定制和集成方面的特点和能力。通过本通用帮助指南,您可以为您和您的团队获得完整的CRM体验,以实现业务流程自动化、组织客户数据和增加销售收入。