会计日记账分录:小企业指南
本文是一个更大的关于记账。
日记账分录用于记录会计中的交易,并在公司的总日记账中进行。它们至少影响两个账户,并且总借方必须等于总贷方。它们是会计学和数学的基础记账因为总账和财务报表中的所有数据都来源于日记账。
提示:
与小型企业会计软件在美国,企业主和簿记员很少需要做日记账分录,因为好的会计软件会在你填写表格后为你做分录。例如,当您向客户发送发票时,它将记录借记应收账款和贷记销售的日记账分录。
日记账分录的一部分
理解日记账分录的各个部分是一个记账基础所有记账员都应该明白这一点。日记账最简单的形式是借记和贷记。但是,为了保持会计记录的组织性和可追溯性,日记账分录还必须包含日期、发布参考和描述。在手工会计中,所有的日记账分录都记入普通日记账,也被称为“原始分录”。
杂志 |
第1页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2022 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
8月。 |
25 |
账户转借方
账户到贷方
日记账分录说明 |
1001
2002 |
10,000 |
10,000 |
- 日期:这必须是交易的日期,而不是入账的时间。
- 日记账描述:这个行项目简要描述了分录的目的。
- 投寄参考(投寄。Ref。):这显示了借方或贷方账户的总分类账户号码。簿记员通常在将日记账分录记入其各自的总账账户时填写这一部分。例如,你借记现金1万美元。在会计科目表中,现金科目的帐号是1001。在总分类账中将10,000美元借记记入现金后,你应该在借记分录对应的借记参考栏中输入1001。
- 借方和贷方分录:这些行项目应说明交易中受影响的账户。贷方分录如下总是缩进所有的借方分录都列在贷方分录之前。
日记账分录的类型
日记账分录有不同的类型,比如开分录、调整分录和倒转分录。如果你有一个手工记账系统,了解这些类型在日常记账中是必不可少的;但是,如果使用小型企业会计软件就像QuickBooks在线在日常记账中,类型并不重要。
每当你输入发票、账单和付款时,会计软件就会把日记账记在“幕后”。只有在年终调整或特殊情况下,你才会在它们中做日记账分录。
这些分录是将上一个会计期间的永久帐户期末余额结转到本会计期间。会计人员应参照结帐后的试算平衡表做期初分录。为了说明这一点,让我们准备新谷营销从2023年1月1日开始的财政年度的开始条目。雷竞技app
新谷营销雷竞技app
结帐后试算表
2022年12月31日 |
||
---|---|---|
账户 |
借记 |
信贷 |
现金存入银行-富国银行
应收账款
预付租金
库存商品
设备
累计折旧
应付账款
应计费用
不劳而获的收入
应付长期票据
斯泰西·威尔逊,资本公司
总计
|
28000美元
47000年
5000年
50000年
25000年
155000年
|
5000美元
14000年
18000年
29000年
40000年
49000年
155000年
|
要做开业分录,借记所有正常借记余额的账户,贷记所有正常贷记余额的账户。我们2023财年的开局项目如下:
杂志 |
第1页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
1月 |
1 |
现金存入银行-富国银行
应收账款
预付租金
库存商品
设备
累计折旧
应付账款
应计费用
不劳而获的收入
应付长期票据
斯泰西·威尔逊,资本
2023财政年度的开放条目 |
28000年
47000年
5000年
50000年
25000年 |
5000年
14000年
18000年
29000年
40000年
49000年 |
经常核对借方和贷方,确保借方和贷方相等。
转帐分录将金额从一个帐户转移或分配到另一个帐户。通常,它们影响同一类中的帐户。让我们假设虚构企业New Valley Marketing的所有者Stacey Wilson在2023年1月15日创建了一个工资账户,并从现金账户中转账了10,0雷竞技app00美元。转帐分录为:
杂志 |
第1页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
1月。 |
15 |
现金-工资
现金存入银行-富国银行
为工资账户转账 |
10,000 |
10,000 |
更正分录用于更正在账簿中发现的错误和错误。为了说明这一点,让我们假设Stacey Wilson的簿记员将一月份的电费账单错误地记录为151美元,而不是115美元。修正分录为:
杂志 |
第1页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
1月。 |
15 |
现金存入银行-富国银行
公用事业费用
纠正记录工具中的错误 |
36 |
36 |
上面的错误是换位错误。由于原来的金额只有115美元,我们需要减少36美元的公用事业费用,并增加同样数额的现金账户。
调整过程是应用权责发生制会计的结果。由于权责发生制在发生时记录交易,而不是在支付或收到现金时记录交易,因此需要进行一些调整以更新账户余额。有三种调整分录:应计调整、递延调整和折旧调整。
调整分录总是至少影响一个损益表帐户(名义帐户)和一个资产负债表帐户(实际帐户)。
收益
应计项目是指即使尚未收到或支付现金,也要确认的收入或费用项目。具体来说,应计项目有两种:应计费用和应计收入。为了说明这一点,让我们考虑以下交易:
- 应计费用:New Valley 雷竞技appMarketing在2023年2月记录了100小时的员工累计带薪休假(PTO)。每小时收费25美元。2月份,员工们休了40个小时的PTO。60小时的PTO累计但未使用(1,500美元)必须在2月底累计。
- 应计收入:该公司从一位客户那里收取了5,000美元的60天期应收票据,占咨询费的6%。2月底应计利息为50美元。
记录应计项目及其后续调整的分录如下:
杂志 |
第二页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
2月 |
1 |
应收票据
所赚取的咨询费
记录收到的通知 |
5000年 |
5000年 |
|
27 |
应收未收利息
利息收入
记录应计利息 |
50 |
50 |
||
28 |
薪金及工资费用
应付薪金及工资
累积2月1日未使用的专利使用权 |
1500年 |
1500年 |
解释:
- 应计费用的目标是在费用发生时的适当会计期间确认费用。在上面的例子中,2月份的60小时PTO应计恰当地记录了2月份的费用。预提报告2月份的费用,因为它属于2月份的员工权利,虽然还没有使用。
- 就像应计费用一样,我们也应计收入,以便在获得收入的当期确认收入。斯泰西•威尔逊(Stacey Wilson)为期三个月的咨询合同就是一个应计收入的例子。截至2月1日,即使客户没有付款,该公司也已经赚了1.2万美元。2月1日的咨询合同是2月的收入,不管客户每月将支付$4,000。
延期货
递延是指已收到或支付现金但尚未赚取或发生的收入或费用项目。延期付款也被称为提前付款。递延的类型是递延费用或预付费用和递延收入。让我们使用以下事务来说明这两者:
- 递延收入:1月15日,一位客户预付2000美元聘请斯泰西·威尔逊(Stacey Wilson)于2月26日担任顾问。
- 待摊费用:斯泰西·威尔逊于2023年1月31日为这栋楼购买了一份为期12个月的火灾保险。每年的保险费是12000美元。第一个月于2月28日到期。
记录延期付款及其后续调整的分录如下:
杂志 |
第4页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
1月。 |
15 |
现金
不劳而获的咨询费
记录客户预付款项 |
2000年 |
2000年 |
|
31 |
预付保险
现金
记录火灾保险单 |
12000年 |
12000年 |
||
2月。 |
26 |
不劳而获的咨询费
所赚取的咨询费
调整已赚取的咨询费 |
1000年 |
1000年 |
|
28 |
保险费用
预付保险
对过期保险进行调整 |
1000年 |
1000年 |
解释:
- 根据收入确认原则,只有当公司提供了约定的商品或服务时,才应确认收入。
- 1月15日,Stacey还没有提供咨询合同,所以即使已经支付了现金,我们也不应该确认那天的收入。我们暂时将这笔钱存入一个名为“未赚咨询费”的负债账户,因为斯泰西仍然有义务履行咨询业务。
- 2月26日,Stacey完成了咨询业务,因此我们应该通过记入已获得的咨询费(一个收入账户)来确认收入。
- 预付费用是指预先支付的费用。在上面的例子中,Stacey购买了一份12个月的火灾保险。因为保险期限是12个月,所以我们不应该把这12,000美元全部确认为费用,因为保险还没有到期。随着时间的流逝,一部分保险到期,到期的部分必须记为费用。因此,我们借记过期金额的保险费用。
折旧
最后(也是最简单的)调整条目是折旧。它只是将定期折旧记录为费用,并在资产负债表上更新累计折旧帐户。折旧调整通常在年底进行。调整折旧记录的分录为:
杂志 |
98页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
12月。 |
31 |
折旧费用
累计折旧
记录折旧调整 |
xxx |
xxx |
结账分录是结账名义账户或损益表账户的分录。请注意,损益表帐户总是以零余额开始新的会计期间。以前期间的所有收入和费用都结转到企业的资本账户或留存收益账户。
为了说明这一点,让我们使用截至2023年12月31日的新谷营销调整后的试算表。雷竞技app黄色突出显示的项目是我们需要关闭的损益表账户。
新谷营销雷竞技app
调整后试算表
2022年12月31日 |
||
---|---|---|
账户 |
借记
|
信贷
|
现金在银行-富国银行 |
92500美元 |
|
应收帐款 |
90000年 |
|
库存商品 |
35000年 |
|
设备 |
25000年 |
|
累计折旧 |
7500美元 |
|
应付帐款(应收帐款) |
24000年 |
|
应计费用 |
28000年 |
|
不劳而获的收入 |
30000年 |
|
应付长期票据 |
20000年 |
|
斯泰西·威尔逊,资本公司 |
49000年 |
|
所赚取的咨询费 |
300000年 |
|
销售 |
25000年 |
|
服务成本 |
60000年 |
|
销货成本(COGS) |
15,000 |
|
薪金及工资费用 |
140000年 |
|
一般及行政费用 |
21000年 |
|
杂项费用 |
3000年 |
|
利息费用 |
2000年 |
|
总计
|
483500年
|
483500年
|
最后,我们使用一个叫做“收入汇总”的特殊账户。这是一个临时账户,我们结清所有的收入和支出,然后将其余额转入资本账户。
首先,让我们关闭所有的费用账户。由于费用账户的正常余额是借方,我们就把它们贷记为零吧。
杂志 |
99页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
12月 |
31 |
收入汇总
服务成本
销货成本
薪金及工资费用
一般及行政费用
杂项费用
利息费用
关闭费用账户 |
241000年 |
60000年
15,000
140000年
21000年
3000年
2000年 |
让我们对收入做同样的事情。信贷增加收入,所以我们借记它们,把它们归零。
杂志 |
99页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
12月。 |
31 |
所赚取的咨询费
销售
收入汇总
结清收入帐目 |
300000年
25000年 |
325000年 |
收入汇总账户的余额为84,000美元(325,000美元- 24.1万美元)。如果收益汇总账户是贷方余额,这意味着公司在该年度获得了净收入。否则,借方余额意味着它发生了净损失。
提示:
在结清所有收入和费用账户后,收入汇总账户应与损益表上的净收入或净损失相匹配。
最后,让我们通过借记将收益汇总账户与资本账户结清。
杂志 |
99页
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
12月。 |
31 |
收入汇总
斯泰西·威尔逊,资本
结束收入汇总 |
84000年 |
84000年 |
倒转分录可以方便地记录未来的交易,并在下一个会计期间开始时进行。这是会计循环中的一个可选步骤,但可以方便未来的会计交易,而无需额外的日记账分录。当你做逆向分录时,你只需要把你做的调整分录倒过来。
为了说明这一点,让我们假设Stacey Wilson在2023年5月1日获得了20,000美元的银行贷款,总利息支出为2,400美元。贷款必须在2024年4月30日偿还。会计在2023年12月31日计提了1600美元的利息。
的初始和调整分录记录贷款的有:
杂志 |
页x
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
五月 |
1 |
现金
贷款支付
记录银行贷款 |
20000年 |
20000年 |
|
12月。 |
31 |
利息费用
应付利息
对银行贷款计息 |
1600年 |
1600年 |
的转回分录而记录贷款支付的分录有:
杂志 |
页x
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
1月。 |
1 |
应付利息
利息费用
反向调整分录 |
1600年 |
1600年 |
|
4月。 |
30. |
贷款支付
利息费用
现金
记录贷款的支付情况 |
20000年
2400年 |
22400年 |
如果没有倒车入口我们将于2024年4月30日进入美国,这将有所不同:
杂志 |
页x
|
||||
---|---|---|---|---|---|
日期
2023 |
描述
|
职位。Ref。
|
借记
|
信贷
|
|
4月。 |
30. |
贷款支付
利息费用
应付利息
现金
记录贷款的支付情况 |
20000年
800
1600年 |
22400年 |
没有反向分录,我们仍然需要借记800美元的利息费用,用于支付2024年1月1日至4月30日发生的利息,并借记1600美元的应付利息,以记录上一年的应计利息支付。
但是有了倒转分录,记录贷款的支付就更容易了,因为我们可以直接借记利息费用中的总利息2400美元。为了更好地向您展示倒转分录是如何发生的,让我们使用T-Account。
利息费用 |
|||
---|---|---|---|
截止余额12/31/23 |
0 |
||
24年4月30日付款 |
2400年 |
1600年 |
逆转01/01/24记帐项 |
截止余额12/31/24 |
800 |
注意,上面的利息费用余额是800美元,如果我们不做倒转分录,这就是我们借记的利息费用金额。
写和平衡日记账
您可以在单个或复合分录中编写日记账分录。单个分录只有一个借方分录和一个贷方分录,而复合分录有多个借方分录或贷方分录。不管你做了多少借方或贷方分录,借方和贷方的总额必须相等。平衡这两者的关键是了解借方和贷方如何影响帐户。
下表显示借方和贷方对五种主要帐户分类的影响:
请注意,平衡借贷并不能保证一切都是正确的。平衡这两者只意味着您正确地应用了借方-贷方规则,但并不立即意味着您正确地解释了交易。
底线
会计日记账是复式记账法的基础。掌握写日志的艺术是记账员的责任,但作为一个小企业主,你也必须采取措施了解它们是如何工作的。而小型企业会计软件如果取消了每天的日记账分录,簿记员和企业主必须知道如何在期末进行调整和转回日记账分录,以正确地说明应计项目。