如何六步完成零用现金的记账
本文是一个更大的关于记账.
零用现金基金是指手头的少量现金,通常少于500美元,用于支付杂费或零用费用。零用现金的会计核算既可以手工完成,因为它只处理小额费用,也可以通过记账软件和员工费用卡来简化。
因此,我们将向您展示如何手动进行零用现金会计以及QuickBooks Online,我们的首选最好的小企业会计软件指南,可以简化和加快零用现金的核算。
如果你熟悉零用现金,需要一些帮助,了解如何记录日记账分录,这里是最常见的零用现金日记账分录记账流程.
建立零用现金基金的日记账
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
零用现金
|
XXX美元 |
|
支票账户
|
XXX美元 |
|
从支票账户中提取现金,建立初始零用现金基金。 |
日记账记录每月从零用现金支付的费用
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
费用(s)
|
XXX美元 |
|
零用现金
|
XXX美元 |
|
记录用零用现金支付的费用。 |
日记账以补充零用现金基金
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
零用现金
|
XXX美元 |
|
支票账户
|
XXX美元 |
|
将现金从支票账户转入零用现金基金,以将资金补充到原始余额 |
替代性日记账分录
如果在记录费用的同时补充现金,许多簿记员更喜欢将上述第二和第三日记账分录合并,这通常是最佳做法。通过合并日记账分录,零用现金不需要调整,费用直接从支票账户入账。
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
费用(s)
|
XXX美元 |
|
支票账户
|
XXX美元 |
|
记录零用现金支付的费用,并记录现金从支票账户转入零用现金基金的情况。 |
有一个零用现金基金可以加快报销速度,这是很重要的现金管理的最佳实践.它可以让你的员工在不使用个人资金的情况下完成快速的差事。你必须制定一个明确的零用现金政策,因为它规定了零用现金基金的目的和用途。
列出允许的费用
有了零用现金基金,你就可以支付像邮票、办公用品、办公室食品和饮料、燃料费用、停车罚单和其他不可预测的费用。任何小到不能用支票支付的费用都可以用零用现金基金中的现金支付。请注意,为允许的费用设置一个最大金额是个好主意。
委派一名零用现金管理员
零用现金托管人是对零用现金基金负责的人。他们将负责处理和支付零用现金,并确保零用现金基金用于其预定目的。他们还负责保管实物现金,并拥有存放现金和收据的锁箱的钥匙。
在你的零用现金政策文件中,包括保管人的名字和签名,这样就有了对零用现金责任的正式转移。
设置最大资金和报销阈值
大多数公司的零用现金余额在100美元到500美元之间,但数额取决于你的零用现金需求。为了进一步说明,假设我们有500美元的资金余额。我们的政策规定零用现金报销不得超过基金余额的10%。这意味着50美元以上的费用不能记入零用现金。然而,我们也可以指定某些费用总是从零用现金中扣除,即使它们超过50美元。
零用现金保管员将把所有的零用现金放在一个带锁的箱子里。只有保管人才能进入锁箱——锁箱不能开着,也不能无人看管。在盒子里,你会发现货币和收据。
让我们看一个例子:首先要在账簿中建立300美元的零用现金基金,你或簿记员需要做以下日记账分录:
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
零用现金基金
支票账户
|
300 |
300 |
零用现金基金是一种流动资产账户,它应该与其他现金账户(如支票账户和储蓄账户)一起出现在你的余额中。在记录日记账分录后,保管人应从所有者或出纳处收到300美元现金或支票。
报销费用时,要求员工提供收据,然后从锁箱中拿出确切数额的现金和硬币给他们。然后,将收据放入锁箱,并在零用现金日志中记录费用,输入日期、收款人、说明、参考号和金额。
下面是一个小额现金日志的例子,下面是你需要填写的字段:
保罗的管道
零用现金日志
托管人:希瑟·史密斯
|
||||
---|---|---|---|---|
日期
|
收款人
|
描述/目的
|
Ref。不。
|
量
|
xxx
|
xxx |
xxx |
xxx |
xxx |
期初余额 |
$:______________ |
|||
零用现金费用总额 |
$:______________ |
|||
期末余额 |
$:______________ |
|||
请求补充总量 |
$:______________ |
|||
监护人的签名 :_____________________ |
- 日期:说明报销的日期
- 收款人:写出要求报销的员工的名字
- 描述/目的:简要说明费用;例如,你可以写“送货卡车的燃油费”或“邮票费”。
- 参考号:输入正式收据号码。如果没有,可以留空
- 数额:说明所报销的金额
直到锁箱中的现金需要补充时,零用现金日志的底部部分才会完成。当费用用锁箱里的现金报销时,就不需要做日记账了。
零用现金必须在补充现金时对账。但是,零用现金托管人可以每周或每天对帐,以跟踪资金余额。使用现金盘点表可以用来记录现金盘点,但这是可选的。
对账很简单——每次你从箱子里取出现金,你就用同样数额的收据来代替现金。因此,所有收入加上剩余现金必须等于零用现金的原始金额。
每个月,或当需要现金时,托管人应按费用账户汇总零用现金日志,并记录日记账,借记每项费用,贷记零用现金。
保罗的管道
零用现金日志
托管人:希瑟·史密斯
|
||||
---|---|---|---|---|
日期
|
收款人
|
描述/目的
|
Ref。不。
|
量
|
期初余额 |
$:______________ |
|||
零用现金费用总额 |
$:______________ |
|||
期末余额 |
$:______________ |
|||
请求补充总量 |
$:______________ |
|||
监护人的签名 :_____________________ |
输入零用现金余额作为期初余额。然后,获得金额列的总额,以确定总零用现金费用。这也是你要报销的金额。期末余额是期初余额与零用现金费用总额之间的差额。锁箱里的货币应该等于期末余额。
当所有人或簿记员在账簿上记录了所有费用后,必须从支票账户中提取现金,以补充零用现金箱。通过借记零用现金和贷记支票账户记录现金的转移。
让我们从Paul 's Plumbing的零用现金交易中假设以下信息:
- 1月1日:零用现金基金定为500美元由希瑟·史密斯作为保管人。
- 1月3日:保管人向黛博拉·伍德报销了41美元的燃油费。收据号码是22312。
- 1月9日:理查德·罗伊花了49美元买了送货卡车的油钱。希瑟·史密斯把钱退给了他换取了号码为23330的收据。
- 1月14日:Rafal Bolinski花38美元买了邮票。
- 1月16日:希瑟·史密斯从office Depot购买办公用品。她从保险箱里拿了187美元。收货号码是3397452。
在零用现金政策文件中,我们应该声明零用现金基金是500美元,由希瑟·史密斯作为保管人。她还应该签署文件,将零用现金基金的责任移交给她。
希瑟·史密斯在文件上签了字后,出纳员就会给她500美元。簿记员还应分录将现金转入备用金账户:
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
零用现金基金
支票账户
|
500 |
500 |
希瑟·史密斯在给员工报销任何款项之前都应该索要收据。在退款给他们之后,她应该更新零用现金日志,如下所示:
保罗的管道
零用现金日志
托管人:希瑟·史密斯
|
||||
---|---|---|---|---|
日期
|
收款人
|
描述/目的
|
Ref。不。
|
量
|
1/3/22 |
D.木材(业主) |
燃料费-与客户开会 |
22312 |
41美元 |
1/9/22 |
罗伊先生(司机) |
燃油费-运送卡车 |
23330 |
49美元 |
1/14/22 |
R. Bolinski(雇员) |
邮票 |
38美元 |
|
1/16/22 |
h·史密斯 |
办公用品-办公用品 |
3397452 |
187美元 |
期初余额 |
$:_________ |
|||
零用现金费用总额 |
$:_________ |
|||
期末余额 |
$:_________ |
|||
请求补充总量 |
$:_________ |
|||
保管人签名:_________ |
希瑟·史密斯在要求补货之前应该核对零用现金账户。首先,她应该更新零用现金日志,清点保险箱里剩余的现金。然后她应该填写现金盘点表来记录现金盘点。假设我们手头只有185美元,现金盘点表应该是这样的:
保罗的管道
现金盘点表 |
||
---|---|---|
教派
|
数量
|
总计
|
1美元 |
15 |
15美元 |
5美元 |
8 |
40美元 |
10美元 |
4 |
40美元 |
20美元 |
2 |
40美元 |
50美元 |
1 |
50美元 |
100美元 |
- |
- |
总计 |
- |
185美元 |
剩下的185美元是偿还后500美元零用现金基金的剩余部分。
既然希瑟的现金快用完了,她可能会要求补充。在去找出纳之前,她应该先填好零用现金日志的底部。
保罗的管道
零用现金日志
托管人:希瑟·史密斯
|
||||
---|---|---|---|---|
日期
|
收款人
|
描述/目的
|
Ref。不。
|
量
|
1/3/22 |
D.木材(业主) |
燃料费-与客户开会 |
22312 |
41美元 |
1/9/22 |
罗伊先生(司机) |
燃油费-运送卡车 |
23330 |
49美元 |
1/14/22 |
R. Bolinski(雇员) |
邮票 |
38美元 |
|
1/16/22 |
h·史密斯 |
办公用品-办公用品 |
3397452 |
187美元 |
期初余额 |
500美元 |
|||
零用现金费用总额 |
315美元 |
|||
期末余额 |
185美元 |
|||
请求补充总量 |
315美元 |
|||
管理人签名:希瑟·史密斯 |
在上面的例子中,我们要求补货315美元,因为这是总收据的金额。因此,所有收入的总和加上期末余额应该等于500美元的零用现金。
在登记时,保管人将收到一张315美元的支票,这张支票已兑现,并将钱放入锁箱中。总的来说,补货后锁箱里总共有500美元。
簿记员应作下列分录:
借记 |
信贷 |
|
---|---|---|
办公用品
邮费
运输费用
零用现金
(记录小额现金费用的报销) |
187
38
90 |
315 |
零用现金
支票账户
(记录零用现金的补充) |
315 |
315 |
QuickBooks在线使用一种易于使用和维护的零用现金登记格式。如果你打算让托管人使用QuickBooks Online,有四个简单的步骤可以遵循:
点击会计在左侧菜单上,然后选择会计科目表.
访问图表的帐户上的QuickBooks在线
在窗口的右上部分,单击绿色新按钮创建零用现金账户。
将出现一个侧边栏窗口,您可以在其中创建一个新帐户。填写表格,不要输入期初余额。完成后单击绿色的Save按钮。
回到帐户表屏幕并查找零用现金帐户.在该列的最右侧,单击查看注册到达零用现金出纳台。
注册表出现后,单击下拉箭头并选择存款.
- 收款人:收款人是零用现金管理人。在上面的例子中,零用现金管理人是希瑟·史密斯。
- 帐户:选择支票账户作为零用现金的来源。
- 备忘录:如果要向条目添加解释,可以将其插入Memo字段中。在我们的示例中,我们放置了“零用现金保管人”,以明确我们将现金存入保管人。
- 沉积量:根据政策输入零用现金余额。
到了记录费用的时候,比如月底,回到零用现金登记簿,点击一下添加费用.您需要为从锁箱中记录的每张收据创建一个费用分录。
让我们在QuickBooks Online上逐一记录交易。
- 1月3日托管人向黛博拉·伍德报销了41美元的燃油费。收据号码是22312。
根据上述信息,填写字段以记录费用。对所有后续事务重复此过程。
在我们点击绿色之后保存按钮,第一个条目应该如下图所示。注意备用金的期末余额变成了459美元。
- 1月9日:理查德·罗伊花了49美元买了送货卡车的油钱。希瑟·史密斯把钱退给了他换取了收据号码为23330的收据。
- 1月14日Rafal Bolinski花38美元买了邮票。
- 1月16日:希瑟·史密斯从office Depot购买办公用品。她从保险箱里拿了187美元。收货号码是3397452。
在输入所有费用之后,就是补货记录的时候了。首先,单击增加存款然后填写所有必需的信息。目前,我们的零用现金账户上有185美元。希瑟需要315美元的报销,以使零用现金余额回到500美元。
一旦你打到果岭保存按钮,零用现金账户的余额应该是500美元。
底线
如果你打算将零用现金用于小额商业购买,如邮资和办公用品,使用零用现金日志来记录你的交易可能会很方便。当需要核对零用现金账户时,仔细记录现金支出将会大有帮助。但是,使用会计软件,比如QuickBooks在线,可以使管理零用现金费用更容易、更快捷,因为它简化了费用的记录。