雇员里程报销小型企业指南(+免费计算器)
员工里程报销是指企业支付一定数额的费用,以支付员工因工作原因使用车辆的费用(汽油、机油更换和其他维护费用)。最常见的是,里程报销是员工使用私家车上班时每行驶一英里的固定金额,尽管企业也可能报销实际成本。
美国国税局(IRS)将当前的员工里程报销率设定为每英里62.5美分,这是我们建议雇主使用的(尽管你可以提供更多或更少)。这并不被国税局视为收入,除非你提供的收入高于国税局的标准税率。在这种情况下,国税局提供的金额和你提供的金额之间的差额将成为雇员的应税收入。你支付给员工的任何金额也可以为你的企业减税。
使用我们的计算器来计算你的雇员的里程报销和他们的总应纳税里程报销(如果你的报销超过国税局的标准税率):
合资格里程发还
许多企业都有关于什么资格报销员工的里程的问题。你可以这样想:任何出于工作目的驾驶员工的私家车,而不是通勤,都可以获得合格的里程报销。
下面是一些例子:
- 员工开车去另一个城市出差
- 在城里会见客户(即使开车比他们平时的通勤时间短)
- 在你的办公室、客户的办公室、咖啡店或任何其他地点与潜在客户会面
- 为公司跑腿
- 向员工、客户或其他办公地点送货
查看我们的文章如何计算工资有关工资单计算的更多信息。
不符合资格的里程报销
有两项是里程报销不包括的:过路费和停车费。如果你的员工在一个有收费公路的城市开车,或者在他们经常需要付费停车的地方开车,你需要偿还他们在里程报销率之外的费用。这些金额将为您抵扣税款,而不是您的员工的收入。
你只需要报销合理必要的费用——这意味着你所支付的旅行费用必须是经济和适当的。如果一名员工为你的公司跑腿,选择多开20英里的车去一条更“风景优美”的路线,那么你只需要补偿员工多开的20英里的里程数。
创建您的政策和支付里程报销
在提供里程补偿之前,你必须首先为它制定一个政策。这样,指导方针将是明确的,不会有误解的余地。
在创建策略时,请记住包括:
- 贵公司使用的里程报销率
- 哪些行程可以报销里程
- 员工应该如何计算和记录他们的里程
- 员工报销请求流程
- 如何及何时支付里程补偿
记住:虽然我们通常建议坚持国税局的里程报销率,你可以自由地支付或多或少。提供更高的税率将触发工资税,高于国税局税率的金额将被计算为员工的收入。
我们还建议按照上面列出的符合条件的例子来制定您的保单,但如果您愿意,您也可以包括其他项目。
对于每一个请求,你必须核实你需要报销多少里程。为了安全起见,您可以让员工在每次出差之前和之后给他们的里程表拍一张照片,并将这些照片附在请求报销里程的表格上。
你的公司还必须决定多久支付一次里程报销。我们建议你每月付一次正常发薪日.每月只报销一次,仍然可以让员工在合理的时间内报销,同时也给你的工资团队在支付之前处理每个报销请求的时间。
当您或员工的经理批准请求时,应该将其提交给您的薪资团队进行处理。你要确保他们检查计算,以确保它是正确的。他们还需要确保他们将这笔付款标记为里程报销,这样你的公司和你的员工都不会被征税。
使用工资软件也许可以使这些里程报销计算对你来说轻而易举。
里程报销的法律考虑
虽然美国国税局每年都会公布最新的里程报销率,但联邦政府并没有要求雇主向员工提供里程报销。然而,有三个州确实要求这样做:加州、伊利诺伊州和马萨诸塞州。其他州甚至可能要求雇主报销其他费用,比如过路费。
也就是说,在处理员工里程报销时,你应该记住法律的另外两个方面:最低工资法和税法。
最低工资法
根据《公平劳动标准法》(FLSA),你必须支付员工至少最低工资,目前是每小时7.25美元(根据州或城市的不同,这可能会更高)。如果你不报销员工的私人车辆的商业用途,而员工的工资因此低于最低工资,你将面临麻烦。那样的话,你就是要求报销员工的自付费用或里程报销,以确保他们的工资至少达到联邦最低工资标准。
让我们看一下这种方法可能适用的情况。
最低工资和里程报销示例
假设你付给你的行政助理每小时8美元,但是没有员工里程报销政策。该员工经常用他们的车购买办公用品,每周进行一次这样的旅行。为了获得这些物资,这名员工必须开车往返35英里,大约需要一个小时,其中包括通过一座收费8美元的桥梁。员工通常花大约一个小时来准备所有的用品。员工还需要支付5美元的停车费。
你当然需要支付行政助理三个小时的正常工资,因为这三个小时都是工作时间。但是,每次出行,员工将花费21美元用于两次通行费和停车费。他们还需要汽油,所以我们假设这次旅行大约需要20美元的汽油。
如果员工每周工作40小时,他们的净工资是320美元。由于你的公司不报销里程数或与旅行相关的费用,员工每周支付的41.00美元的旅行费用来自他们自己的口袋,所以他们的工资为279.00美元。用这个数字除以每周40个小时,员工实际上每小时只能赚6.98美元,低于7.25美元的最低工资。
税法
你支付给雇员的任何超出实际成本或国税局标准的金额都应作为收入纳税。即使你公司的报销政策不使用国税局的税率,你仍然需要使用它来计算非应税金额——那么任何超出该金额的支付金额都将被视为应税金额。这就是为什么我们建议简单地使用美国国税局的报销率作为最干净的解决方案工资合规.
坚持上一节的示例,假设您现在为员工提供每英里75美分的里程报销,高于IRS每英里62.5美分的费率。你的行政助理往返开车70英里,所以他们将得到52.5 - 75美分(里程报销率)* 70(行驶里程)的报销。然而,使用美国国税局的里程报销率,雇员只能得到43.75美元。这意味着你多付了员工8.75美元。这一额外的数额应纳税。
底线
虽然不是联邦政府的要求,但为员工因公用车提供里程报销是一项不错的政策。使用美国国税局的里程报销率,你所支付的金额可以为你的业务抵扣税款,而不是你的员工的应税收入,这是你公司福利计划的一大补充。