零售库存管理:定义和5个最佳实践
梅根作为许多零售出版物的编辑和贸易展的演讲者，为独立零售商提供内容和指导。她是Fit Small Business在这方面的权威零售和电子商务。
布丽吉特是一位零售专家和特约撰稿人，拥有实体店管理经验。她精通零售销售分析、商品销售和采购，并着重于零售跨平台销售和营销。雷竞技app她拥有圣路易斯华盛顿大学的文学学士学位。
本文是一个更大的关于零售管理。
零售库存管理就是储存买家想要的产品，定价和促销以使这些产品有利可图，并保持满足需求的库存水平，而不会过度购买。作为一个零售商，你知道你的商品是你生意的关键，所以创建一个准确有效的系统来管理产品将在决定你的商店的成功中发挥巨大的作用。
在这里，我们概述了零售商店库存管理的最佳实践，包括用于您的业务的工具。
1.了解零售商店库存指标
在开始库存分析、促销和下订单之前，您必须了解企业在零售库存管理中使用的指标。
我们建议使用销售点系统通过内置报告功能跟踪这些指标，并轻松实时监控:
- 零售广场：Square是我们最喜欢的低成本云服务零售POS系统这样您就可以获得实时数据，查看报告，并设置库存警报，这样您就永远不会用完一个项目。
- 光速：光速是一个基于云的POS系统，给你无与伦比的库存控制和零售分析(这是我们的顶级POS盘存软件)。光速是最适合多地点的商店或那些预算稍高。
或者，如果你宁愿使用电子表格，下载我们的免费库存管理工作簿。它将帮助您跟踪您的库存水平，以便您可以计算我们下面概述的不同指标。
在这里，我们将看看零售店库存管理中一些最关键的指标，如何计算它们，以及它们告诉你的业务。
密切关注你的低库存项目，以进行良好的库存管理。你可以通过不断检查你的库存和发现低库存产品来手动做到这一点。此外，您还可以使用POS系统自动跟踪低库存，该系统会在设定的最低库存水平发出警报。例如，对于Square和Lightspeed，你可以设置一个较低的库存门槛，比如45个单位。然后，当任何产品达到45个单位时，您将收到重新订购的通知。
关注你的低库存将帮助你避免缺货和沮丧的客户。它也会让你更好地了解你的库存，这样你就可以在未来做出更明智的购买。
例如，在我的精品店，当我们第一次将家居服引入我们的品牌时，我们订购的数量是最小的，以避免在推出不成功的情况下出现过剩。然而，我们很快就了解到，家居用品非常受欢迎，如果我们继续以如此保守的数量订购，我们将不断面临库存不足和缺货的警告。我们的家居服订单很快就增加了，这使我们能够始终保持库存，满足客户的需求。
低库存警报通常与再订购点。与您的再订货点相关的确切库存水平或数量将取决于对产品的需求、生产时间、运输速度和供应链。
用自动低库存提醒让你的货架保持充足。
(来源:Pinterest)
要管理库存，你应该知道的最重要的事情之一是单个产品的盈利能力。找到最赚钱的商品并不总是像哪件商品卖得最频繁或价格最高那么简单。
假设你最受欢迎的产品是发夹。当你大量销售这些产品时，它们的利润率很低，总利润也很低。
另一方面，比如说，你每周只卖一次定制礼服，但因为它们价格昂贵，利润很高，定制礼服实际上是你最赚钱的产品。
了解你的产品的盈利能力将帮助你决定何时开始销售，是否应该重新订购，数量是多少，以及如何定价;它甚至可以指导你的销售过程。
使用POS系统，您可以自动提取有关产品的报告，并实时查看单个项目的执行情况。否则，您可以使用我们的零售利润率和加价指南访问我们的毛利率计算器，也学习如何计算你的产品的盈利能力的手。
随时关注您的利润与光速的POS系统的实时。(来源:光速)
在管理库存时，你应该知道的另一个指标是库存价值，或者你手头库存的价值。了解库存不仅对财务报表很重要，还能让你了解未售出的库存有多少潜在利润。
使用POS系统，您可以立即确定这个数字。如果您选择走手动路线，您将不得不运行频繁计数(我们将在稍后讨论的主题)或依赖于估计来确定确切的库存值。
手动计算库存价值:
- 步骤1:清点你手头所有的存货(用一个库存模板帮助)。
- 步骤2:计算每件商品出售后的毛利润。
- 步骤3:加上所有单个产品的毛利。
例如:(30个发夹* 1.50美元毛利)+(12个耳环* 7.00美元毛利)等等。
- 步骤4:找出总数——这是你的库存价值。
虽然可能，但这种手工方法需要花费大量的时间和精力。我们强烈建议使用POS系统或库存管理软件进行这些计算，以便您可以更快地做出更明智的业务决策。
你的存货周转率衡量库存转化为销售额的效率。在零售业，平均换手率为8.28%。较高的库存周转率通常表明企业状况良好，而较低的库存周转率则可能意味着企业状况不佳。当然，这条规则也有例外。
了解你的库存周转率可以帮助你决定如何以及何时进行销售，如果你的定价不合理，哪些商品需要更频繁地重新订购，哪些商品你可能不会再次订购。
至少，你应该每年计算一下存货周转率。POS系统可以随时分享您的库存周转率，但要手动计算您的库存周转率，请使用以下公式:
存货周转=销货成本(COGS)/平均库存
在进行库存管理时，你应该确定的另一件事是你最好和最慢的卖家——这是一个很好的方法，可以帮助你衡量订单规模，了解客户偏好，做出更明智的购买决定。
你的畅销货是销售最频繁的产品，因此需要更大的订单数量和更频繁的回购，以避免缺货。另一方面，滞销者是指销售频率较低的产品，因此需要补充库存的频率较低，订单数量也较小。您可以很容易地在POS系统上识别最好和最慢的卖家，或者使用您自己的销售数据和观察结果
另一个你应该考虑的指标是你过去的销售数据。它可以提供对季节性趋势、未来需求和消费者偏好的洞察，并将帮助你做出更明智的购买决定。
库存管理软件和POS系统可以运行报告项目未来需求基于过去的数据。他们甚至可以考虑季节性因素和交货时间，以帮助你更好地预测你的再订货计划。
存货成本包括与持有存货有关的所有成本，也可以称为“持有成本”。你的存货或持有成本包括与收货、设备、劳动力、保护措施、库存数量、储存、设施、保险、处理、报废和损失有关的所有成本。
记录你的持有成本可以帮助你知道什么时候该把一件商品打折，什么产品花了你最多的钱，以及你的实际收入。
存货持有成本公式是指与存货有关的所有费用，也被称为存货成本存货持有率。公式如下:
存货持有率=(存货成本/存货价值)+机会成本(百分比)+保险(百分比)+税费(百分比)
在库存管理中，你应该考虑的另一个重要指标是库存收缩率，即产品记录的库存数量与实际库存数量之间的差异。这两个量之间的差额被称为“收缩”。
一般来说，零售业萎缩的主要原因有三个:员工盗窃、文书错误和入店行窃。你会想要关注你的收缩，并尽快确定它的来源，这样你就可以减轻和防止未来的损失。
您可以阅读更多关于库存缩减的内容，它是什么，为什么它很重要，以及如何通过我们的小型企业库存缩减指南，其中还包括一个收缩计算器。
需求预测是一种预测分析，可以帮助您预测即将到来的消费者需求，从而做出更好的供应链、管理、库存和预算决策。在零售业中，准确了解未来的需求是非常重要的，因为它决定了你的库存数量，你将储存的供应类型，以及你应该何时购买更多。
在库存管理中，您需要持续测量和改进的一个度量是需求预测的准确性，或者预测数量与该数量的实际(真实)值的接近程度。
很可能，当你开始需求预测时，你会发现你的订单不足和过剩的领域。通过监控你的需求预测的准确性，并随着时间的推移调整你的分析，你可以更接近完美的需求预测。
2.概述您的采购和接收程序
一旦你掌握了你的库存，它在哪里是有利可图的，它值多少钱，它卖得怎么样，你就准备好做出明智的、有数据支持的购买决定了。在这里，我们将看看如何确保您的购买和接收按计划进行。
采购订单(PO)是用于向供应商请求产品或服务的表单。它包括你打算购买的物品的详细信息，如单位成本，产品的简短描述或照片，以及你想要的数量。
您应该确保保留所有订单的副本，作为检查收到的数量和订单准确性的工具。例如，您的供应商向您发送了20个单位的蜡烛，但在您的PO上，您看到您订购了45个。然后你可以联系你的供应商关于差异，并迅速解决它。
您可以使用您的POS系统来归档您的POS，并且对于您经常订购的产品，您可以将其设置为在设定的库存水平上自动生成新的POS。
从您的POS系统创建采购订单。(来源:光速)
一旦您检查了您的POs与供应商实际发送的内容，您就可以创建一个库存收据。库存收据是一份记录你从供应商那里得到的所有货物的文件。如果您的初始订单数量存在差异，那么您以后的所有订单数量都将基于不准确的数字，从而导致您对库存得出错误的结论。
为确保你的存货收据准确无误，请采用以下程序:
- 计算装运的所有单位:在打开箱子或拆装托盘之前，确保你收到了所有预期的包装单位。如果你的运输标签或者货运提单上写着“1 of 4, 2 of 4”等等，确保你有所有四个单位。如果没有，跟踪这些人，看看他们是否仍在途中，并分别抵达。
- 整理你的行李:拆开整批货物的包装，清点收货数量。
- 根据您的采购订单计算产品:这是最关键的一步!不依靠供应商的订单单进行准确的接收——如果您的订单有误，这将不会显示在内部订单单上，而只会在您的原始PO中显示出来。
- 注意错误、不足和任何损坏:如果收到的货物与您的订单不符，请在文件上注明问题，并与您的供应商跟进。此外，检查损坏或有缺陷的产品，并立即向供应商报告，这样你就不会为一个你卖不出去的产品买单。
- 调整收货库存更新库存管理系统中的存货数量。如果您使用POS系统，您只需接收PO，它就会自动调整您的库存数量。如果使用纸质日志或电子表格，则需要手动进行计数调整。
尽快把卖不出去的存货和书清理掉是很重要的。这包括无法销售的退货，不正确或损坏的库存运输，店内损坏以及未售出的库存，如可以退还给供应商的季节性商品。
这种库存，通常被称为“死库存”，有堆积和影响库存计数和估值报告的坏习惯。为了避免收缩，你需要快速处理退货，并保持你的账簿和库存数量与你手头的实际数量保持一致。
3.记录您的产品数据
一旦你获得了你的商品，并在你的库存中有了准确的接收计数，是时候记录你的产品了。从那里，通过您的POS系统或手动，您将需要跟踪每个产品线的库存水平与您的销售，以避免缺货，损失和沮丧的客户。
任何库存管理计划都依赖于每个库存产品的集中数据记录。这使得您可以轻松访问完成库存管理任务所需的任何信息——从重新订购成本和部门位置到销售跟踪。
无论您使用何种技术-纸质日志和文件，计算机电子表格或POS系统-您都需要以下产品数据管理程序:
- 创建归档位置:这可以内置到您的POS系统或您自己的文件柜中，以存储物理文件夹。无论哪种方式，定义你要保存产品信息的地方，并创建一个组织方法，这样人们就可以很容易地找到特定的产品。
- 确定记录方法:决定何时以及如何记录你的产品。储存前还是储存后?在拆新订单的时候?你想让一个人来做这件事，还是分散责任?无论您选择什么，创建一个统一的方法来避免不准确。
- 定义您跟踪的产品信息:确定你想在产品页面上记录什么样的信息。一些最重要的信息包括在你的产品说明书中:
- 产品名称
- 你的内部SKU
- 颜色或大小等变化
- 你们的常规价格和销售价格
- 您的销售类别、部门或类别
- 品牌、生产线或系列细节
- 相关的商店促销活动，如果有的话
- 该项目的所有供应商
- 供应商sku和/或UPC代码
- 产品成本
- 库存订单的箱包数量
- 重新订购的交货时间
- 库存(或根据新产品收货或库存计数进行调整)
- 产品描述和图片(如果使用POS)
- 产品更新:供应商价格和其他采购信息会随着时间的推移而变化，所以要制定一个计划，根据需要进行这些更新。
通过您的POS系统跟踪您的产品页面。(来源:光速)
如果使用POS系统，还可以在产品数据条目中添加产品描述和图像。这有助于店员回答顾客的问题，加快商店结账速度，并将产品数据与在线销售渠道联系起来。
在设置此过程时要记住的重要事项是，智能库存管理需要完整的产品数据详细记录，而不仅仅是产品名称、SKU和库存数量。你跟踪的信息越多——定价、产品成本、供应商交货时间、商店类别和部门等——就越容易处理其他库存管理任务和收集有意义的数据。
4.创建一个存储系统，以避免库存损失
一旦你的库存被登录到你的系统中，你就必须定义一个有组织和可执行的方式来存储你的货物。
一个有组织的库存存储和显示系统将确保你不会丢失库存，你可以保持一个准确的库存图片。
你必须知道你的库存在哪里，才能正确地推销它。被遗忘的产品被推到陈列柜或仓库货架的后面，导致商品未售出、计数错误、订购过多和库存过剩。所有这些都相当于一个小零售商的损失。
有不同的方法来组织你的商品:部门或类别映射，SKU编号，条形码标签，彩色代码，甚至高科技RFID标签(通过智能标签跟踪信息)。无论你选择什么方法，确保你也培训了你的员工来实施这个系统。这将确保你有一个准确的图片，你的股票，将节省你的同事的时间和挫折。
5.保持准确的库存数量
库存数量是任何成功的重要组成部分库存管理计划和零售店铺的运营。如果你不知道你的库存是什么产品以及每种产品的数量，就不可能下准确的补货订单。这会导致销售和库存过剩的情况——所有这些都会影响利润。准确的库存计数还会告诉你，什么时候你有多余的库存，需要降价才能卖出。
除了保持库存水平在轨道上，计数可以帮助您发现昂贵的库存问题。诸如不正确放置或展示的商品以及因盗窃、未记录的损坏或接收错误而导致的库存缩减等问题，都可以通过库存计数来发现。
对于零售业来说，有两种主要的库存计数需要考虑:周期计数和年度计数。让我们来看看这些库存计数是什么，以及它们如何为您的业务发挥作用。
提示:我们建议使用POS系统来维护你的库存计数，因为你销售和获取货物。但是，您也可以使用我们的免费库存模板为您的计数程序。
周期盘点是对一条生产线、一个部门或另一组商品进行周期性的部分盘点。这可以让你针对特定的商品，节省你的时间，并帮助你评估你的库存重点领域。此外，他们可以经常做，因为他们只处理一小部分的库存。
例如，在我的精品店，我们每周进行一次牛仔循环计数，我们会计算我们所有的牛仔，包括尺寸和风格信息。这为店主提供了我们牛仔布库存的持续视图，并帮助他们安排时间重新订购或在我们的地点之间移动库存。
作为一般的经验法则，你想要对高营业额的商品进行更频繁的循环计数，而对慢速销售的商品进行更少的循环计数。牛仔布是我们最畅销的品类之一，所以我们每周都会统计一下。另一方面，我们卖的基本款并不多，所以我们不需要频繁更新这个数字(大约每六周更新一次)。
要执行循环计数，请遵循以下步骤:
- 步骤1:选择类别
选择要清点的商品，然后在POS系统中过滤该商品，或者使用纸质日志列出要清点的商品清单。
- 第二步:拿出盘点表
盘点表显示当前库存的预期数量，排除任何缩减。这个数字很容易在您的POS系统中找到，因为它在您进行销售时实时跟踪您的库存水平。如果您使用的是手动系统，则必须根据您应该开始销售的商品数量(基于您的POs)减去您已经销售的商品数量来确定该数字。
Square允许你过滤你的库存，看看在任何给定的点你应该有多少物品在库存中。
(来源:Seller Community)
- 步骤3:为员工或团队分配计数
给一名员工你的库存盘点表，让他们清点实物库存，并记录任何不符之处。对于小的计数，一个人可以处理计数和记录数字。然而，对于较大的计数，分配两人一组会更快更准确。
- 第四步:检查差异
如果你发现意外的短缺或过剩，仔细检查以确保所有的库存都被发现并准确计数。如果结果证明差异是准确的，你会想要调查收缩确定问题是从哪里开始的。
- 第五步:根据需要调整库存数量
调整你的库存记录，使其反映你的实际数量。为了会计目的，一定要注明任何调整的原因。
年度盘点是为了会计和税务目的而对你的全部存货进行的年终盘点。由于这些是全店范围内的工作，年度盘点通常是在下班后或商店关门的那天进行的。根据你的经营规模，年度统计可以只由你的员工来处理，或者你可能想雇佣帮手来加快这个过程。
就像循环计数一样，使用POS系统将简化您的年度计数过程，因为它会根据您的库存水平和最新的销售数字为您准备所有的计数表。此外，POS系统简化了你的会计程序，并将它们组织在一个地方。如果你决定走手动路线，你可以选择我们的计数表模板保持条理。
要进行年度盘点，请遵循以下步骤:
- 第一步:准备销售楼层和存储区域
整理和整理所有的库存区域，并找到任何不在销售楼层的库存，这样柜台就不会浪费时间在他们的清单上寻找产品。这将使事情更容易发现和计数时，时间到了。
- 步骤2:设置系统截止时间
如果您使用POS系统，请确保所有未完成的销售和退货都已完成。然后，分配一个系统截止时间，这样在进行库存计数和开始计数之间就不会记录销售或其他影响库存的事务。
- 第三步:打印库存清单
打印或准备计数列表，按行、类别或部门排序，以最适合计数团队的方式进行排序。
- 第四步:分配两人计算小组
指派两人小组计算特定区域、线条或类别。理想情况下，一个人计数(或扫描)，另一个人记录(如果使用纸张)和抽查计数。两人团队被广泛使用，并且是一种经过验证的快速完成工作的方法，即使有错误，也很少。
- 第五步:检查差异
就像循环盘点一样，如果你发现了意外的短缺或过剩，要仔细检查，确保所有的库存都被找到并清点了，包括库存过剩，以及正确的项目被清点了。然后，试着找出产生差异的地方。
- 第六步:调整库存数量
盘点和抽查完成后，在库存管理系统中调整你的库存，并记录每次调整的原因(损坏、收缩等)，以备会计和税务之用。
- 第七步:打印年终盘点报告
如果使用POS系统或电子表格，最好创建一个完整的年度计数打印输出作为记录。这应该包括你最终调整的手头数字，加上你年终的会计和税务存货估值。
零售库存管理常见问题解答
展开下面的问题，查看一些最常见的库存管理问题的答案。
除非您的库存少于100件，否则我们建议您使用POS系统或独立的库存管理软件来管理您的库存。有了这些工具，你就可以在一个地方归档你的库存，运行报告，接收和计算库存，获得实时更新，甚至下采购订单。
请看我们的精选最适合小型企业的POS系统。
除了管理库存的软件系统之外，您还需要一台标签打印机来给产品贴标签，以及一台条形码扫描仪来清点库存。一些零售POS软件包括下载扫描器应用程序的选项，它将把你的移动设备变成一个条形码扫描器，减少你需要购买的条形码扫描器的数量。
阅读我们的指南最佳条码标签打印机。
根据您经营的业务类型、您的行业和您的目标，您可以使用许多不同类型的库存管理。它们也可以相互结合使用。
几种最常见的库存管理方法包括:
- 即时库存管理：这指的是当你与供应商紧密合作，以便库存在需要时到达，而不是更早到达。
- ABC库存分析：ABC库存分析是通过将库存分类来确定使您获利的库存的过程。
- 先进先出(FIFO)库存法先进先出法帮助你将成本分配到期末库存。这种库存方法假定您购买的第一件商品就是您销售的第一件商品。然后，在期末，公司必须对库存货物的流动做出假设，为剩余库存分配成本。
- 后进先出法：后进先出法首先记录你最近购买的物品。在后进先出法下，你最近购买的产品的成本首先作为销货成本(COGS)入账，这意味着旧产品的成本将作为期末库存报告。
- 平均成本法：AVCO方法使用加权平均采购成本来确定适用于期末库存和销货成本的单位成本。这是先进先出法和后进先出法之间的妥协，因为平均可以减少价格变化的影响。
管理库存有很多好处，包括:
- 改善客户情绪:良好的库存管理将帮助你了解你的客户和他们的需求。反过来，你将能够更好地满足他们的需求，避免缺货，并提供一个积极的购物场所。
- 降低成本:通过避免订购过多和库存混乱，你将节省成本。
- 提高功效:当你更好地了解你的库存，你将能够提高你的采购和定价的准确性，减少损失，并利用需求。
- 节省时间:库存管理使您更容易掌握您的货物和业务绩效，节省您的时间。
- 增加利润:良好的库存管理可以让你有合适的产品供客户购买，有助于激励更多的购买，提高你的利润。
底线
零售商店的库存管理是高效运营和有效现金管理的关键。制定程序来准确有效地管理库存是很重要的。本指南将引导您了解管理库存的最佳技术。
而且，虽然你可以手工处理所有的账户，使用POS系统，比如光速或广场将简化零售库存管理流程的各个方面。POS系统提供对销售、产品数据和库存水平的准确和即时的洞察，以及更好地管理库存的工具。
