如何自定义费用设置在QuickBooks在线
本文是一个更大的关于会计软件.
本教程介绍如何自定义QuickBooks Online中的费用设置,以满足您公司的需求。这些设置可以让你激活重要的功能,禁用那些你不需要的功能,以及设置自定义选项,比如在向客户支付的费用中添加加价。
要理解这节简短的课和我们的其他免费QuickBooks在线教程更好的是,我们建议您按照您的QuickBooks帐户进行操作。如果你没有,你可以注册30天免费试用,或者前三个月打五折。
步骤1:导航到帐户和设置
单击QuickBooks Online屏幕右上角的齿轮,然后选择帐号和设置下你的公司在第一列中,如下所示。
第二步:选择“费用”
接下来,点击费用显示三个类别的费用设置:账单和费用、采购订单(POs)和消息。
步骤3:定制账单和费用
让我们首先通过单击“账单和费用”部分中的任何位置来定制您的账单和费用。账单和费用部分包括以下字段:
A.在费用和采购表上显示项目表;必须打开此设置,以便将费用和购买分配到“项目”,而不是直接分配到费用帐户。项目包括您销售给客户的产品和服务,因此如果您有库存,则必须打开此选项。使用项目是QuickBooks的一个强大功能,因此我们强烈建议激活此选项。
B.显示费用和购买表单上的标签字段:标签是可自定义的标签,您可以将其分配给事务。如果您希望以一种其他可用字段无法涵盖的方式对您的费用进行分类,请打开此设置。例如,可以使用标签按部门、项目或地点对费用进行分类,或者识别可免税的费用。
C.按客户跟踪费用和项目:应该打开此选项,以便您可以将费用和购买的物品分配给特定的客户,并且如果您希望为代表客户发生的费用向客户收费。
D.使费用和项目可计费:当您希望向客户收取您代表他们产生的费用时,您应该打开此设置。例如,如果您是一名顾问,前往客户的网站并产生费用,例如酒店和餐费,则可以使用此设置向客户收取除了咨询费之外的这些费用。
E.违约率为:如果您已经决定提供一个选项来支付费用和项目给客户,您可以选择一个默认的加价率。如果您不勾选此框,费用或项目将按实际成本向客户计费。您可以在创建发票时更改标记。
F.跟踪可计费费用作为收入:应付费用的报销有两种核算方法。如果您不勾选此框,报销将直接抵消原始费用。如果勾选,报销将被记录为收入。任何费用的加价总是作为收入显示。
如果您决定将可计费费用作为收入来跟踪,则必须选择是否将所有可计费费用记录在单个帐户或多个帐户中:
- 在单个帐户中:所有可计费的费用将被记录在一个名为“可计费费用收入”的收入账户中。
- 在多个账户中:每个收入帐户信息屏幕将添加一个复选框,以便您可以指示哪些收入帐户可用于计费费用收入。
G.征收销售税:如果需要向客户收取可计费费用的销售税,请勾选此框。可计费费用的发票将包括销售税字段。
H.违约账单支付方式:大多数供应商将向您提供其发票的付款条件,可以在供应商信息屏幕中输入,也可以在输入账单时输入。此处输入的默认付款条件将适用于供应商未指定付款条件的账单。通过在QuickBooks中设置付款条件,当账单到期时,您将收到提醒。
当您自定义了账单和费用下的所有选项后,单击绿色保存按钮。
步骤4:自定义PO设置
点击购买订单打开各种可用选项。
A.使用采购订单:可以在QuickBooks中生成POs,然后通过电子邮件发送给供应商或打印。一旦收到订单,它们就可以转换成账单。使用采购订单为您的公司启用POs。
B.自定义字段:您最多可以添加三个自定义字段以在您的PO上打印。如果您的供应商要求从QuickBooks PO中排除特定信息,则此选项非常有用。如果您购买的产品具有独特的属性或规格(如大小、颜色或样式),则可能需要向您的po添加自定义字段以捕获此信息。
C.自订交易编号:如果未选中此框,QuickBooks将自动生成PO号码。通过选中该框,您可以在创建PO号时手动输入PO号。如果您希望将您的PO与供应商的系统相匹配,则此选项非常好。
D.采购订单的默认信息:您可以提供将在所有PO上打印的默认消息。当您创建PO时,可以更改和自定义此消息。
当你对你的选择感到满意时,点击绿色保存按钮。
步骤5:自定义PO电子邮件
费用设置的最后一部分允许您设计一个默认电子邮件消息,以随电子邮件发送给供应商的POs一起发送。点击消息开始吧。
自定义您希望与所有PO一起发送的问候语、主题行和消息。您可以在发送PO时随时更改电子邮件消息。例如,当您向长期供应商发送订单时,您可能会添加个人备注。如果您不喜欢您所做的更改,请单击绿色使用标准消息按钮返回到原始设置。最后一个选项是将电子邮件的副本发送给QuickBooks主管理员。
当您完成自定义您的PO电子邮件时,单击绿色保存按钮。
在QuickBooks在线中自定义费用设置的重要性
作为我们的整体最好的小企业会计软件, QuickBooks在线提供广泛的费用定制选项,允许您定制您的费用设置,以满足您的具体业务需求。通过定制您的费用设置,您可以创建一个更准确的业务费用的图片,并更有效地跟踪他们。
例如,通过使用自定义标签,您可以根据不同的项目或部门对费用进行分类,并生成按类别提供详细费用细分的报告。您还可以为费用设置默认加成率,并确保所有产品的定价一致。
常见问题(FAQs)
要在QuickBooks中自定义费用设置,请单击齿轮并选择“帐户和设置”。然后,选择“Expenses”并进行任何所需的更改,例如添加或删除费用类别以及为购买订单启用自定义字段。
是的,您可以向QuickBooks Online中的POs添加自定义字段,以捕获有关购买的其他信息。
是的,您可以在QuickBooks Online中使用“标记默认率”设置来设置费用的默认标记率。
总结
您现在已经学习了如何在QuickBooks Online中自定义费用设置。QuickBooks在线培训课程的下一个教程是如何在QuickBooks Online中设置高级设置,这将涵盖一系列的选项,将微调你的公司档案。