如何按节填写I-9表格[+视频说明]
本文是一个更大的关于招聘。
雇主必须在雇用新员工后三天内填写I-9表格,以确认其在美国工作的资格。雇员填写第一页,雇主必须核实并填写其余部分。按照部分说明正确填写你的I-9表格。
从下载目前的I-9表格开始,该表格是免费的,有英语和西班牙语版本新员工培训你的新员工。您可以选择使用可填写的PDF或打印并将纸质副本发给新员工。
请注意在2022年10月31日的截止日期之后,雇主应该继续使用I-9,就业资格验证表,直到另行通知。国土安全部将发布一份联邦公报公告将于2023年初公布新版I-9表格。
第1节:员工信息和证明
雇员应完整填写I-9表格的第1部分。如果任何字段是不相关的(比如你的员工没有电子邮件地址),他们可以在字段中写“N/A”。
员工信息
第一部分的第一部分是提供员工的信息。让员工输入他们的
- 名字
- 地址
- 出生日期
- 社会安全号码
- 电话号码
- 电邮地址(如适用)
有些员工的名字不标准,比如姓氏用连字符连起来,或者没有中间的首字母。其他员工可能还没有收到他们的社会安全号码。有说明提供在雇主手册对于这些特殊的情况。
认证
第1节的第二部分证明(违者处以伪证罪)雇员有资格在美国工作。雇员应在适当的方格内打钩:
- 美国公民:美国公民
- 非美国公民非美国公民的国民
- 合法永久居民
- 被授权工作的外国人
然后,雇员应在表格注明的地方签名并注明日期。
编制和/或翻译证书
员工必须说明他们是否使用了准备/翻译人员。请员工在相应的方框中勾选:
- 我没有使用准备人员或翻译人员
- 准备人员或翻译人员协助员工完成第1部分
如果使用了翻译,那么这个人(可能是你,另一个员工,或者员工的家庭成员)将需要完成并在指定的部分签名。
如果你使用的是工资单提供商,请查找I-9和其他就业形式在其网站上。像Gusto这样的软件可以通过电子邮件向员工发送I-9表格,并提供填写表格的说明和电子签名和提交表格的工具。
第2节:雇主或授权代表的审查和验证
雇主完成这一部分。在小型企业中,授权代表可能是你的行政助理或会计/薪资经理。首先复制员工的姓名,并将其输入到第一个框中,即第1部分的员工信息。
在“公民身份/移民身份”栏内,输入与他们的雇员身份相对应的号码,如第1部分所示:
- 美国公民:美国公民
- 非美国公民非美国公民的国民
- 合法永久居民
- 被授权工作的外国人
例如,如果雇员是美国公民,您将在Citizenship/Immigration Status框中输入#1。
身份及雇佣授权
要完成I-9表格的这一部分,请员工带来两种身份证明(必须亲自检查)。的例子接受的文件可以在我们的I-9表格条款。
为了防止就业歧视,不要告诉员工该带哪些文件。向他们提供说明,要求他们根据I-9表格携带文件,证明他们有合法资格在美国工作。
雇主代表将使用雇员提供的文件填写身份和就业授权部分(列表A或列表B和C)。填写以下字段:
- 文件标题(即美国护照)
- 发行机关
- 文件编号
- 截止日期
一旦你自己看过原始文件(或让你的代表核实),并在I-9表格上注明文件标题、签发机构、文件编号和截止日期,就把文件交还给员工。你没有必要保留影印件。
如果该员工无法提供列表A或列表B和列表C组合所需的文件,则有两种选择。
- 如果员工还没有他们的文件,一张收据表明他们已经申请了这些文件就足够了。一旦文件到达,您将被要求回来填写表格的第3部分。
- 你可以撤销录用通知终止他们的雇佣关系。从第一天开始,向他们展示第二部分顶部的文字,明确表达这种期望:“雇主必须在雇员受雇的第一天三个工作日内签署并完成第二部分。”
最好的做法是接受所提供的文件,只要它看起来是真实的,并且与员工有关。但是,如果文件不是原始的,或者名称或图像被篡改了,你可以要求员工提供一份未被修改的原始文件。
起始日期及授权签名
在您完成列表A或列表B和C之后,您将输入员工的开始日期。这是新员工开始在贵公司工作的日期。雇主或授权代表将在文件上签字。包括以下内容:
- 雇主或授权代表的头衔
- 雇主或授权代表的姓氏
- 雇主或授权代表的名字
- 企业或组织名称
- 公司或机构地址
第三节:验证和重新雇用
第3条仅用于审查在雇用时已申请但尚未收到的文件,或在重新雇用员工时对文件进行验证。与第2部分类似,一旦员工带来文件,您(或您的代表)将签署您已经审查/验证了文件。您不需要重新填写表格,只需在现有的I-9上添加以下内容:
- 一个部分:如果雇员的姓名变更与表格第1节不同(即,结婚和离婚时更改姓名),请填写雇员的姓名。
- 乙方:填写新入职日期。
- C部分:用于建立与I-9表格第2部分不同的新的(或以前过期的)文件。输入文档标题、编号和截止日期。
只有当你雇佣的员工将支付工资并收到年终W-2时,才需要I-9。如果你雇佣的是合同工,你不需要I-9表格,你可以通过你的会计系统付款,并在年底签发1099-MISC。承包商只需要一个独立的承包商协议。
核实I-9表格是否正确填写并提交
为了验证I-9表格是否完成,请确保填写了所有必需的字段(或按要求标记为“未知”或“N/A”),填写了签名字段,并以正确的mm/dd/yyyy格式输入日期(例如:07/03/2022)。
验证就业资格的另一个选择是使用e - verify系统。E-Verify是一个政府网站,可以让你核实雇员在I-9表格上填写的信息是否有效。虽然需要填写I-9表格,但大多数雇主不需要使用E-Verify。然而,如果你想确保你的员工有合法资格在美国工作,它可以让你安心。
在哪里提交I-9表格
一旦文件被签署和验证,创建一个称为i -9的电子或纸质文件夹,并按年存储。最好的做法是,不要将签署的I-9表格存放在雇员的人员的文件夹因为里面有机密信息。使用一个检查表在每个员工的个人档案中注明你已经填好了I-9表格并存档了。需要注意的是,I-9不需要递交给授权机构,只需要在你的企业内部存档即可。
何时删除I-9表格
填妥并签署的I-9表格只需要在雇用后保存三年。最佳实践是在三年后销毁(粉碎)I-9文档。如果雇员被解雇,他们的I-9表格可以在一年后销毁。对记录的审计可能会导致罚款(最高10,000美元),但除非发现违规模式,否则通常不会对企业征收记录。
有关保存哪些文件以及保存多长时间的更多信息,请参阅我们的工资记录保留篇文章。
常见问题
我可以自己填写I-9表格吗?
不。员工不能作为自己的授权代表。每个雇员必须填写I-9表格的雇员部分,雇主应填写并签署雇主部分。
如果员工,如HR,在签署I-9表格时作为员工的授权代表,这个人应该让公司的其他人审查、核实、填写并签署他们的个人I-9表格。
如果我不填I-9会怎么样?
如果雇员在被雇佣的三天内没有填写他们的I-9表格,你有权拒绝工作和/或终止雇佣他们。但是,即使是没有填写I-9表格并且面临解雇的雇员,您也不能扣留已完成工作的报酬。
虽然I-9表格不需要交回国税局,但是每个雇员都需要保存一份。如果你的企业被审计,没有填写I-9表格可能会被罚款。
你I-9上的地址重要吗?
你的雇员在第一次填写I-9表格的时候应该输入他们目前的实际地址(与他们的身份证明相匹配)。在那之后,当雇员更改姓名或地址时,就不需要更新I-9表格了。I-9的主要目的是验证在美国就业的资格。一旦验证了这一点,就不需要更新表单,除非资格状态发生变化。
底线
I-9验证是雇主的要求,必须在新员工入职后三天内完成。您必须完成第1、2和3部分,并亲自为每位新员工核实文件。虽然I-9不需要发给任何人,但你应该将该文件与新员工的人事文件夹分开保存。