2023新员工入职最佳实践:步骤和清单
本文是一个更大的关于招聘。
新员工入职是将新员工融入公司文化、精神、政策和团队的过程。我们的目标是为新员工提供提高工作效率所需的工具和信息,并让他们感到受欢迎。让你的新员工为成功做好准备:
- 在第一天之前确认新员工的数据
- 提供欢迎材料
- 举行正式的培训
- 定义工作职责
- 提供公司培训
- 向其他团队成员介绍新员工
- 讨论战略增长
- 安排定期的绩效评估
我们的新员工入职清单旨在为您提供在新员工入职时应遵循的最佳实践。它可以下载和定制,以满足您的业务需求。
第一步:为新员工做好准备
在你的新员工开始他们在公司的第一天之前,我们建议你制定出你的入职计划和材料,确认雇佣前的文件已经完成,并制定出他们的时间表。
首先要确保你有:
- 确认招聘过程中的所有文件都已签署和核实,包括提供的信
- 核实工资和入职日期
- 设置所有的IT系统,并为新员工配备使用办公设备,包括电脑、打印机、大楼门禁钥匙和公司软件
- 准备一个欢迎包,包括新员工的文件,工资信息,福利总结,员工手册等。
然后,准备好新员工的时间表,特别是如果他们是小时工,可能在一周内轮班工作。考虑使用计划模板和软件-它们可以帮助你整体上简化员工的日程安排需求。我们建议:
考虑到开发一个强大的入职计划所面临的独特挑战,我们发现与外部人力资源提供商合作,比如荡漾,可以极大地帮助管理你的团队成员。ripple会带你完成每个新员工的设置(人事档案等),提供福利注册方面的帮助,并提供培训支持。
第二步:提供入职材料
在工作的第一天,你的新员工应该收到入职材料,包括文书工作和对新角色的全面了解。给你的新员工时间去消化新员工表格并填写所需的文件。
你需要的所有个人信息都应该包含在任何包的第一部分(即使它是电子共享包)。入职材料包应包括:
- 来电情况形式,包括圆满填写完减免证明,一个直接存款表格,表格i - 9
- 个人信息和联系电话。创建包含紧急联系人信息的员工数据表
- 员工手册。让员工审核并签字,确保他们理解你的要求employment-at-will政策
- 公司政策对你的公司来说是独一无二的,员工手册中没有提到的;例子包括性骚扰政策,产假政策,放下工作的政策
- 机密性、不完整,或保密协议
- 雇佣合同
- 工作描述
- 背景调查授权(如果相关)
- 药物筛选批准(如果相关)
- 的总结好处
- 组织结构图有重要的邮件
使用一个新员工清单确保你为新员工提供了所有必要的文件。
第三步:举行正式的公司培训
新员工应该参加新员工培训,向他们介绍公司文化。虽然入职过程可能(也应该)持续长达一年,但整体的新员工培训(包括演示)应该在入职的第一周内确定。
新员工入职培训应遵循以下步骤:
- 欢迎和介绍:将新员工介绍给他们将要共事的关键团队成员,并向他们提供重要的政策信息。此外,描述他们将接受的培训,让他们知道他们可以在哪里提出问题。
- 新员工文书工作:提供新员工表格和其他所需的文件,收集他们的身份信息,并给他们时间来审查材料。
- 面向视频:通过培训视频(或与HR一对一的交流),向新员工介绍公司的文化、历史、使命、愿景和价值观。此外,一定要强调公司提供的福利。
- 培训课程:开设一对一课程,提供软件入门视频、反歧视和性骚扰培训视频、职业培训视频。
- 适应新职位:为新员工提供工作成功所需的工具和软件,与同事建立工作见习,给他们时间消化一切。
阅读我们的文章新员工入职培训获取更深入的指南。
第四步:明确工作职责
虽然你的新员工可能在他们被分配的职位上有经验,但他们可能没有在你的行业或你的特定产品或服务方面的工作经验。一定要坐下来和他们讨论职位描述和角色要求。
我们建议在与新团队成员分享他们的角色是关于组织努力实现其战略目标的时候,同时利用员工的职位描述(他们工作的细节)和公司组织结构图(他们的角色将影响公司中的谁)。
第五步:讨论他们的战略发展计划
组织中的每个员工都应该有一个明确定义的战略发展计划,概述他们的目标和责任。成长计划应该是具体的,并关注员工在其职位上的持续改进。
在制定一个特定职位的成长计划时,一定要做到
- 设定清晰的,具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的(SMART)目标
- 为培训和发展增加一个教育计划
- 实施成功策略
- 分析结果绩效管理
你的新员工应该清楚地了解他们在发展计划中的角色和责任,并清楚地了解如何实现这些目标。
第六步:介绍新的团队成员
新员工应该在入职的第一周内被介绍给他们的直属团队和整个公司。这有助于员工适应他们的环境,并使他们能够与他们可能需要定期互动的员工见面。
第七步:提供针对角色的培训
在工作的头几个月里,新员工应该接受针对其角色的教育和培训。这超出了入职培训期间的基本培训(员工学习他们的角色),包括更详细的内容培训和发展会话。
个性化的培训为员工提供必要的教育,并帮助他们跟踪自己的进步。培训管理软件可以用来在一个简单的地方交付课程和跟踪进度。
第八步:安排定期的绩效评估
在工作的第一年,当你的新员工适应他们的角色时,安排好时间是很重要的业绩评估。这可以确保员工遵循他们的成长计划,并满足公司为成功设定的指标。
过渡员工或远程员工的入职培训
虽然在讨论员工入职最佳实践时,每个人都会想到新员工,但有一些员工群体需要重新介绍公司的部分(或全部)及其流程。无论是长时间离开工作岗位,还是调到另一个公司部门,大的变化都可以更容易地融入入职流程。
员工组 |
描述 |
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休长假归来 |
休过无薪假(30天或以上)或休过长时间病假的员工(包括初为父母或主要照顾年迈父母的人),应该至少在离职后经历过变化或新发展的领域获得简短的入职经验。 |
退休员工返乡 |
从全职工作中退休的员工,如果只是以兼职的身份回到同一家公司甚至同一个团队,可能需要重新入职,或者可能需要经历一段时间的培训面试过程。 |
雇用到全职工作的临时工或承包商 |
临时员工通常不会全部入职,但他们会需要一些。同样地,独立承包商被雇佣到公司的工资单上也并不罕见;因此,他们也需要一些培训。 |
全球或跨国转移 |
当员工被转移到不同的州或另一个国家时,地点之间的企业文化可能会有一些差异。一些工作规则、公司文化、商业产品或服务可能看起来不一样。这些员工可能需要重新入职。 |
远程雇员 |
入职的独特性远程雇员虽然类似于面对面的员工,但在于教他们系统设置和文档共享。当远程员工入职时,您必须确保公司文件的安全。 |
伟大的入职目标
确保新团队成员有扎实的入职经验的原因是,它可以为新员工和组织增加价值,从而实现最佳的组织绩效。成功入职还包括:
- 确保法律合规:一个健壮的入职流程包括许多需求和法律义务。
- 部署一致的经验:为所有新员工提供入职培训,确保每个人都能得到彻底的欢迎和指导。
- 让新员工有宾至如归的感觉:提供全面体验的入职计划的目的是拥抱新员工,让他们在最早的阶段就感到受欢迎。
- 带来更好的投资回报率:当一个彻底的入职过程遇到有才华和雄心勃勃的新员工时,公司会获得令人难以置信的投资回报率。
- 提高员工保留率:当你雇佣一名员工,你是在投资于人。这需要金钱、人力和时间来培养新的团队成员。通过留住你的优秀员工来保护你的投资是在商业竞争中至关重要的。
对于可靠的入职最佳实践,请考虑荡漾。它的整个软件是用来管理所有人力资源相关需求的,包括政策和福利管理,访问管理(例如,自动将新员工添加到相关软件和团队渠道),以及入职文档的生成(例如,offer letter, I-9, W-4等等)。
使用人力资源软件入职
人力资源软件可以通过自动化许多与人力资源相关的任务(如创建自定义员工档案和跟踪员工进度)来帮助完成入职过程。与新员工培训软件,人力资源专业人员可以专注于更重要的任务,如帮助新员工了解公司的文化和政策。
只需每位员工每月支付8美元,ripple的软件就可以为您处理入职事宜,让您回到业务的核心。ripple可以自动将员工添加到他们需要的应用程序中,在100多个国家/地区提供国际机载承包商,并为新员工准备一台笔记本电脑,该笔记本电脑已设置好,准备使用,并直接交付给员工。
如何与涟漪一起上船
以下是在ripple招聘新员工的步骤。一旦新员工成功输入系统,ripple将联系新员工完成入职的最后步骤,包括输入他们的地址信息、银行、医疗选择、I-9表格等等。
在您的ripple仪表板上,选择New Hire开始为新员工上岗。从那里,您将按照提示输入特定数据,例如您是重新雇用以前的员工还是手动输入新的候选人。然后,输入新员工的姓名和电子邮件地址,并单击continue。
系统会自动提示您输入新员工的角色详细信息,包括他们的工作状态(全职、兼职、受薪、小时制、免职或非免职),以及您希望如何创建和发送录取通知书。它还可以让你选择要添加到录取通知书中签名的文件。ripple可以直接从你的仪表板上发送录取通知书。
接下来的屏幕将询问您工作地点、经理姓名、候选人的职位和入职日期等详细信息。您还可以选择将该员工添加到哪个部门和团队,以及该新员工是否有直接报告。
要将员工添加到工资单中,必须输入他们的工资信息,可以按年、支付周期或小时列出这些信息。此外,你还可以记下任何预付给新员工的款项(比如签约奖金)。然后,系统会提示你描述新员工的工作职责。这种语言将被添加到工作邀请信中,所以一定要尽可能具体。
在您输入工作职责信息后,系统会提示您新员工的工作邮箱地址;单击Continue。然后你就可以在发送给新员工之前查看自动生成的工作邀请信。如果需要进行任何更改,可以单击Edit按钮以返回到以前的屏幕。完成后,单击Continue。
一旦你完成了所有的新员工输入界面,ripple会向你提供你提交的所有信息的概述,包括将附在工作邀请信上的协议,以及新员工注册的设备和应用程序。每个部分将显示完整。
你的最后一步是审查新员工的入职流程,包括新员工将通过Rippling签署的文件和将收集的信息。然后,选择您想要发送工作邀请信的方式(通过ripple或手动),然后单击Complete Hiring。
底线
培训新团队成员是人力资源(或主管)最关键的职责之一。新团队成员的第一印象决定了他们在你公司待多久,以及他们对领导的感受。结合员工入职的最佳实践,你将在竞争中占据优势。好消息是,你的公司不需要花一大笔钱来建立一个健全的、完善的入职培训计划。