W-9与1099:比较美国国税局承包商纳税表及如何使用
本文是一个更大的关于如何编制工资单。
对于雇主来说,理解国税局W-9表格和1099表格之间的区别可能会有点困惑。
- 形式W-9用于收集承包商的信息(如姓名和地址),以便在年底报告他们的收入。这通常是在你第一次与承包商合作时填写的。
- 与此同时,1099年形成(1099-NEC)是在年终(不迟于次年1月31日)发给承包商的收入报告文件,如果他们赚了600美元或更多,他们就可以报告并缴纳你支付给他们的收入。还必须向国税局提交一份副本。
作为一个小公司,收集w -9表格和提交1099表格可能是一场工资噩梦,尤其是当你管理多个承包商的时候。由衷的高兴,一款工资单软件,使1099名员工可以轻松地通过自助服务门户输入W-9信息——不需要纸张。它还会自动归档你的1099表格,并将其发送给你的承包商和国税局。注册Gusto免费试用版,今天就开始支付独立承包商的费用。
什么是W-9表格?
形式W-9纳税人识别号码和证明申请表是一份IRS文件,用于收集您的企业需要在年底向IRS报告的数据。由于国税局的表格会改变,你最好的选择是使用国税局的网站作为你的主要来源,任何国税局的税务表格或指示。你会发现详细的指示帮助你的承包商正确填写表格。
一旦你的承包商完成了W-9,保存一份副本存档,以防你被审计。填妥并签署的文件证明你为纳税人收集了正确的资料。美国国税局不需要这份文件的副本。
您可以使用以下链接从IRS网站下载W-9文件和英语或西班牙语说明,或直接访问IRS.gov并搜索“W-9”。
- 的空白副本下载W-9形式
- 的空白副本下载W-9SP表格(西班牙文)
- 视图填写表格W-9的说明
W-9上的大多数数据字段都是不言自明的——比如姓名、地址和税务分类——但有一个常见的问题:什么是TIN?
TIN(纳税人识别号码)由社会保障局(SSA)或国税局签发。它被后者用于税法的管理。
对于没有商业实体的独立承包商,这是他们的社会安全号码。企业主和承包商使用他们的联邦雇主身份证号码作为他们的TIN。
如果承包商没有提供TIN,你必须提供预扣24%的联邦税根据国税局的规定。然后,这些应该在年底的1099-NEC上报告。
什么是1099-NEC表格?
的1099 - nec是美国国税局的一份文件,用于报告各种收入,例如独立承包商为企业或私人雇主提供的工作所收到的收入。它类似于雇员的年终W-2,但用于支付自由职业者或合同工等非雇员承包商的企业。
通常情况下,你应该使用1099-NEC来报告一个纳税年度收入在600美元或以上的承包商的付款情况。但是,还有一些其他场景需要1099-NEC,例如:
- 申报农作物保险收益:金钱保险公司赔偿农民受损或毁坏的庄稼
- 记录渔船收益:供在渔船上赚钱的自雇船员使用
- 披露金降落伞薪酬:发给被解雇员工的遣散费、现金奖金和股票期权
对于典型的承包商,这些方框将在报告中保持空白。像W-9一样,1099-NEC,以及使用说明和每个字段的定义,都可以通过搜索来查看或下载“1099”在国税局网站上。
你可以使用以下连结或直接进入国税局搜索“1099-NEC”。1099-NEC目前还没有西班牙语版本。
- 的空白副本下载1099 - nec
- 视图填写1099-NEC的说明
的最佳薪资软件可以轻松地将工资数据导入电子1099表格,这样您就不必下载或购买和邮寄纸质副本。这样可以节省你在表格和邮票上的花费,并且比手动计算收入更准确。
对于1099-NEC,您将在“付款人名称”下添加您的信息,在“收件人名称”下添加承包商信息。然后,你会在第三栏“其他收入”中显示你支付的总收入。你不太可能已经计算了联邦或州的所得税,所以把这些空格留空。
查看我们的完整文章IRS 1099表格申报或下载1099 - nec指令了解更多详情。
虽然1099-NEC用于向独立承包商报告付款情况如果承包商是非居民外国人或外国商业实体国税局1042-S表代替。该表格说明了独特的预扣税税率和外国条约。
美国国税局提供1042-S网络研讨会解释什么是1042-S以及何时使用它。
因为w -9是用来收集未来各种1099付款的信息,所以我们在下面列出了一些常见的1099。每份1099表格均连结至国税局网页,可下载文件及使用说明。
- 1099 - misc:用于申报杂项收入(租金、奖金和其他收入支付)
- 1099 - div:用于报告股息收入和分配
- 1099 - c用于取消金额在600美元或以上的债务
- 1099 - k:用于商户卡和第三方网络支付
- 1099 - int:用于申报10美元或以上的利息收入
- 1099年代:用于报告房地产交易的收益
虽然国税局的规定非常明确,但有一些小错误可能需要你重新签发1099。例如,遗漏承包商的全名、拼写错误、不正确地输入TIN号码以及提供不正确的付款金额是非常常见的。毕竟,你不希望承包商只赚了600美元,却要为6000美元纳税。
其他常见错误包括:
- 向雇员发出1099表格:员工应该收到w -2。
- 向法团发出1099表格:你不需要。只有为你工作的独立承包商才需要1099。如果你雇了一家公司来做一项服务,比如每周打扫你的办公室,就不需要1099。
- 错过了1月31日的截止日期:您必须在申报年度的下一年的1月31日之前提交所有包含非雇员薪酬的1099- nec表格(在1099表格的“第7栏”中)。其他申报的收入可在以后提交。
- 将错误的1099副本送交国税局:美国国税局在网上提供了五份1099报税表,分别用于联邦和州的报税表、承包商和个人记录。它还提供了一个你将提交给国税局的原始表格的例子(不应该打印和提交)。打印和提交这份副本(用红墨水写的副本)可能会受到处罚。
- 填报错误的1099表格:有许多1099表格。1099-NEC是你需要提交的独立承包商收入报告。
不提交1099的处罚
除了必须补发不正确的1099表外,如果您没有提交正确的1099表,您还会受到处罚。美国国税局在2022年增加了与1099相关的罚款,因此,如果你不小心的话,你可能最终要支付高达280美元的回报。如果你没有向国税局提交正确的1099副本,或者没有向你的合同工提交1099副本,你可能会受到单独的处罚。
如你未能及时及准确地提交1099表格,你可能会受到下列罚款:
每次申报罚款 |
延迟 |
---|---|
50美元 |
逾期超过30天 |
110美元 |
晚了30多天,但在8月1日之前 |
280美元 |
8月1日或之后提交 |
560美元 |
故意忽略归档 |
如果您的企业在最近三个纳税年度的平均年总收入为500万美元或以下,那么您的最高罚款将低于国税局对大公司收取的罚款。如果你在8月1日截止日期之前提交报告,你可能会被收取每年最高556,500美元的费用。如果你在8月1日当天或之后没有报税,或者根本就没有报税,你每年最多可被罚款110万美元。
如果你故意为你声称支付给他人的款项提交欺诈性信息申报表,你可能要承担损害赔偿责任。这个人可以起诉你,要求最高5000美元或更多的民事损害赔偿。
为什么合同工需要报税表
当处理承办商工资单,你不需要预扣或缴纳税款,如联邦保险捐税法。然而,收集、跟踪和报告他们的收入是适当的工资形式这一点至关重要,因为美国国税局要求他们自己纳税。
虽然你没有责任确保你的合同工纳税,但你确实有责任确保他们在下一年的1月31日之前收到准确的收入信息。否则,你会被处罚。
底线
W-9和1099之间的关系是,W-9收集的数据随后在1099- nec上报告给美国国税局,这些数据是针对一个纳税年度收入在600美元或以上的承包商的。W-9的副本保存在您的业务文件中,而1099-NEC的副本则提供给国税局和您的承包商。然后,承包商在报税时使用1099表来报告他们的收入。
如果您目前正在与1099承包商合作,或者考虑在不久的将来这样做,请考虑使用由衷的高兴。它的系统允许承包商在网上提交W-9信息,这些信息会转移到电子1099表上,你会把这些信息发送给你的承包商和国税局。Gusto还可以轻松地进行直接存款支付,并帮助您遵守所有联邦和州就业法。现在就注册它的承包商专属计划,可以免费享受30天。