支付独立承包商:如何在5个简单步骤中设置和发行付款
本文是一个更大的关于如何编制工资单。
支付给独立承包商比支付给雇员更简单,也更便宜,因为雇主不必预扣或缴纳税款。虽然年终报告必须显示支付的金额,但适用于雇员的劳动法——比如最低工资——并不适用。下面我们将介绍支付独立承包商的五个步骤。
如果你正在寻找一种简单的方式支付独立承包商,考虑一下由衷的高兴。您可以通过直接存款的方式向承包商付款,所有付款将在年底在IRS 1099表上报告。Gusto提供仅限承包商的计划,每月35美元,外加每个承包商6美元。今天注册,前六个月每月0美元。每个承包商每月只需支付6美元。
第一步:决定如何支付承包商
付钱给独立承包商并不难,但这与支付员工。在招聘过程中,你要确保你决定了你要怎么做支付你的独立承包商(使用工资软件内部vs外包给就业服务)和付多少钱是你要做的第一个决定,以确保整个过程顺利进行。
与雇员不同的是,你通常不会给合同工发工资。相反,您应该考虑每小时或每个项目的价格是否更合适,他们的工资率,以及要考虑的工资税。
一旦你和你的承包商在付款条件上达成一致——包括项目截止日期、所需保证金、费率等等——你就准备好完成一份正式合同了独立承包商协议。这巩固了交易,并约束你们双方相应地交付。
第二步:向承包商收取W-9表格
一旦你决定了付给你的承包商多少钱和多久,你就会让他们完成一份合同W-9形式,其中包括个人信息,如姓名和社会保险号。让所有的承包商在开始工作之前完成这份表格是很重要的,因为你将在年底用它来报告他们的年度收入1099表。
专家提示:为了避免追着别人要文件,你应该要求与你合作的每个独立承包商填写W-9表格之前开始任何工作。
个别情况下,独立承包商拒绝提供他们的社会安全号码或在他们的W-9表格上输入了错误的社会安全号码;当这种情况发生时,国税局会通知你立即开始扣缴24%的承包商的工资备份扣缴(税收)。在这种情况下,你会不顾承包商的沮丧,按照指示把钱汇给税务机构。
如果你选择使用工资单软件或类似的服务由衷的高兴在美国,收集W-9税很简单。一旦你把承包商添加到你的账户中,它就会给他们发一封电子邮件,他们可以用它来启动自己的在线账户。它还会提示他们在将其存储在应用程序中之前提供所有W-9信息,从而节省您的时间和金钱。
步骤3:在你的工资单系统中设置承包商
一旦你收到了W-9表格,并确定了支付承包商的最佳方式,你就可以在你的工资系统中设置承包商了(它可能包括一个笔记本,Microsoft Excel,或薪资软件)。
不管你怎么选择做工资,你需要首先确保你已经记录了所有承包商的信息;这将有助于防止发薪日出现任何问题。
步骤4:处理支付给独立承包商的款项
设置完成后,你将没有太多的事情要做,直到它的时间来支付第一笔款项。如果协议要求在开始工作前支付押金,你需要在设置完成后立即处理。
选择付款方式
有很多不同的支付方式感谢你的团队。你可以使用现金支付(由于缺乏书面记录,不建议使用),支票,直接存款,甚至工资卡,这是雇主用来存入工资的可充值的预付借记卡。注意处理时间;例如,直接存款需要最多四天的时间来处理。
如果你不使用工资单服务,而是通过你的银行直接存款,通常需要额外的钱;然而,如果你只需要处理一些付款,你可以免费在线打印支票。大多数最好的工资单软件都提供直接存款,不收取额外费用,有些软件还会指导你使用该系统打印自己的支票。
工资卡通常由大型工资卡提供商提供,比如Paychex,所以虽然工资卡计划是免费的,但在获得批准之前,你需要购买的工资卡服务通常更贵。
第五步:寄送1099-NEC表格
随着年底的临近,你应该做好准备1099 - nec形式对于每一个你在一年内支付超过600美元的承包商。你必须与国税局和州税务机构(如果有州所得税)一起分发1099的副本给每个承包商,它必须包括你在一年中支付的总金额。
不要忘记为你的记录保留一份副本,并注意1月31日的截止日期,报告在上一个日历年度中的任何付款。你将使用W-9形式你在承包商开工前向他们收取;将信息(如姓名,地址和社会安全号码)转移到1099-NEC,以确保您提交给国税局的年终报告是准确的。
1099-NEC表格帮助独立承包商计算他们欠多少税。它还帮助美国国税局跟踪承包商,他们应该从谁那里收到税款。
支付独立承包商的法律
学习如何向独立承包商支付报酬需要了解相关的法律问题。一些公司犯的一个主要错误是将员工与独立承包商混为一谈。联邦法律是相当严格的区分两者;因此,错误分类可能导致数千美元的罚款和税款。
请记住,承包商控制他们如何交付完成的项目以及他们工作的频率。你决定的唯一因素是最终产品的外观。
在对独立承包商进行分类时,有许多因素需要考虑。美国劳工部有自己的意见,国税局和许多州也有。虽然没有硬性规定,但如果你感到困惑,完成并提交形式SS-8给国税局;美国国税局将审查并做出正式的分类决定,但这可能需要长达六个月的时间。
我们已经研究了工资单提供商,将帮助您轻松支付承包商。如果你对工资单软件感兴趣,但需要帮助决定哪一个最适合你的业务,看看我们的选择指南承包商工资单服务。
底线
如果你建立了一个有效的系统来帮助你追踪承包商和付款信息,那么决定如何向独立承包商付款就不会太复杂。你可以使用笔记本、Excel或工资单软件,一个承包商每月的费用从0美元到6美元不等。
如果你正在寻找支持承包商付款的工资单软件,可以考虑Gusto。它收集在年底准备1099-NEC表格所需的所有信息。它还促使承包商建立一个在线账户,从而使他们更容易审查自己的付款和税务文件。除了让承包商控制他们的文书工作外,你还可以节省金钱和时间,因为你不必打印和分发税务文件。现在注册Gusto的承包商计划,前六个月的基本价格为每月0美元。每个承包商每月支付6美元。