如何在5个步骤中为你的小企业建立人力资源部门
人力资源(HR)是任何成功小企业的必要组成部分。当你刚开始创业时,所有的人力资源责任都落在你身上。在某种程度上,你将能够摆脱这些义务,建立自己的人力资源部门。
按照下面列出的步骤——从人员配置、预算、工具到人事档案、政策和公司手册——你将能够建立一个高绩效的部门,使你的企业保持合规,并吸引高素质的员工。
第一步:制定人力资源人员计划和预算
根据组织的规模,你可能只雇佣一名人力资源员工,这意味着你可能需要一个更全面的人。
在寻找你的第一个人力资源部门员工时,考虑以下几点:
- 你是否已经写好了所有的政策,或者你是否需要一个人力资源团队成员来写一些或全部
- 你是否有现成的手册,或者你是否需要人力资源部门的员工来编写一本
- 你的公司是否提供和管理你自己的福利
- 你们有员工在哪些州工作
雇佣一个人力资源通才第一。这个人可以帮你制定政策,制作一本手册,并确保其他人力资源人员有时间关注更具体的领域,如福利和工资。我们建议员工与人力资源人员的比例为100:3.4。作为一个小公司,这让你有能力雇佣一个通才来启动你的人力资源部门,然后根据需要增加更多的专业职位。为了帮助你做出相应的预算,根据你所在的地方和员工的技能水平,人力资源通才的平均年薪在5万到6万美元之间。
随着人力资源部门的发展和公司的发展,人力资源员工的数量会增加,但比例会降低。多面手可能是第一个雇员,但随着公司的发展,你可能需要增加一个福利管理员(每年55,000美元)和合规专员(每年60,000美元)。
你的人力资源预算至少应该考虑以下几个方面:
- 下一年的招聘人数
- 这些员工的薪水
- 现有人力资源员工的绩效和年度加薪
- 招聘成本
- 福利增加
- 工资成本和增长
- 激励性薪酬和奖金
- 人力资源管理软件
- 内网设计与维护
提示:当你开始招聘人力资源人员时,改进招聘流程是个好主意。看看我们的指南如何雇佣员工为指导。
第二步:确定工具和技术
你的人力资源团队有效工作所需的工具取决于你的业务运作方式、你的目标和员工中人力资源员工的数量。你可以投资的最好的工具之一是打卡钟。有免费的选择和经济的选择,可以跟踪你的员工工作时间,使工资单更容易和更准确。
你还应该考虑建立一个内部网来保存公司的文件。使用免费的在线平台,如Google Drive、Dropbox或Mega,将您的策略存储在易于访问的位置。尽管这些免费选项可能缺乏一些安全功能,使得存储机密信息成为一项挑战,但您的公司手册和政策可以轻松地保存在这里,让您的员工快速访问一般信息,而不会打扰您或您的人力资源团队。
人力资源技术可以帮助你简化流程,让你和你的团队更有效率。一个人力资源信息系统(HRIS)是专门为处理所有人力资源需求而创建的软件。选择合适的系统需要时间和研究,这是人力资源团队新成员需要处理的另一个伟大项目。
HRIS不需要使用许多供应商和不同的软件,而是将您需要的一切整合到一个易于使用的系统中。寻找具有以下特点的人力资源经理:
- 计时
- 人事档案管理
- 工资单和工资单
- 利益的工具
- 遵从性工具
- 保留记录
一个好的人力资源管理系统需要大量的投资,所以这可能会在你公司发展的后期出现。根据你公司的规模和你想要的功能,你每年的花费可能从几千美元到2万美元不等。
有关要考虑的软件列表,请查看我们的最推荐的HRIS系统。
第三步:整理你的个人档案
如果你准备成立一个人力资源部门,你可能已经有了至少几名员工。你应该人事档案在每一个上面。确保这些都井然有序,并适当地分开,当你雇佣更多的员工时,你为你的新人力资源部门建立了一个流程。对于每个员工,您应该有三个单独的文件。
第四步:回顾、整理和记录你的人力资源政策和流程
人力资源政策为您的小企业提供了一致性、效率和遵从性的全面基础。当你有完善的政策时,这表明你关心你业务的核心基础。一个强大的人力资源部门应该维护许多政策,有些你可能已经制定了,有些你应该考虑。我们在下面列出了最重要的。
招聘员工需要勤奋和结构。从张贴你的招聘广告有一个清晰的招聘流程可以让你的人力资源团队在每次需要招聘新员工的时候都不要重新发明轮子。即使你的公司很小,你也不打算一次雇佣很多人,你仍然需要考虑如何做出雇佣决定。考虑以下几点:
你打算在哪里发布招聘广告?
负责招聘的人力资源团队成员可以在免费或付费的招聘板上发布招聘信息,无论是通用的还是利基的。不管怎样招聘网站你可以通过添加关键词来最大化你的曝光率,这些关键词可以帮助求职者快速找到你的工作广告。
你会接受推荐吗?
一个员工推荐计划鼓励你的现有员工推荐他们认为适合你空缺职位的朋友或前同事。这可以降低你的招聘成本,提高你的保留率,因为推荐更有可能与你的公司文化相契合。
你如何核实你的工作经历?
当你想要相信每一个应聘者简历的准确性时,你需要做你的尽职调查。工作验证既可以由你或你的人力资源团队打电话给每个以前的雇主手动完成,也可以将其作为背景调查过程的一部分。
你将如何进行背景调查?
并不是每个职位都需要进行背景调查——你可以做出最好的判断,但要确保对那些可能接触到机密或敏感信息的员工进行背景调查。有一个背景调查策略确保你的人力资源部门在检查求职者的背景时遵循一致和合规的流程;这也让员工知道公司的意图。
你将如何进行面试?
人力资源部门可能会首先筛选候选人,但随后经理可能希望对申请人进行更彻底的面试。使用一个结构化面试流程确保你公平对待申请人,并在相同的问题上对他们进行评估。
你该如何登机?
你的新员工培训流程你的人力资源经理应该定期检查新员工和经理,以确保一切按计划进行。如果随随便便地入职,新员工会担心你就是这样经营企业的,他们会失去任何方向,感到失落和得不到支持。如果你有一个清晰的入职流程,你就会从第一天起就给员工指明方向,让他们明白你的期望。
你的员工需要在你需要他们做的工作上得到明确的指导。为了实现这一目标,制定一套流程来管理团队的表现,并在他们低于你的期望时帮助他们变得更好。一个伟大的绩效管理流程确保完整的员工记录,使审查有效,纠正措施有针对性,有帮助。
记录一切是人力资源合规的关键。你的人力资源部门应该审查任何问题,与经理联系以提供支持,并确保员工保持正确的轨道。明确你的绩效管理流程将确保每个人都得到公平对待,避免出现偏袒或歧视。
你们的绩效管理流程应至少包括以下信息的清晰文件:
培训新员工对于确保新员工了解你的业务、他们在组织中的角色以及如何完成日常工作至关重要。你的人力资源团队应该有一个可靠的培训计划,可以在新员工加入公司后轻松地大规模实施。
当你刚开始创业时,培训员工并不是你的首要任务——你需要他们完成工作。但是培训是非常重要的,因为它告诉员工你对他们的期望是什么,如果员工没有达到你的期望,你就有能力采取纠正措施。
然而,培训不会在第一周或第一个月后就停止。培训和发展在员工为你工作的整个时间内持续有效。员工希望在自己的岗位和公司中成长。给他们机会,给他们指路是留住顶尖人才的关键。
没有联邦法律要求带薪休假(PTO),但如果你确实提供了它,你的人力资源或薪资团队将需要一个很好的方法来跟踪它——他们赚了多少钱和用了多少钱。如果你的公司提供专利使用权,一些州要求你在员工离开公司时支付累积的和未使用的专利使用权。
你也可以考虑把额外的休假福利作为你薪水的一部分员工福利计划:
- 休假
- 丧亲之痛
- 生病的
- 带薪假期
- 家庭和医疗休假法(休假)
- 育婴假
请注意,有些州要求您提供探亲假或育儿假。查看你所在州的指导方针,看看你是否需要提供这些额外的休假选择。
吸引和留住顶尖人才的一部分是确保每个人都有一个安全的工作场所。有反歧视政策,包括性骚扰,将为员工之间应该如何相处提供明确的方向。它将包括对违反政策的员工的纪律处分信息。你还应该有一个简单的方法让员工匿名报告违规行为。你的人力资源经理应该及时了解任何投诉,并尽快解决它们。
在工作场所禁止歧视也会让你的公司对所有员工都安全和公平,并确保遵守平等就业机会准则。从招聘和面试过程到晋升和一般的工作场所行为,确保你的人力资源部门有必要维持一个没有歧视的环境,这有助于所有员工茁壮成长。
为了准确地支付员工工资,你的人力资源部门必须有一个简单的方法来跟踪员工的工作时间。他们是否使用纸质时间表或者一个软件为了记录员工的打卡次数,你的考勤政策应该明确说明员工应该如何记录他们的时间。即使你的雇员是受薪的,他们也可以不加班,记录工作时间也是一个好主意,因为你可以跟踪出勤和准时情况。
你的出勤政策应该说明你的工作时间,你对迟到的看法,以及请病假或迟到的程序。描述为什么守时很重要,以及迟到如何给其他员工带来额外的负担。包括对违反政策的纪律处分。
运行工资不像银行转账那么简单。你需要注册你的企业,记录员工的工作时间,确保准确的税收和福利扣缴,以及许多其他事项。根据你拥有的员工数量,你可能需要一个完全专注于工资的员工——这可能是一份全职工作。此外,请记住,并不是所有的人力资源专业人员都有薪资方面的专业知识,也不是所有的薪资专业人员都有丰富的人力资源经验。这意味着,你的人力资源部门至少需要两个人。
无论你是雇佣有薪资经验的人,还是提拔没有薪资经验的内部员工,你都需要确保他们有机会了解最新的合规培训、软件等;他们还需要知道你公司独有的薪资流程的一些细节。就业培训可能包括:
正确地对员工进行分类。许多公司如果不向符合条件的员工支付加班费,就会陷入麻烦。确保你的招聘经理知道两者的区别豁免和非豁免雇员。
根据你的小企业所处的行业,你可能会受到职业安全与健康管理局(OSHA)法规的约束。如果你受OSHA的约束,确保你有具体的安全规定,以保证你的员工在工作时的安全。有些公司甚至有一名获得职业安全与健康管理局认证的内部安全经理。通常,这将是那些严格遵守安全法规的公司,如制造公司、处理危险材料的企业、建筑公司等。
即使你的小企业不受OSHA的约束,有安全程序也是一个好主意。如果员工受伤,主管应该采取什么措施?他们需要记录受伤情况并报告给你的工伤保险公司。他们可能还需要为员工失业做好准备。详细说明受伤的员工和他们的经理在工作场所受伤后应该采取的每一个步骤。
联邦法律没有要求雇主为雇员提供休息时间。然而,少于20分钟的休息时间应该支付工资——确保你的工资单和人力资源团队意识到这一点。如果你的员工在午休时间不能离开办公桌,并且可以在他们休息的时候被叫回去工作,你也应该为他们的午休时间支付报酬。其他的休息时间是没有报酬的。你的政策应该详细描述你提供的休息类型以及是否有报酬。
一些州和城市有更严格的规定。回顾我们的休息和违法的终极指南确保你的小企业遵守当地和州的法律。
第五步:制作公司手册,分发并更新
你写的每一份保单都应该包含在你的公司手册。因为手册往往是枯燥的,你可以把这个项目留给你的新人力资源部门。让他们的目标是创造一本员工真正阅读的有吸引力的手册。
除了以上的政策,以及你想包括的任何其他政策,确保你的手册还包括:
- 公司历史
- 贵公司未来的目标和抱负
- 您的团队使用的每个工具和软件的分步指南
- 公司激励计划
确保你的员工能定期看到公司的手册。在被录用后,我建议员工在第一天就把最新版本的简历通过电子邮件发送给他们,让他们回顾并提出问题。
你的手册也应该注意到它可能会改变。无论何时你对手册或其中的政策做了实质性的更新,都要向员工提供更新的版本。在这种情况下,拥有内部网或共享内部文件可能会有所帮助。
最后,在你的手册末尾附上一份员工确认表格。此表格将要求员工证明他们已经阅读、理解并同意受手册条款的约束。在每位员工的人事档案中保存已签署的员工确认原件。
随意雇佣声明:雇佣是美国就业地位的主要标准,你需要确保你的员工明白他们的工作不是永久的或有保障的。下面是一个示例语句:
“你在[公司名称]的雇佣是随意的。你的雇佣关系是无限期的,你或公司可以随时终止你的雇佣关系,不管有没有理由,有没有通知。”
如果你没有在你的手册上写这句话,而是采取一些可以被解释为保证工作的行动,你可以改变你的员工的随意状态,使人事变动更加困难。
底线
为你的小公司创建一个人力资源部门可能不是你的首要任务,但这是向前迈出的重要一步。确保你符合所有必要的政策,并为你的新人力资源部门招聘一个好的第一批员工。